Przedsiębiorca, który wypłaca wynagrodzenia po zakończonym miesiącu, staje przed dylematem: pod jaką datą zaksięgować listę płac? Czy jest ona kosztem w miesiącu, za który jest wypłacana, czy też dopiero w dniu faktycznej wypłaty? Co oznacza stwierdzenie „postawienie do dyspozycji pracownika”? Wreszcie: co zrobić, jeśli pracownik nie stawił się po odbiór pieniędzy?

Jakie elementy zawiera lista płac?

Jest to dokument księgowy, który potwierdza kwotę wynagrodzenia pracownika wraz ze składkami ZUS, zarówno tymi płaconymi przez pracodawcę, jak i pracownika. Tworzona jest w oparciu o inne dokumenty – do najważniejszych należą umowa o pracę oraz ewidencja czasu pracy.

Na liście płac musi znaleźć się:

  • nazwa pracodawcy
  • numer lub nazwa listy
  • okres, za który są wypłacane pieniądze
  • data sporządzenia listy płac
  • podpisy osób, które sporządziły listę płac.

W zestawieniu podaje się wyszczególnione kwoty wszystkich składników wynagrodzeń, składek ZUS, podatku dochodowego oraz potrąceń, np. PZU.

W przypadku, gdy pracownik pobiera wynagrodzenie w formie gotówki, musi on podpisać się na liście płac oraz umieścić datę pobrania pieniędzy.

Jak księgować wynagrodzenia wypłacane za poprzedni miesiąc?

Pod jaką datą księgować wynagrodzenia w KPiR?

W przypadku wynagrodzenia wypłacanego dopiero po zakończonym miesiącu, powstaje problem, czy wynagrodzenia są kosztem:

  • w dniu wypłaty
  • w miesiącu, za który zostały wypłacone.

Wypłata pomiędzy 1 a 10 dniem kolejnego miesiąca daje przedsiębiorcy możliwość zaliczenia listy płac do kosztów tego miesiąca, którego dotyczą (za który wynagrodzenia zostały wypłacone). Gdyby jednak zdarzyło się opóźnienie w dacie wypłaty i nastąpiła ona po 10. dniu kolejnego miesiąca, pracodawca ma prawo zaksięgować listę płac dopiero pod datą wypłaty.

Przykład:

Wynagrodzenie za grudzień 2015 wypłacone do 10 stycznia 2016, zaliczamy do kosztów grudnia 2015. Wypłacone po 10 stycznia 2016 możemy zaliczyć jedynie do kosztów stycznia 2016. 

Ważne! Wynagrodzenie to może być kosztem roku 2015, ale jeśli zostalo wypłacone w styczniu – niezależnie od dnia – to będzie wliczone dopiero do PIT pracownika za rok 2016!

Co oznacza zwrot „postawienie do dyspozycji pracownika”?

I tutaj pojawia się pytanie: czy datą wypłaty jest data zlecenia przelewu, czy też pojawienia się środków na koncie pracownika? Zwrot „postawienie do dyspozycji pracownika” oznacza moment wykonania przelewu przez pracodawcę, i to właśnie ta data jest brana pod uwagę przy rozstrzyganiu, czy przelewy udało się wykonać terminowo. Najczęściej – bo, niestety, i w tym temacie nadal zdarzają się sprzeczne interpretacje.

Co zrobić, kiedy pracownik odbierający wynagrodzenie w gotówce, nie pojawił się w wyznaczonym dniu? Pracodawca ma prawo zaliczyć taką kwotę do kosztów firmy tak, jakby zostały wydane – istotny jest fakt, że pieniądze były przygotowane i… „postawione do dyspozycji pracownika”.

Czy na liście płac można umieścić umowy zlecenia?

Wszelkie umowy cywilno-prawne (w tym umowy zlecenia) powinny być ujęte w osobnym zestawieniu. Lista płac ma prezentować wyłącznie rozliczenie wypłat osób zatrudnionych na umowę o pracę.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Jeśli możemy pomóc Tobie w rozwianiu wątpliwości związanych z zaliczaniem wynagrodzeń do kosztów firmy, napisz. Do dyspozycji pozostaje nasz adres e-mail info@infakt.pl – możesz także zostawić wiadomość pod artykułem.