Założenie konta firmowego przed i po rejestracji działalności
Większość przedsiębiorców, nawet jeżeli prawo nie nakłada na nich obowiązku posiadania konta firmowego, decyduje się na otwarcie osobnego rachunku – przeznaczonego tylko do transakcji biznesowych. Kiedy najwcześniej można założyć takie konto i czy można zrobić to jeszcze przed rejestracją działalności – odpowiedzi na te pytania udzielamy poniżej w przewodniku inFaktu.
- Czym jest konto firmowe i dlaczego jest ważne?
- Rejestracja działalności w CEIDG a data faktycznego rozpoczęcia
- Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
- Otwarcie konta „z datą przyszłą”
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czy musisz mieć konto firmowe?
- Czy można założyć konto firmowe przed rejestracją działalności
- Jakie są wymagania prawne i formalne dotyczące otwarcia rachunku biznesowego
- Jakie dokumenty musisz przygotować, aby założyć rachunek firmowy w banku
Czym jest konto firmowe i dlaczego jest ważne?
Konto firmowe to rachunek bankowy dedykowany wyłącznie do rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na ogół – zakładając JDG nie musisz otwierać osobnego konta firmowego, jednak od tej zasady jest kilka wyjątków.
Zgodnie z polskimi przepisami, prowadząc niektóre formy działalności gospodarczej, np. spółkę cywilną, spółkę jawną – musisz obowiązkowo posiadać firmowy rachunek. Takie konto będzie także niezbędne, jeżeli w swojej działalności chcesz korzystać z terminala płatniczego do przyjmowania płatności od klientów albo jesteś VAT-owcem i chcesz znaleźć się na tzw. Białej Liście Podatników VAT. Więcej o tym, czym jest Biała Lista Podatników VAT dowiesz się z tego filmu.
Dodatkowym atutem posiadania firmowego konta jest przejrzystość operacji finansowych – przelewy firmowe nie występują na jednym wyciągu obok prywatnych transakcji. Ponadto, jeżeli z firmowego konta uiszczasz przelewy do US i ZUS, urzędy będą miały wgląd tylko w firmowe transakcje, a nie w Twoje prywatne płatności – jak byłoby to w przypadku, gdyby podatki i składki na ZUS opłacano z rachunku osobistego.
Połącz swój bank z aplikacją inFakt, a prowadzenie firmy będzie jeszcze łatwiejsze!
Co więcej, jeżeli jako przyszły przedsiębiorca chcesz zostać wyłącznie przy rachunku osobistym, przed założeniem JDG dokładnie warto sprawdzić zapisy regulaminu banku, w którym posiadasz prywatne konto.
Ważne
Zdarza się, że banki zabraniają dokonywania transakcji biznesowych z prywatnego konta i wtedy konieczne będzie założenie rachunku przeznaczonego dla firm.
Podsumowując, firmowy rachunek to komfort i przejrzystość prowadzenia firmy. Posiadając takie konto masz w jednym miejscu dostęp do płatności, faktur i wpłat związanych z biznesem. Z kolei w razie kontroli ze skarbówki, urzędnicy weryfikują jedynie firmowy rachunek, na którym wszystkie transakcje dotyczą Twojej działalności, a nie prywatnych spraw.
Więcej o firmowych kontach bankowych przeczytasz w naszym kompendium Czy trzeba mieć konto firmowe?
Rejestracja działalności w CEIDG a data faktycznego rozpoczęcia
Otwierając własną jednoosobową działalność gospodarczą, składasz wniosek o wpis do CEIDG na formularzu CEIDG-1. Możesz dokonać tego online, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo listownie – do właściwego urzędu. Cały proces szczegółowo opisujemy w artykule inFaktu na temat zakładania własnej firmy.
W formularzu tym – obok różnych danych dotyczących Twojej osoby i przyszłej działalności – określasz również faktyczną datę rozpoczęcia działalności. Data ta nie może być jednak wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku o wpis do CEIDG. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przedsiębiorca określił, by była to data późniejsza niż dzień złożenia wniosku.
Wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG automatycznie wysyłane jest zgłoszenie identyfikacyjne do urzędu skarbowego. Następnie urząd skarbowy nadaje Ci numer NIP.
Podobnie jest z numerem REGON, o którego nadanie również wnioskujesz wraz ze złożeniem formularza CEIDG-1.
Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
Ze względów formalnych, nie można założyć konta firmowego przed zarejestrowaniem się w CEIDG. W formularzu CEIDG-1 zawsze podajesz numer swojego konta osobistego. Dopiero po rejestracji firmy możesz otworzyć w banku dedykowany rachunek biznesowy i zaktualizować numer rachunku w bazie CEIDG.
Możesz jednak założyć konto po rejestracji, ale przed datą faktycznego rozpoczęcia działalności – jeżeli we wniosku o wpis do CEIDG określiłeś późniejszą datę faktycznego rozpoczęcia działalności.
Wymagania formalne i prawne
Po rejestracji firmy w CEIDG, możesz udać się do wybranego banku, aby otworzyć firmowe konto. Do otwarcia takiego rachunku przygotuj następujące dokumenty:
- wpis do CEIDG (np. dokument PDF wygenerowany w aplikacji mObywatel)
- zaświadczenie o nadaniu numerów NIP i REGON
Uwaga! Jeżeli prowadzisz spółkę w banku dodatkowo wymagane będą jeszcze:
- zamiast wpisu do CEIDG – odpis z KRS
- umowa spółki
- potwierdzenie wybranej formy prawnej działalności gospodarczej
Warto wiedzieć
Przy podpisywaniu umowy na założenie konta firmowego w banku warto zwrócić uwagę na prowizje. Banki często nakładają na przedsiębiorców opłaty np. za prowadzenie konta, dokonywane przelewy, posiadanie karty.
Otwarcie konta „z datą przyszłą”
Jak wspomnieliśmy wyżej, nie możesz założyć firmowego konta bez rejestracji firmy w CEIDG. Dopiero po rejestracji możesz udać się do banku w celu utworzenia rachunku dla biznesu.
Jeżeli Twoja działalność ruszy dopiero gdy upłynie określony czas po rejestracji w CEIDG (np. firma zarejestrowana w marcu 2025 r., a faktycznie chcesz rozpocząć działalność dopiero w lipcu 2025 r.), to w okresie między rejestracją a faktycznym startem możesz otworzyć w banku konto firmowe z tzw. datą przyszłą.
Datę przyszłą możesz określić jako datę faktycznego rozpoczęcia działalności. W ten sposób możesz uniknąć opłat m.in. za prowadzenie konta jeszcze przed startem firmy.
Korzyści i ryzyka wcześniejszego założenia konta firmowego
Wcześniejsze założenie konta firmowego – jeszcze przed początkiem faktycznej działalności ma 1 główną zaletę – zyskujesz czas. Po założeniu konta masz więcej czasu na zmianę danych w CEIDG (wcześniej przy rejestracji w CEIDG podajesz prywatny numer rachunku). Do tego jeżeli w działalności będziesz używał terminala płatniczego – możesz wcześniej rozpocząć jego instalację, bo będziesz już posiadaczem firmowego rachunku.
Ryzykiem związanym z wcześniejszym założeniem konta firmowego jest narażenie na dodatkowe koszty. Często za samo prowadzenie takiego rachunku banki pobierają prowizje, nawet gdy nie dokonuje się żadnych transakcji. Jeżeli więc otworzysz rachunek przed faktycznym rozpoczęciem działalności, możesz być stratny.
Podsumowanie
Mówiąc o firmowym koncie bankowym, pamiętaj, że takiego konta nigdy nie możesz założyć przed rejestracją firmy w CEIDG. Dopiero po rejestracji możesz udać się do banku w celu założenia konta. Biznesowy rachunek możesz utworzyć z datą przyszłą, przypadającą na dzień faktycznego startu prowadzenia działalności.
Decydując się na otwarcie firmowego konta – weź pod uwagę wszystkie prawne kruczki, jak np. to, czy przepisy nie nakładają na Ciebie obowiązku posiadania biznesowego rachunku (bo np. zakładasz spółkę, chcesz posiadać terminal) i jakie prowizje ustala dla kont firmowych wybrany przez Ciebie bank.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o możliwość założenia konta firmowego przed rozpoczęciem działalności
W tym dziale odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania o firmowe konta.
Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
Nie, założenie konta firmowego jest możliwe dopiero po rejestracji działalności i uzyskaniu właściwych numerów identyfikacyjnych (NIP, REGON).
Czy mogę założyć konto firmowe bez NIP i REGON?
Nie, do otwarcia konta firmowego zawsze musisz być już posiadaczem numerów NIP i REGON, które trzeba przedstawić podczas wizyty w banku. Dlatego firmowy rachunek możesz założyć dopiero po uzyskaniu tych numerów w ramach rejestracji w CEIDG.
Czy data otwarcia konta musi się pokrywać z datą rozpoczęcia działalności?
Nie, firmowe konto możesz otworzyć zarówno przed faktyczną datą rozpoczęcia działalności (ale już po rejestracji firmy w CEIDG) lub po tej dacie. Jednak praktyczniejszym rozwiązaniem wydaje się otwarcie konta w dniu faktycznego rozpoczęcia działalności, by:
- uniknąć opłat za prowadzenie konta, które jest nieużywane
- używać konta do firmowych opłat i wpływów od momentu faktycznego startu działalności
Co się stanie, jeśli zmienię datę rozpoczęcia działalności, a mam już otwarte konto firmowe?
Z formalnego punktu widzenia nic się nie stanie. Możesz posiadać konto firmowe, nawet jeżeli faktycznie nie zacząłeś prowadzić jeszcze działalności. Jeżeli jednak okres między otwarciem konta a faktycznym startem firmy będzie długi – sprawdź w banku, czy nie poniesiesz wysokich opłat za posiadanie firmowego konta, które nie będzie używane.
Czy możliwe jest używanie konta osobistego w działalności gospodarczej?
Tak, jest to możliwe w przypadku JDG, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców bez obowiązku wpisu na listę podatników VAT oraz bez konieczności stosowania split payment. Sprawdź jednak, czy Twój bank na to pozwala.
Podziel się nim ze znajomymi
