Nagminnie zdarza się, że przedsiębiorcy otrzymują od kontrahentów faktury kosztowe z opóźnieniem. Taki dokument można jednak bez większych problemów rozliczyć. Nawet jeśli wystawiono go w grudniu, a dotarł do przedsiębiorcy dopiero w lutym.

Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez początkujących przedsiębiorców jest nierozliczanie faktur kosztowych, które docierają z opóźnieniem. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy taki dokument wystawiono w jednym roku, ale otrzymany został już po jego zakończeniu.

Fakturę kosztową, która dotarła do przedsiębiorcy po upływie kilku tygodniu, a nawet miesięcy da się jak najbardziej rozliczyć. Również, gdy dotyczy minionego roku. Jak to wygląda w kontekście VAT i podatku dochodowego?

Odliczanie VAT z faktury wystawionej w minionym roku

Zgodnie ze standardową zasadą VAT odlicza się w okresie, który przypada na dostarczenie towaru, wykonanie usługi lub otrzymanie płatności (o ile następuje wcześniej). Można to jednak zrobić również w jednym z dwóch kolejnych okresów – miesięcy lub kwartałów. I to bez konieczności dokonywania korekty.

Tym samym przedsiębiorca, który otrzymał fakturę za firmowy zakup z grudnia ma prawo odliczyć z niej VAT w deklaracji za styczeń, luty lub marzec. Dotyczy to rozliczeń w systemie miesięcznym. Jeśli przedsiębiorca rozlicza się kwartalnie, VAT może odliczyć w IV kwartale 2014 r., I kwartale 2015 r. lub II kwartale 2015 r.

Co ważne VAT można rozliczyć również jeśli powyższe terminy już minęły. Wiąże się to jednak z koniecznością złożenia korekty VAT-7 (K). Taką możliwość traci się w przypadku, gdy od końca roku, w którym przedsiębiorca miał prawo zmniejszyć VAT do zapłaty, minęło 5 lat.

Rozliczenie kosztu – postępowanie zależne od deklaracji rocznej

Fakturę z ubiegłego roku dotyczącą firmowego zakupu można również rozliczyć jako koszt. Podstawowym okresem rozliczeniowym jest tu rok podatkowy. I choć najodpowiedniejszym rozwiązaniem jest rozliczanie kosztów według okresów, których dotyczą, to istnieje opcja zapisania wydatku w KPiR w późniejszym czasie.

Konkretny sposób postępowania zależy od tego czy przedsiębiorca złożył już deklarację roczną, czy jeszcze nie.

Jeżeli nie rozliczono jeszcze danego roku podatkowego możliwe jest ujęcie faktury w okresie, który jej dotyczy. Wynika to z faktu, że podatek i tak zostanie rozliczony w deklaracji PIT. Całość polega po prostu na zapisaniu kosztu w KPiR ze wsteczną datą. Najlepiej zaksięgować dokument z datą 31 grudnia.

Z kolei, gdy przedsiębiorca otrzymał fakturę już po złożeniu zeznania rocznego, wymagana jest jego korekta. Nie wolno zapomnieć o podaniu przyczyny składanej korekty. Dodatkowe dokumenty powinno się dopisać w KPiR w ostatnim dniu minionego roku (tak jak w powyższej sytuacji).

Faktura kosztowa z poprzedniego roku – z inFaktem to nie problem

Korzystając z inFaktu można sprawnie zaksięgować fakturę kosztową z 2014 r., którą otrzymało się z opóźnieniem. W tym celu wystarczy jedynie:

  • wybrać zakładkę „Koszty”, a następnie „Koszty firmy”,
  • uzupełnić dane klienta (po wpisaniu nr NIP zostaną „zaciagnięte” bezpośrednio z bazy GUS),
  • wpisać datę wystawienia (z 2014 r.) i otrzymania (w 2015 r.),
  • zapisać i fakturę oznaczyć jako zapłaconą.

Kwota netto zostanie uwzględniona w grudniu, natomiast VAT będzie odliczony w miesiącu otrzymania faktury.

A gdyby wystąpiły jakiekolwiek trudności, zawsze można skontaktować się z naszymi księgowymi (telefonicznie, e-mailowo lub na czacie).

Chcesz wygodnie wystawiać i wysyłać faktury?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.