Może się zdarzyć, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą potrzebuje pomocy swojej rodziny w firmie. Nie są to odosobnione przypadki dlatego przepisy regulują kwestię takiego zatrudnienia w zależności od stopnia pokrewieństwa oraz rodzaju podpisanej umowy. Opłacalność zatrudnienia rodziny należy rozpatrywać odrębnie z punktu widzenia składek ZUS i podatku dochodowego.

Osoba współpracująca – definicja

Zatrudniając rodzinę w działalności należy przede wszystkim wziąć pod uwagę stopień pokrewieństwa. Pojęcie osoby współpracującej występuje wyłącznie dla celów ubezpieczeń ZUS. Osobą współpracującą mogą być następujący członkowie rodziny przedsiębiorcy:

  • małżonek,
  • dzieci,
  • dzieci drugiego małżonka,
  • dzieci przysposobione,
  • rodzice,
  • macocha albo ojczym przedsiębiorcy.

Takie osoby pomagające w działalności oraz pozostające z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym są uznawane za osoby współpracujące. Te warunki są wystarczające, nie ma nawet znaczenia czas poświęcony na pomoc w firmie.

Bez względu na to, czy podpisana zostanie umowa o pracę (na cały lub część etatu), umowa o dzieło, czy nie będzie żadnej umowy między przedsiębiorcą a członkiem rodziny dla celów ZUS mamy do czynienia z osobą współpracującą. Należy wówczas opłacać składki na takich samych zasadach jak za przedsiębiorcę. Z jednym wyjątkiem – brakiem przywileju małego ZUS-u. Oznacza to, że nawet jeżeli osoba prowadząca działalność ma prawo do preferencyjnego ZUS-u to za osobę współpracującą musi regulować składki na ubezpieczenia takie jak przy dużym ZUS-ie. Dobra wiadomość jest taka, że zatrudnienie osoby współpracującej nie wyklucza przedsiębiorcy z opłacania niższych składek za siebie.

W przypadku natomiast, gdy osoba współpracująca przy prowadzeniu działalności posiada umowę o pracę w innym miejscu i otrzymuje przynajmniej minimalne wynagrodzenie – jest zwolniona ze składek społecznych. W takiej sytuacji mamy do czynienia ze zbiegiem tytułów ubezpieczeń i wystarczające będzie opłacanie za takiego członka rodziny pomagającego w firmie wyłącznie składki zdrowotnej.

Zatrudnienie członka rodziny oznacza konieczność rejestracji jako ubezpieczonego w ZUS-ie. Dla osób współpracujących przyporządkowany jest kod ubezpieczenia 05 11 00.

Wyjątkiem od uznania członka najbliższej rodziny za osobę współpracującą jest podpisanie umowy zlecenie. Wówczas składki naliczane są na zasadach obowiązujących umowy cywilnoprawne. Podstawą do obliczania wysokości składek jest wartość wynagrodzenia, które musi być adekwatne do wykonanej pracy, dlatego nie należy go zaniżać. Trzeba również mieć na uwadze, że umowa która zostanie sporządzona musi spełniać określone wymogi umów cywilnoprawnych. W przeciwnym wypadku mogłaby być uznana za umowę o pracę co powodowałoby konieczność opłacania składek od podstawy wymiaru jak za przedsiębiorcę.

Zatrudnienie dalszej rodziny a ZUS

W przypadku, gdy mamy do czynienia z zatrudnieniem członka rodziny spoza powyższej listy nigdy nie wystąpi pojęcie osoby współpracującej. Takiego pracownika dla celów ZUS traktujemy tak samo jak każdą inną osobę spoza rodziny. Niezależnie od rodzaju zawartej umowy zastosowanie mają ogólne przepisy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zatrudnienie rodziny a koszty uzyskania przychodów

Należy mieć na uwadze, że zgodnie z przepisami za koszt podatkowy nie uznaje się wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci. Oznacza to, że przedsiębiorca korzystający z pomocy małżonka lub niepełnoletniego dziecka w działalności nie może ewentualnego wynagrodzenia zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Zasada ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy pomiędzy osobą prowadzącą firmę, a pomagającym małżonkiem istniałaby rozdzielność majątkowa.

W przypadku składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przepisy nie są już tak restrykcyjne, można odliczać je analogicznie jak te, które płacone są za przedsiębiorcę.

Oznacza to, że składki społeczne płacone za osobę współpracującą mogą zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodów. Natomiast część składki zdrowotnej – w wysokości 7,75% podstawy wymiaru odliczamy od podatku.

Kosztami podatkowymi dla przedsiębiorcy będą również pozostałe wydatki związane z podróżami służbowymi lub finansowanymi kursami i szkoleniami dla najbliższej rodziny zatrudnionej w firmie.

Zatrudnienie członka rodziny a zaliczki na podatek dochodowy

Pomimo tego, że przedsiębiorca nie może zaliczyć wynagrodzenia wypłacanego członkowi najbliższej rodziny do kosztów podatkowych, wynagrodzenie to stanowi dla takiej osoby dochód. Powinien on zostać uwzględniony w deklaracji PIT i opodatkowany na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie innych pracowników.
W trakcie roku na podstawie wypłacanego wynagrodzenia należy obliczać i wpłacać do urzędu skarbowego należne zaliczki na podatek dochodowy.

Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca powinien sporządzić deklarację PIT-11, czyli informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za zatrudnionego członka rodziny. Jeden egzemplarz dokumentu trzeba przekazać tej osobie zaś drugi należy przesłać do urzędu skarbowego. Do urzędu skarbowego należy również złożyć deklarację PIT-4R za zakończony rok podatkowy, w której informujemy o pobranych za pracowników zaliczkach na podatek dochodowy.

Nieodpłatne zatrudnienie osoby współpracującej – podatek dochodowy

W przypadku, gdy osoba współpracująca świadczy prace nieodpłatnie na rzecz właściciela firmy nie będzie obowiązku składania do urzędu skarbowego deklaracji związanych z opodatkowaniem jej dochodu. Taka pomoc bowiem jest nieodpłatna, czyli nie powstaje dochód po stronie osoby współpracującej.

Przychód (z tytułu nieodpłatnych świadczeń) występuje wówczas po stronie przedsiębiorcy, jednakże jest on zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Świadczenia wynikające ze stosunku pracy dla osoby współpracującej

Osoba współpracująca jest pojęciem używanym wyłącznie do celów ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że pojęcie to nie kwestionuje stosunku pracy, uzyskania przez członka rodziny zatrudnionego w firmie przedsiębiorcy świadectwa pracy i wszelkich świadczeń związanych ze stosunkiem pracy.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Chcesz zatrudnić rodzinę w działalności i szukasz optymalnego rozwiązania? Zostaw komentarz lub skontaktuj się z nami: info@infakt.pl.