Jak uwierzytelnić się w KSeF? Certyfikat, token i inne metody
Chcesz skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur? Musisz potwierdzić swoją tożsamość. Tylko wtedy system będzie wiedział, że to naprawdę Twoja firma wystawia i odbiera faktury. Jak wygląda uwierzytelnienie w KSeF? Co zrobić, aby połączyć się z systemem? No i których narzędzi użyć: pieczęci elektronicznej, certyfikatu KSeF, a może tokenu? A może wystarczy profil zaufany? Podpowiadamy.
- Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF – na czym polegają?
- Narzędzia do uwierzytelniania w KSeF
- Podpis elektroniczny w KSeF
- Pieczęć elektroniczna w KSeF
Z tego tekstu dowiesz się:
- czym jest uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF
- jakie są narzędzia do uwierzytelniania w KSeF
- co to jest pieczęć elektroniczna
- kiedy stosować token KSeF, a kiedy certyfikat
Stało się. KSeF wystartował od lutego, o czym pisaliśmy na naszym blogu. Nie czekaj i dołącz do przygotowanych na e-faktury.
Przenieś księgowość do inFaktu i sprawdź, jak intuicyjny może być nowy system!
Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF – na czym polegają?
Uwierzytelnienie w KSeF to potwierdzenie tożsamości użytkownika. Dzięki temu możesz wystawiać i odbierać faktury za pomocą nowego systemu, korzystając ze stron rządowych lub swojego ulubionego programu do faktur, np. inFakt. Autoryzacja w KSeF to natomiast nadanie wybranym osobom uprawnień do przesyłania lub odbierania e-faktur.
Uwierzytelnienie w KSeF to po prostu logowanie do systemu. Autoryzację można natomiast porównać to do rozdawania kluczy do firmowej szafy. Tylko Ty decydujesz, kto i w jakim zakresie może z nich skorzystać (wystawianie faktur, ich przeglądanie czy zarządzanie uprawnieniami).
Nie chcesz przeprowadzać rewolucji KSeF na własną rękę? Dołącz do zadowolonych użytkowników aplikacji inFakt. Wysłaliśmy i odebraliśmy już ponad milion faktur KSeF!
Narzędzia do uwierzytelniania w KSeF
Obecnie uwierzytelnianie w KSeF, czyli logowanie do systemu, możesz wykonać poprzez cztery podstawowe narzędzia: Profil Zaufany (darmowy), certyfikat (darmowy), podpis elektroniczny (płatny) i pieczęć elektroniczną (płatna – z zasady przeznaczona dla dużych firm).
Profil Zaufany w KSeF
Profil Zaufany (ePUAP) to narzędzie wyjątkowo przydatne w prowadzeniu działalności. Pozwala m.in. logować się do KSeF, wysyłać e-deklaracje czy załatwić sprawy urzędowe online. Dzięki Profilowi Zaufanemu, który jest narzędziem darmowym, możesz bezpiecznie potwierdzić swoją tożsamość w KSeF.
Z profilu zaufanego będziemy korzystać w przypadku logowania do Aplikacji Podatnika – wówczas, każdorazowo należy zalogować się profilem zaufanym. W przypadku programów komercyjnych do obsługi KSeF, po wgraniu certyfikatu, w ogóle nie trzeba logować się do rządowych systemów i używać profilu zaufanego.
Aby uzyskać Profil Zaufany, wystarczy skorzystać ze swojej bankowości elektronicznej i opcji zakładania Profilu Zaufanego.
Masz pytania dotyczące KSeF? Zadaj je naszym księgowym w ramach darmowej inFolinii KSeF. Zadzwoń i uzyskaj natychmiastową odpowiedź!
Podpis elektroniczny w KSeF
Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, ręcznego podpisu. Zastosujesz go m.in. do logowania w KSeF, podpisywania dokumentów elektronicznych czy załatwiania spraw urzędowych przez internet. Minusem tego rozwiązania dla osób fizycznych jest cena (koszt to około 200-400 zł) oraz konieczność odnawiania podpisu co 2-3 lata.
Pieczęć elektroniczna w KSeF
Pieczęć elektroniczna to narzędzie cyfrowe podobne do podpisu elektronicznego, ale skierowane do firm (m.in. większych podmiotów. spółek). Pieczęć można porównać do pieczątki firmowej. Dzięki temu narzędziu również zalogujesz i uwierzytelnisz się w KSeF. Jest jednak płatne (ok. 1500 zł) i raczej zbędne w przypadku mniejszych przedsiębiorców. Posiadając pieczęć elektroniczną można obsługiwać KSeF bez składania druku ZAW-FA.
Czym jest certyfikat KSeF?
Omawiając temat uwierzytelniania w KSeF, trudno pominąć jeszcze jeden istotny element. Certyfikat KSeF, bo o nim mowa, to docelowo główny sposób uwierzytelniania przedsiębiorców. Przypominamy, że od 1 listopada 2025 roku możesz go pobrać dla swojej firmy.
Certyfikat przy prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskasz, uwierzytelniając się w KSeF Profilem Zaufanym. Niestety, w przypadku każdego innego podatnika, np. spółki z o.o., na tę chwilę do wygenerowania certyfikatu podmiotu niezbędna jest pieczęć elektroniczna. Bezkosztowym rozwiązaniem dla spółek jest złożenie do US druku ZAW-FA, na którym wskazany zostanie „administrator” spółki w KSeF. Taka osoba może następnie nadać uprawnienia innym wspólnikom lub pracownikom spółki do wystawiania czy odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.
Certyfikat pozwoli przede wszystkim na logowanie w systemie, integrację programu do faktur (np. inFakt) z KSeF, identyfikację Twojej firmy czy wystawianie faktur.
W praktyce certyfikat KSeF to plik, który możesz już wygenerować przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Od lutego 2026 roku funkcjonalność będzie przeniesiona do API KSeF 2.0, czyli wykonasz ją szybciej i sprawniej.
Jak usprawnić procesy logowania do KSeF? Pamiętaj:
- certyfikat wgrywasz do programu księgowego, np. inFakt
- nie musisz już logować się osobno do systemów rządowych
- na Twojej fakturze wystawionej w inFakcie pojawi się kod QR – to poświadczenie, że wystawiłeś fakturę
- dzięki cerytyfikatowi możesz korzystać z trybów offline w KSeF
Przeczytaj więcej o certyfikacie KSeF – cyfrowym identyfikatorze Twojej firmy.
Po co mi token KSeF?
Obecnie dostęp do KSeF umożliwiają tokeny autoryzacyjne. To rodzaj identyfikatorów, które również potwierdzają Twoją tożsamość w systemie i można je porównać do jednorazowego hasła w banku. Token można wygenerować po zalogowaniu w KSeF, a następnie dodać w programie do fakturowania, aby połączyć się z repozytorium.
Tokeny będą funkcjonowały równolegle z certyfikatami KSeF do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku certyfikaty KSeF całkowicie zastąpią tokeny.
Jak zaplanować uwierzytelnienie w KSeF?
Aby narzędzia online były skuteczne w Twojej firmie, zastanów się, jak chcesz z nich korzystać. Przygotowaliśmy podstawowy plan wdrożenia nowości w organizacji:
- Wybierz metodę uwierzytelniania w KSeF – jeśli dopiero wdrażasz KSeF w swojej firmie, zastanów się, jak chcesz logować się do repozytorium. Wybierz podstawową metodę uwierzytelniania.
- Wygeneruj certyfikat KSeF – od 1 listopada 2025 roku możesz wygenerować specjalny certyfikat KSeF, który będzie docelowo jedyną metodą uwierzytelniania w KSeF. Wgraj go do programu księgowego – np. inFakt – i połącz KSeF ze swoją aplikacją do faktur.
- Wyeliminuj tokeny do 2027 roku – korzystasz z prostych do wygenerowania tokenów? Pamiętaj, że będą one funkcjonowały jedynie do końca 2026 roku. Zastanów się, nad przejściem na inną metodę uwierzytelniania.
- Zintegruj KSeF ze swoim programem do księgowości – integracja ulubionego programu do faktur, np. inFakt, z KSeF pozwala na wystawianie, odbieranie i archiwizowanie e-faktur bezpośrednio w aplikacji. U nas zrobisz to w kilku prostych krokach.
Podsumowanie
Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), konieczne jest uwierzytelnienie, które potwierdza tożsamość użytkownika oraz pozwala na wystawianie i odbieranie faktur za pośrednictwem systemu. Uwierzytelnienie można przeprowadzić na kilka sposobów, takich jak Profil Zaufany, certyfikat, podpis elektroniczny oraz pieczęć elektroniczna. Każda z tych metod ma swoje zalety i wady, w zależności od potrzeb i rozmiaru firmy. Dodatkowo, certyfikat KSeF stanie się głównym narzędziem uwierzytelniania od 2026 roku, zastępując tokeny, które będą działać do końca 2026 roku.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o uwierzytelnienie w KSeF
Jakie narzędzia mogę użyć do uwierzytelnienia w KSeF?
Do uwierzytelnienia w KSeF można użyć przede wszystkim Profilu Zaufanego, certyfikatu, podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, ale także certyfikatu KSeF i tokena. Profil Zaufany, certyfikat KSeF i token są darmowe, a podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna to narzędzia płatne płatne.
Co to jest Profil Zaufany i jak z niego skorzystać w KSeF?
Profil Zaufany to darmowe narzędzie elektroniczne, które pozwala potwierdzić tożsamość w systemie KSeF, a także załatwiać inne sprawy urzędowe przez internet. Można go założyć przez bankowość elektroniczną.
Kiedy certyfikat KSeF zastąpi token?
Certyfikat KSeF stanie się głównym sposobem uwierzytelnienia od 1 stycznia 2027 roku, zastępując dotychczasowe tokeny, które będą działały do końca 2026 roku.
Czy pieczęć elektroniczna jest wymagana dla mojej firmy?
Pieczęć elektroniczna jest przeznaczona dla większych firm, ale nie jest konieczna dla mniejszych przedsiębiorców, np. JDG. Ma ona funkcję podobną do pieczątki firmowej i jest płatna (około 1500 zł). Do czego służy? Przykładowo, pieczęć jest obecnie niezbędna do wygenerowania certyfikatu podmiotu w przypadku spółek z o.o.
KSeF – od kiedy nowy system będzie obowiązkowy?
KSeF to nowość dla przedsiębiorców, która wejdzie w życie w 3 etapach. Najważniejsze daty dotyczące obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotem powyżej 200 mln zł + obowiązek odbierania faktur w KSeF dla wszystkich firm
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy o wartości faktur brutto do 10 tys. zł miesięcznie
Ważne, od lutego wszyscy przedsiębiorcy są też zobowiązani do odbioru faktur w KSeF. Przenieś księgowość do inFaktu i ciesz się łatwym w użyciu programem do KSeF!
Co to KSeF?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie Ministerstwa Finansów przygotowane z myślą o cyfryzacji procesu wystawiania i odbierania faktur. W KSeF wygenerujesz e-faktury, które będą miały schemat zgodny z wymogami ministerialnymi, a także zostaną zapisane w specjalnym formacie (XML). Ta rewolucja zakończy erę faktur papierowych i wysyłanych mailem.
Podziel się nim ze znajomymi
