Matematyk, który zajmuje się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna z własnej praktyki.

Czym jest e-składka? Jak ją wyliczyć i rozliczać? W jakim terminie należy ją uregulować? Zapraszamy do zapoznania się z zapisem materiału wideo ze szkolenia.

Witam Państwa bardzo serdecznie, nazywam się Aneta Socha, w firmie Infakt jestem specjalistką ds. kadr i płac. Podczas naszego dzisiejszego spotkania, chciałabym z Państwem omówić temat e-składki oraz zmian, które jej towarzyszą, od 1. stycznia 2018 roku.

Podczas dzisiejszego spotkania chciałabym Państwu przybliżyć temat e-składki, ale najpierw przedstawię Państwu plan dzisiejszego spotkania. Na początku omówię pojęcie e-składki; potem omówię kwestię numeru rachunku składkowego; przedstawię informacje, od kiedy będziemy wykonywać nowe przelewy do ZUS; skąd płatnik ma wiedzieć, na jakie konto dokonywać wpłat; jak będzie wyglądała kwestia zapłaty składek w 2018 roku; jak rozliczyć e-składkę; kiedy i na podstawie jakiego dokumentu będziemy księgować e-składkę; jak ZUS będzie radził sobie z jedną płatnością; co kryje się pod pojęciem proporcjonalnego procentowego podziału wpłaty na e-składkę; w skrócie też o tym, jak będzie wyglądała e-składka w kontekście zmian zaległości w ZUS; e-składka a zmienna liczba  ubezpieczonych; na koniec przedstawię Państwo najczęstsze pytania, z jakimi się spotkałam.

Jeżeli chodzi o same akty prawne, regulujące zmianę, mówiącą o e-składce, to mamy ustawę o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenie. Są to dwa akty prawne, które regulują te zmiany i w nich możemy szukać właściwych informacji.

E-składka definicja

Jeżeli chodzi o samo pojęcie e-składki. Do końca 2017 roku my, jako przedsiębiorcy, czy też przedsiębiorcy, których rozliczamy, wykonywaliśmy kilka przelewów – zazwyczaj dwa, trzy, cztery przelewy. Od 1 stycznia 2018 roku każdy z płatników, co do zasady, będzie wykonywał 1 przelew.  Będzie to przelew, określany właśnie tym mianem „e-składki”.

Będziemy wykonywać 1 przelew, ale pojawia się pytanie, w jaki sposób wyliczyć tę e-składkę? W tej sytuacji najlepiej bazować na deklaracji rozliczeniowej ZUS-DRA – mają tu Państwo wskazane pola, które należy podsumować, i które dadzą nam właśnie tę kwotę e-składki. Chodzi tutaj o pola dotyczące kwoty ubezpieczeń społecznych, dalej  ubezpieczenia zdrowotne, fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych i fundusz emerytur pomostowych. Zmiana ta będzie obowiązywać od 1. stycznia 2018 roku.

Numer rachunku składkowego

Przejdźmy do kolejnego pojęcia, a mianowicie do pojęcia numeru rachunku składkowego. Jest to dość istotne pojęcie  w kontekście zmian od 1. stycznia 2018 roku. Numer rachunku składkowego płatnika to taka konkretna struktura, która będzie składała się z 26 cyfr, gdzie 2 pierwsze cyfry to liczba kontrolna, następnie stały numer, liczba uzupełniająca i NIP naszego płatnika, a jeżeli nasz płatnik nie będzie miał NIPu, to w tym miejscu pojawi się ID wewnętrzne wygenerowane przez ZUS.  Zatem, jeśli nasz płatnik posługuje się tylko nr PESEL, to w tym miejscu go nie będzie a zastąpi go ID wewnętrzne wygenerowane przez ZUS.   

Jeżeli chodzi o rachunek składkowy. Po pierwsze – numer tego rachunku jest generowany przez ZUS, zatem po  stronie ZUSu leży wygenerowanie poprawnego numeru składkowego. Po stronie płatnika natomiast leży sprawdzenie, czy ten numer jest poprawny i czy zawiera jego NIP.

Numer rachunku składkowego jest numerem indywidualnym dla każdego płatnika. Numery te nie mogą się powielać, nie mogą się zdublować, dwóch płatników nie może mieć tego samego numeru rachunku składkowego. Można powiedzieć, że te numery rachunków składkowych to będą takie subkonta płatników w ZUSie, więc na nadane subkonto będą przesyłane środki i dzięki temu ZUS będzie miał pewna łatwość, jeżeli chodzi o sprawdzenie tych środków i to był jeden z celów wprowadzenia tej zmiany.

Numer rachunku składkowego będzie zawierał 26 cyfr. Wśród tych cyfr będzie numer NIP płatnika lub też ID wewnętrzne wygenerowanie przez ZUS. Nadanie tego numeru będzie darmowe – część przedsiębiorców zadaje pytania, czy to będzie konto, za które trzeba będzie ponosić dodatkowe opłaty. Odpowiedź brzmi: nie. To jest konto darmowe. Jak już wspomniałam, to będzie takie nasz subkonto. „Nasze” w pojęciu „Płatnika”. Na nim będą gromadzone środki przelewane do ZUS. Numer rachunku składkowego będzie obowiązywał od 1. stycznia 2018 r.

Ważne jest też to, że każdy płatnik otrzyma swój indywidualny numer rachunku bankowego i dotyczy to także płatników zagranicznych. Oni także otrzymają swoje numery rachunków składkowych. ZUS od 1 października 2017 r. rozpoczął wysyłkę listów poleconych z tymi numerami rachunków składkowych. Natomiast, czy do zagranicznych płatników też rozsyłał takie listy,  na to pytanie nie jestem w stanie odpowiedzieć, w ZUSie też nie potrafili powiedzieć, czy do zagranicznych płatników takie listy będą wysyłane. Jest jednak inna możliwość sprawdzenia tego numeru składkowego, o czym za chwilę Państwu powiem.

Jeszcze w kontekście nowych zmian – to będzie to dość istotne dla osób, które mają odroczone terminy płatności lub korzystają z układu ratalnego. Jeżeli w 2018 roku będziemy dokonywać wpłat właśnie z tytułu odroczonego terminu płatności lub z tytułu układy ratalnego, to tutaj sytuacja wygląda tak, ze wpłaty te będą lądowały na tym właśnie indywidualnym rachunku składkowym każdego płatnika.

Nowe przelewy do ZUS

Często pojawiające się pytanie to takie, kiedy będą obowiązywać nowe przelewy do ZUS. Nowe przelewy będziemy wykonywać od 1. stycznia 2018 roku. Na dzień 1. stycznia 2018 roku zostaną wyłączone dotychczasowe rachunki zusowskie, więc nie będzie możliwości dokonania na nie wpłaty. Jeżeli płatnik będzie chciał dokonać takiego przelewu, przelew ten zostanie cofnięty.

Bardzo istotną informacją jest to, skąd uzyskać ten numer rachunku składkowego. Wspomniałam Państwu już wcześniej, że ZUS od 1. października 2017 roku rozpoczął wysyłkę listów poleconych właśnie z tymi numerami rachunków składkowych do płatników. Natomiast, jeżeli taki list do płatnika by nie trafił albo płatnik chciałby jeszcze sprawdzić prawidłowość tego numer, to mamy też inne możliwości. I tutaj sytuacja wygląda tak, że możemy ten numer rachunku sprawdzić lub uzyskać, udając się osobiście do ZUSu, korzystając z infolinii ZUSu a także z wyszukiwarki. Jeżeli chodzi o PUE, to informacje nt. Numerów rachunków składkowych mają być zaktualizowane na dzień 1. stycznia 2018 r.

W piśmie z ZUSu dot. numeru rachunku składkowego są też dodatkowe informacje np. informacje z Ministerstwa Finansów o Jednolitym Pliku Kontrolnym, ale dla nas najistotniejsze są te informacje, które dotyczą rachunku składkowego.

e-skladka_02

Wpłaty e-składki

Jak będziemy dokonywać wpłat? Od 1. stycznia 2018 roku będziemy mieć 1 numer rachunku składkowego. Kwotę e-składki, czyli sumę dotychczasowych składek, będziemy sobie wyliczać samodzielnie i będziemy dokonywać 1 wpłaty.  

Co do zasady, każdy płatnik będzie miał 1 numer rachunku składkowego, ale będą zdarzać się też podmioty, które otrzymają 2 numery rachunków składkowych.

Dobrze, wrócę jeszcze do tych informacji, które już zaczęłam Państwu omawiać. Pierwsza podstawowa informacja dotyczy tego, że każdy płatnik, co do zasady, otrzyma 1 numer rachunku składkowego – numer indywidualny, zawierający m.in. jego NIP. Natomiast będą zdarzać się także tzw. płatnicy dwuzakresowi. W przypadku osób fizycznych taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli dany przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą i zatrudni nianię. To jest jedyna możliwa sytuacja – osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą i dodatkowo zatrudnia nianię.

Mogą być też inne podmioty – tzw. płatnicy dwuzakresowi, czyli podmioty, które otrzymają więcej niż 1 numer rachunku składkowego, czyli, jak Państwu wspomniałam, osoba fizyczna, zatrudniająca nianię, a poza tym takie instytucje jak PUP,  Wojskowe Biuro Emerytalne (ogólnie rzecz biorąc takie służby wojskowe) czy ZUS – to będą takie  podmioty, którym dedykowanych będzie więcej niż 1 numer rachunku składkowego.

Jak będziemy rozliczać e-składkę?

Kolejna kwestia, o której chciałaby dzisiaj Państwu powiedzieć, to kwestia jak rozliczyć e-składkę. Mamy tutaj już zmieniony system dokonywania wpłat, ponieważ mamy inne konto, na które dokonywane będą wpłaty. Jednak sam sposób rozliczania tych wpłat nie zmieni się – składki społeczne nadal będziemy księgować do kosztów lub odliczać od dochodu. Fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych będziemy księgować do kosztów a składkę zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy wymiaru będziemy odejmować od podatku.         

Jeżeli chodzi o terminy i sposób księgowania wpłat zmian nie będzie. Księgowanie, oczywiście, w odpowiednich terminach na podstawie wyciągu bankowego.

Jak ZUS będzie radził sobie z jedną wpłatą?

Kolejna kwestia to problem tego, jak ZUS będzie radził sobie z tą jedną wpłatą. Zmiana jest duża – e-składka – nowe pojęcie, jedna wpłata. Jak ZUS podejdzie do tematu? Jak będzie radził sobie z tymi wpłatami? Mamy indywidualne numery rachunków składkowych, dzięki czemu ZUS będzie wiedział, który płatnik dokonał danej wpłaty. Natomiast jak poradzić sobie z tą właśnie jedną wpłatą? Będziemy bazować, a dokładniej to ZUS będzie bazował, na deklaracji złożonej za miesiąc poprzedni. I teraz sytuacja wygląda tak – jeżeli dokonamy wpłaty składek za miesiąc marzec, to ZUS będzie bazował na deklaracji za miesiąc luty.

Kolejna zmiana, jeżeli chodzi o 2018 rok – do tej pory oznaczaliśmy okres, za który dokonywane były wpłaty, natomiast od 2018 roku już tych oznaczeń nie będzie a przelew do ZUS na indywidualny numer rachunku składkowego, to będzie zwykły przelew, nie będzie oznaczenia okresu, a wpłata rozliczana będzie od najwcześniejszej zaległości.

[Pytanie z sali: A jeżeli nastąpi taka sytuacja, że n. w przelewie zabraknie jakiejś złotówki? Odpowiedź: To teraz sytuacja będzie wyglądała troszeczkę inaczej – wpłata nie będzie przypisywana do konkretnych ubezpieczeń, a zaraz, na konkretnym przykładzie, pokażę Państwu, jak będzie to dzielone przez ZUS]

Procentowy podział wpłaty na e-składkę

Będziemy mieć od 2018 roku do czynienia z czymś takim jak procentowy podział wpłaty na e-składkę. Postaram się to Państwo teraz przybliżyć na przykładzie. Weźmy pod uwagę płatnika, który w ostatniej deklaracji ma wykazane następujące kwoty: ubezpieczenie społeczne – 700 zł; ubezpieczenie zdrowotne – 200 zł; fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych – 100 zł. I teraz, jakich przeliczeń dokona ZUS? ZUS przeliczy sobie sumę, czyli wyliczy sobie kwotę e-składki. W opisywanym przykładzie suma wynosi 1000 zł i jest to nasze 100%. A teraz przeliczamy procentowy udział każdego z ubezpieczeń w całościowej kwocie e-składki. Ten procentowy udział wyliczany jest w ten sposób, że kwotę ubezpieczenia – w pierwszym przykładzie 700 zł –  mnożymy razy 100% i dzielimy przez kwotę składki; w przypadku ubezpieczenia społecznego daje nam to 70% e-składki; ubezpieczenie zdrowotne – 20%; fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych – 10%.

I teraz, jak będzie wyglądała sytuacja, jeżeli ZUS otrzyma większą wpłatę? (O mniejszej wpłacie też za chwileczkę powiem) Mamy płatnika, który ma do uregulowania miesięczną kwotę 1000 zł. Jego deklaracje w ZUS się kopiują, ale dokonał wpłaty wyższej, powiedzmy 1200 zł. ZUS będzie bazował na ostatniej złożonej deklaracji i będzie bazował na procentowym podziale z miesiąca poprzedniego, czyli 70% + 20% + 10%.  I teraz, jeżeli chodzi o księgowanie na ubezpieczenie społeczne, to przeliczy sobie 70% z kwoty wpłaty, czyli 70% z tego wpłaconego 1200 zł i na konto ubezpieczeń społeczny zaksięguje 840 zł, na konto ubezpieczeń zdrowotnych 240 zł a na konto funduszu pracy i funduszu gwarantowanych świadczeń pracowniczych 120 zł. Jeżeli chodzi o ustalenie kwoty zaległości lub nadwyżki, to musimy zwrócić się do ZUS z odpowiednim wnioskiem (rozliczenie konta).       

E-składka, a zaległości

Przejdźmy teraz do tematu zaległości. Co zrobić, aby zaległości roku 2017 nie miały wpływu na rozliczenia w 2018 roku. Drodzy Państwo, do końca 2017 roku mamy jeszcze kilka dni i ja swoim klientom zalecam sprawdzenie zaległości. W tym celu najlepiej jest złożyć wniosek RD3 i, jeżeli wystąpi jakaś zaległość a kwota nie jest duża, to spłacamy ją i dzięki temu rozpoczynamy nowy rok bez zaległości – tutaj zwłaszcza ważne jest ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy. Jeżeli jednak okaże się, że zaległość jest dość duża, o czym zazwyczaj płatnicy wiedzą, to  najlepiej jest zwrócić się do ZUS z wnioskiem o rozłożenie zaległości na raty. Chciałabym tutaj zwrócić Państwa uwagę, by do końca tego roku porozmawiać z przedsiębiorcami, przedstawić im te zmiany i uczulić na to, żeby sprawdzili sobie stan swojego konta w ZUS-ie. Jest to o tyle ważne, że jeżeli w 2018 roku będą zaległości z 2017 roku, to zostaną one pokryte w pierwszej kolejności i może zdarzyć się tak, że przedsiębiorca, mówiąc potocznie, straci prawo do ubezpieczenia chorobowego, „wypadnie z chorobowego”, czyli straci prawo do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego. I o tym na pewno warto pamiętać. Oczywiście, w takiej sytuacji rozwiązaniem jest złożenie wniosku o przywrócenie terminu płatności, bo ta instytucja nie znika, możliwość złożenia wniosku o przywrócenie terminu płatności nadal będzie istniała. Czy jednak ZUS będzie w 2018 roku przychylał się do tych wniosków? Ciężko jest mi w tym momencie odpowiedzieć.

[1. pytanie z sali: Co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca jest jednoosobową firmą, ale zatrudnia pracowników a wystąpi zaległość w płatności składek? Czy będą wyciągane konsekwencje?

Odpowiedź: Jako takich konsekwencji nie będzie, będzie po prostu powstawała kolejna zaległość i tutaj, jeżeli przedsiębiorca opłaca za siebie ubezpieczenie chorobowe, to wypadnie z tego ubezpieczenia i będzie miał problem z zasiłkami, natomiast jeśli chodzi o jego pracowników, to problemu nie będzie, ponieważ problem jest z osobami, które mają ubezpieczenia chorobowe dobrowolne, stąd największy problem będzie z tymi przedsiębiorcami, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze i płacą składki po terminie lub płacą je w zbyt małej wysokości.

2. pytanie z sali: Czy dowolna wysokość zaległości będzie powodowała wykluczenie z ubezpieczenia?

Odpowiedź: Tak. Na jednym ze szkoleń, w których uczestniczyłam, pani z ZUSu powiedziała, że są zaległości, przy których nie wyrzucają z ubezpieczenia chorobowego, ale ja spotkałam się z takimi sytuacjami, że przedsiębiorcy byli wyrzucani z ubezpieczenia za zaległości 2-3 groszowe. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest sprawdzenie w ZUS stanu płatnika.

3. pytanie z sali: Czy można zwrócić się do ZUS z jakim wnioskiem o wskazanie, w jaki sposób dane wpłaty zostały rozliczone na poszczególne fundusze? No, bo wiadomo, że składkę na ubezpieczenie zdrowotne w części odliczamy od podatku a reszta idzie w koszty. Skąd będziemy wiedzieli, ile procent mamy zaliczyć? Jaką część w 2018 ZUS zaliczy na poczet niewyrównanych wpłat? Bo może się okazać, że wg nas wpłaty zostały uregulowane w odpowiednich kwotach a w rzeczywistości może tak nie być. I czy nie okaże się tak, ze wpłata nie weszła na ten właśnie fundusz, na który, jak sądziliśmy, weszła?   

Odpowiedź: Tak, zgadza się. Problemy, o których Pani mówi mogą się pojawić. Dlatego tutaj, za każdym razem my, jako księgowi, musimy sprawdzać, bo mamy możliwość kontaktowania się z ZUS, i pozyskać informacje na temat sposobu rozksięgowania składek naszego klienta. W momencie, gdy zapytałam jedną z pracownic ZUSu, czy będą wydawać takie wnioski, powiedziała, że wszystko zależy od  tego, jak dużo będzie w tym temacie zapytań. Trudno jest mi więc w tej chwili powiedzieć, czy ZUS będzie odpowiadał na bieżąco na nasze zapytania.    

4. pytanie: A czy nie będzie to widoczne np. na e-PUAPie?

Tak, takie informacje będą widoczne, tylko też nie wiadomo jeszcze, jak często będą aktualizowane, więc, na pewno, trzeba będzie często zasięgać takich informacji we własnym zakresie.]

Drodzy Państwo, chciałabym jeszcze przedstawić Państwu takie najczęściej zadawane pytania – te, z którymi ja osobiście się spotkałam:

„Co wpisujemy w tytule przelewu za e-składkę?”
Istotne w tym przelewie będą: kwota składki, nazwa odbiorcy płatności oraz numer rachunku składkowego.

„Prowadzę działalność gospodarczą i zatrudniam pracowników. Ile numerów rachunków dostane i ile przelewów będę robić?”
Ten przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, jest też płatnikiem składek. Dostanie jeden numer rachunku składkowego i będzie sumował składki za siebie i pracowników i dokonywał będzie jednego przelewu.

Kolejne, pojawiające się pytanie, dotyczy przedsiębiorcy, który otrzymał więcej niż jeden numer rachunku składkowego. Jeżeli chodzi o osoby fizyczne, to tutaj już podkreślałam Państwu kilkakrotnie, taka sytuacja może się zdarzyć w przypadku, kiedy mamy osobę fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą i zatrudnia nianię. To jest ten jeden i jedyny przypadek określony w ustawie.

Jeżeli mamy do czynienia ze spółkami, w których mamy wspólników, którzy prowadzą własne działalności gospodarcze, to tutaj każdy ze wspólników otrzyma swój numer rachunku składkowego, indywidualny dla siebie i będzie sobie opłacał składki. Natomiast spółka, jako płatnik składek za swoich pracowników, również otrzyma swój indywidualny numer rachunku składkowego, na który będzie dokonywać wpłat za swoich pracowników.

Kolejny przypadek: „Prowadziłem kilka lat temu działalność, która jednak została już zamknięta. Otrzymałem z ZUS numer rachunku składkowego. Dlaczego?”
Teraz sytuacja wygląda tak – biorąc pod uwagę zmiany od 2018 roku, ZUS bada całą historię swoich płatników. Może więc zdarzyć się taka sytuacja, że płatnik, który zamknął działalność gospodarczą, ale ma jakieś zaległości z ZUSie, otrzyma numer rachunku składkowego wraz z informacją, że musi dokonać wpłaty, że musi tę zaległość uregulować. Takie sytuacje się zdarzają i podejrzewam, że nadal zdarzać będą, ponieważ, można powiedzieć, że ZUS „czyści” sobie konta płatników.   

[pytanie z sali: czy to saldo przychodzi razem z numerem rachunku składkowego?
Odpowiedź: Nie, pierwsza kwestia, to trzeba złożyć wniosek o sprawdzenie tego, czy w ogóle mamy zaległość a potem o ustalenie wysokości tej zaległości. Te dwie kwestie trzeba sprawdzić.]

„Po złożeniu deklaracji i opłaceniu składek konieczna będzie korekta deklaracji. Co stanie się z nadpłatą składek?”
Nadpłata składek zostanie przeksięgowana proporcjonalnie na poczet przyszłych należności, czyli będzie się to odbywało po części na zasadach, obowiązujących obecnie, czyli, jeżeli będziemy mieć nadpłatę, to zostanie ona przeksięgowana, choć teraz w troszeczkę inny sposób, bo na zasadzie proporcjonalności.    

„Czy przedsiębiorca lub dłużnik rzeczowy bądź też syndyk będzie miał generowany numer rachunku składkowego?”
Jak najbardziej.    

„Czy płatnik będzie informowany o podziale czy istniejącym zadłużeniu na swoim koncie?”
Póki co nie – taka jest odpowiedź z ZUSu.

Drodzy Państwo, jeżeli chodzi o dzisiejsze spotkanie, to są już wszystkie informacje, które chciałam Państwu przekazać. Zachęcam do przeglądania naszych informacji na blogach – tam jest ich dużo także o tym, o czym rozmawialiśmy dzisiaj. Dziękuję Państwu serdecznie.