Być VAT-owcem – to może się opłacać. Ale wiąże się też z szeregim obowiązków, których trzeba dopełniać – i nie chodzi wyłącznie o kwoty podatków do zapłaty. Co ciekawe, obowiązki związane z VAT-em mają niekiedy także przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia. Jakie formularze VAT i w jakich okolicznościach trzeba składać?

Dzisiaj mamy dla Was nieco wiedzy może podstawowej, ale na pewno bardzo ważnej. Bez niej bowiem nie da się dopełnić prawidłowo obowiązków związanych z VAT, a ich niedopełnienie to prosta droga np. do mandatu. Formularze VAT to zdecydowanie podstawowa wiedza wszystkich przedsiębiorców. Jakie stosuje się w 2014 r.?

1. Deklaracje VAT

Formularze VAT dla wielu przedsiębiorców sprowadzają się do deklaracji VAT.

Za pomocą deklaracji VAT czynny podatnik VAT informuje urząd skarbowy o dokonanych w danym okresie transakcjach wymagających opodatkowania, zwanych w przepisach „czynnościami”. Nazwa bierze się zapewne stąd, że VAT trzeba niekiedy doliczyć nie tylko w związku z potocznie rozumianą sprzedażą, ale także w innych sytuacjach, np. darowizny, wyświadczenia nieodpłatnej usługi, itp.

Na deklaracji VAT wykazuje się kwoty VAT od sprzedaży (należnego) oraz VAT od zakupów (naliczonego). Z różnicy tych dwóch kwot podatków wynika VAT do zapłaty. Może także wyniknąć VAT do zwrotu – wówczas, gdy VAT od sprzedaży jest niższy od VAT-u od zakupów.

Najmniejsi przedsiębiorcy powinni zapamiętać 2 rodzaje deklaracji VAT:

  • VAT-7 – tę deklarację składają VAT-owcy, którzy rozliczają się miesięcznie,
  • VAT-7K – ten formularz jest analogiczny do powyższego, przy czym składają go VAT-owcy rozliczający się kwartalnie, ale tylko ci, którzy posiadają status „małego podatnika”.

Te formularze VAT to nie wszystkie deklaracje, gdyż jest jeszcze:

VAT-7D – ten formularz składają te firmy, które nie mają statusu „małego podatnika” – VAT wpłacają co prawda co miesiąc, ale deklarację VAT-7D składają co kwartał.

2. VAT od importu usług płacony przez firmy zwolnione z VAT

Istnieje sytuacja, w której VAT muszą doliczać i płacić także firmy zwolnione z VAT. Dzieje się tak w przypadku, gdy kupują usługi od firm mających siedzibę poza granicami Polski. Chodzi np. o reklamę na Facebooku, reklamę AdWords, czy inne zagraniczne usługi online.

W przypadku takich transakcji, do rozliczenia VAT-u zobowiązany jest nabywca. Kiedy jest VAT-owcem, dolicza VAT do kwoty transakcji i ujmuje ją zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów, dzięki czemu nie zwiększa się kwota podatku do zapłaty. Natomiast firma zwolniona z VAT nie ma prawa do odliczania VAT-u, ale również musi doliczyć VAT do sprzedaży.

Firma zwolniona z VAT wykazuje więc kwotę podatku na deklaracji VAT-9M, którą musi złożyć i jednocześnie zapłacić wynikającą z niej sumę. Podatek zapłacony w takich okolicznościach może jednak stanowić koszt uzyskania przychodu.

3. Jak zostać VAT-owcem i zmienić sposób rozliczania VAT?

Jak łatwo się domyślić, do tego by zostać VAT-owcem także służy odrębny formularz. Jest to VAT-R. Co ciekawe, VAT-R służy nie tylko do rejestracji VAT, ale także do kilku innych spraw. Składając odpowiednio wypełniony VAT-R można m.in.:

  • powiadomić urząd skarbowy o zmianie miejsca prawadzenia działalności opodatkowanej VAT-em, gdy zmiana ta sprawia, że VAT należy rozliczać w innym miejscu,
  • zmienić okres rozliczania VAT-u z miesięcznego na kwartalny lub odwrotnie,
  • przejść na metodę kasową lub zrezygnować z metody kasowej,
  • dokonać rejestracji jako podatnik VAT-UE,
  • powrócić do zwolnienia z VAT.

Co za tym idzie, formularz VAT-R jak najbardziej może być w użyciu nie tylko na początku, ale także w trakcie działalności. Za jego pomocą można zarówno dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia z VAT, jak i powrócić do zwolnienia z VAT.

4. Jak przestać być VAT-owcem w związku z zakończeniem działalności?

Zakończenie sprzedaży opodatkowanej VAT-em to nie to samo, co powrót do zwolnienia z VAT. Dokonuje się tego odrębnym formularzaem VAT-Z.

Typowy powód jego złożenia to po prostu zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej. Może to także nastąpić w wyniku śmierci podatnika – wtedy VAT-Z składa jego spadkobierca.

5. Zgłoszenie transakcji unijnych

Odrębny formularz to VAT-UE, który służy tylko do deklarowania transakcji z firmami spoza Polski, które mają siedzibę na terenie innego kraju wspólnoty i również są zarejestrowane do VAT-UE. Złożenie formuarza jest wymagane jednak tylko w kilku następujących sytuacjach:

    • zakup towaru na terenie UE (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów),
    • dostarczanie towaru na terenie UE (tzw. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów),
    • świadczą usługi, od których podatek zobowiązani są odprowadzić kupujący z krajów UE (eksport usług).

Formularza nie składa się, gdy transakcja następuje z osobą prywatną lub firmą niezarejestrowaną do VAT-UE.

VAT-UE należy:

  • składać za okresy miesięczne lub kwartalne, w których doszło do wewnątrzwspólnotowych transakcji,
  • składać do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni (rozliczenie miesięczne) lub do 15 dnia pierwszego miesiąca następującego po kwartale (rozliczenie kwartalne).

Przy rozliczeniu elektronicznym, dokument można składać do 25 dnia miesiąca.

Więcej na temat składania VAT-UE – w tym artykule.

6. Zwrot VAT od zakupów zagranicznych

Przedsiębiorcy, którzy podróżują do innych krajów Unii Europejskiej w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, mogą mieć prawo do skorzystania z procedury VAT-REF, czyli ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy okazji zakupów za granicą. Służy do tego formularz VAT-REF.

Procedura wymaga spełnienia szeregu warunków, ale czasami warto się postarać, aby zaoszczędzić na podatku. Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Więcej na ten temat pisaliśmy w tym artykule.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Pytaj o rozliczanie VAT
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto