Matematyk, który zajmuje się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna z własnej praktyki.

Co daje mi zgłoszenie do VAT-UE? Kiedy muszę dokonać takiego zgłoszenia? Jakich formalności należy dopełnić, aby zarejestrować się do VAT-UE? Czy muszę składać dodatkowe dokumenty? Co dla mnie oznacza rejestracja do VAT-UE? Pytań wiele, a po odpowiedzi zapraszam do wpisu.

Co daje mi zgłoszenie do VAT-UE?

Zgłoszenia do VAT-UE może dokonać każdy przedsiębiorca, czyli zarówno ten rozliczający VAT (czynny), jak i korzystający ze zwolnienia. Ta rejestracja nie oznacza obowiązku dodatkowej zapłaty jakiegoś podatku. Rejestracja do VAT-UE to jedynie dodanie przed NIP-em przedrostka PL i nie wiążę się ona z żadnym dodatkowym zobowiązaniem. Wpisywanie prefiksu PL przed NIP-em jest ważne w transakcjach z podatnikami z UE, którzy dzięki temu symbolowi wiedzą, że mają do czynienia z firmą.

Odpowiadając wprost na pytanie, co daje mi zgłoszenie do VAT-UE, to rejestracja i wpisanie przedrostka PL przed NIP-em jest dla kontrahenta z UE potwierdzeniem, że ma do czynienia z podatnikiem i nie dolicza do swoich usług podatku VAT, tylko wystawia dla mnie fakturę bez VAT-u.

Analogicznie działa sytuacja w drugą stronę, czyli gdy ja chcę wystawić fakturę dla firmy z UE bez VAT-u. Wówczas sprawdzam, czy jest zarejestrowana do VAT-UE. Potwierdzenie rejestracji kontrahenta do VAT-UE warto podpiąć sobie pod fakturę sprzedaży dla potwierdzenia, że transakcja została poprawnie zafakturowana. Należy pamiętać, że za jakiś czas podatnik może np. zamknąć firmę i nie będzie opcji udowodnienia, że na moment sprzedaży była zarejestrowany do VAT-UE.

Przykład 1 – Pan Jan jest programistą. Sprzedaje swoje usługi dla firmy z Niemiec. Po uzyskaniu NIP-u kontrahenta i sprawdzeniu, że jest zarejestrowany do VAT-UE w systemie VIES może wystawia fakturę z NP i adnotacją odwrotne obciążenie (faktura bez VAT).

Przykład 2 – Pan Paweł prowadzi sklep z materiałami biurowymi. Sprzedaje swoje towary dla konsumenta (osoby prywatnej) z Austrii. Nabywca nie jest zarejestrowany do VAT-UE, zatem należy wystawić fakturę ze stawką polską obowiązującą na dany towar.

Jak dokonać zgłoszenia do VAT-UE?

Rejestracja do VAT-UE odbywa się na druku VAT-R. Przedsiębiorca zaznacza odpowiednie pola. W obecnej 13. wersji dokumentu zaznaczamy pola w części C.3.

Gdzie mogę sprawdzić, czy mój kontrahent jest zarejestrowany do VAT-UE?

To czy dany przedsiębiorca jest zgłoszony do VAT-UE można sprawdzić w systemie VIES. W celu weryfikacji należy podać nazwę państwa i numer VAT kontrahenta. Wystawiając fakturę dla kontrahenta, jak już wyżej wspomniałam warto mieć załączony ten druk. VIES daje możliwość pobrania potwierdzenia w pdf.

Przykład 3 – Pan Jacek sprzedaje biżuterię. Otrzymał zlecenie od firmy z Włoch, która jest zarejestrowana do VAT-UE. Została wystawiona faktura ze stawką 0%. Po jakiś czasie firma włoska została zamknięta i nie widniała już w systemie VIES, jako przedsiębiorstwo zarejestrowane do VAT-UE. Pan Jacek nie pobrał potwierdzenie z VIES i niestety pechowo miał kontrolę, podczas której nie umiał udowodnić, że firma włoska była zarejestrowana do VAT-UE. W wyniku tego musiał naliczyć i opłacić VAT obowiązujący na biżuterię w Polsce.

Czy rejestracja do VAT-UE wiążę się z dodatkowymi obowiązkami?

Zgłoszenia do VAT i do VAT-UE dokonuje się na tym samym formularzu VAT-R, a mimo to po dokonaniu każdego ze zgłoszeń składa się osobny dokument – deklarację lub informację podsumowującą.

Przedsiębiorcy zgłoszeni do VAT-UE oraz:

  • korzystający ze zwolnienia z VAT składają jedynie informacje podsumowującą VAT-UE,
  • rozliczający VAT (czynny podatnicy VAT) składają informacje podsumowującą VAT-UE i deklaracje VAT-7 (rozliczenia miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenia kwartalne).

Przy okazji poruszania tematu informacji VAT-UE, przypomnę że jeśli sprzedajemy do krajów spoza UE np. Ukrainy, Rosji, RPA to nie zgłaszamy się do VAT-UE. W informacji VAT-UE wykazujemy wyłącznie transakcje z kontrahentami unijnymi.

Jeśli w informacji podsumowującej VAT-UE wystąpi błąd to wówczas korektę dokumentu składamy na druku VAT-UEK.

Przy jakich transakcjach muszę dokonać zgłoszenia do VAT-UE?

Rejestracja do VAT-UE jest konieczna, jeśli przedsiębiorca dokonuje zakupów towarów/usług z UE lub sprzedaje towary/usługi do UE. Na informacji podsumowującej wykazywana jest sprzedaż towarów/usług i zakup towarów. Nie jest wykazywany natomiast zakup usług z UE.