Każdy właściciel firmy, który udaje się w służbową podróż zagraniczną ma możliwość jej późniejszego rozliczenia. Należy jednak wiedzieć, że występują tu pewne różnice w stosunku do wyjazdu krajowego. Z czym wiąże się więc delegacja zagraniczna przedsiębiorcy?

Wyjazd należy odpowiednio udokumentować

W przypadku delegacji przedsiębiorcy rozliczanie kosztów możliwe jest nie tylko w przypadku podróży krajowych, ale również zagranicznych. Mechanizm rozliczania jest tu podobny do tego, który obowiązuje pracowników. Oczywiście nikt nie zwróci właścicielowi firmy wydatków poniesionych w czasie wyjazdu. Istnieje jednak możliwość, aby zaliczyć je do kosztów działalności, co pozwoli na obniżenie podatku dochodowego.

W myśl przepisów delegacja zagraniczna przedsiębiorcy może zostać rozliczona w kosztach jedynie w sytuacji, gdy taki wyjazd jest związany z działalnością i właściciel firmy potrafi to udowodnić. Mogą temu posłużyć m.in.:

  • faktury,
  • zawarte umowy,
  • materiały ze spotkań biznesowych,
  • inne materiały – foldery reklamowe, notatki, e-maile, wizytówki, itp.

Brak dowodów na powiązanie delegacji z działalnością może sprawić, że urzędnicy zakwestionują koszty służbowego wyjazdu.

Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy – jakie wydatki można rozliczyć?

Wyjazd przedsiębiorcy w pewnych aspektach przypomina delegacje pracownicze. Właściciel firmy, który wybrał się w służbową podróż za granice może rozliczyć w kosztach m.in.:

  • wydatki na przejazd (np. paliwo, bilety, taksówki),
  • koszty noclegu,
  • inne koszty związane z wyjazdem (np. opłata za udziału w szkoleniu),
  • diety (opisane poniżej).

W przeciwieństwie do wyjazdu krajowego delegacja zagraniczna przedsiębiorcy pozwala na udokumentowanie zakupu paliwa paragonem z zagranicznej stacji benzynowej (nie jest potrzebna faktura). Paragon powinien jednak zawierać określone dane, m.in.: ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu oraz datę i pieczątkę sprzedawcy. Co więcej na odwrocie paragonu przedsiębiorca powinien wpisać swoje nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj zakupionego towaru.

Od czego zależy zagraniczna dieta?

Przedsiębiorca, który wybiera się w zagraniczną delegację ma również możliwość rozliczenia kosztów wyżywienia, ale nie na podstawie faktur czy paragonów. W tym celu stosuje się mechanizm tzw. diet, którego zasady są trochę inne niż w przypadku wyjazdów krajowych. W przypadku delegacji:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – przedsiębiorcy należy się połowa diety,
  • powyżej 12 godzin – dostępna jest cała dieta.

Przy podróży poza granice Polski wysokość diety zależy nie tylko od długości trwania delegacji, ale również od kraju przeznaczenia. Przykładowe diety przy wyjeździe zagranicznym wyglądają następująco: Niemcy – 49 euro, Francja – 50 euro, Rosja – 48 euro, Ukraina – 41 euro, Stany Zjednoczone – 59 dolarów.

Przy wyliczaniu diety należy wziąć pod uwagę również niepełne doby. Z tego powodu istotne jest, by ustalić dokładny czas trwania podróży. W przypadku wyjazdu środkiem komunikacji lądowej (samochód, pociąg, autobus itp.), jego czas liczony jest od momentu przekroczenia granicy. Z kolei jeśli przedsiębiorca wybiera się w delegację samolotem lub statkiem ważny jest moment wylotu z lotniska lotniska albo wypłynięcia z portu.

Zaksięgowanie diety wymaga stworzenia dowodu wewnętrznego zawierającego kwotę obliczoną według długości trwania wyjazdu. Konkretną wartość powinno się przeliczyć na złotówki zgodnie ze średnim kursem NBP z dnia poprzedzającego powrót.

Należy przeliczyć wydatki w obcych walutach

Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy wiąże się ponadto z koniecznością przeliczania walut. Odnosi się to nie tylko do faktycznych wydatków, ale również do kwot diet. Przedsiębiorca przed zaliczeniem wydatków do kosztów powinien właściwą kwotę przeliczyć na złotówki.

Trzeba to zrobić według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu – najczęściej jest to dzień wystawienia faktury. Z kolei w przypadku diet przeliczenia dokonuje się stosując kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Masz problemy z rozliczeniem delegacji? Księgowi inFaktu Ci w tym pomogą

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuj regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!