Konieczność wprowadzenia poprawek do wystawionej faktury istnieje w szeregu przypadków, np. ze względu na popełniony błąd czy zwrot towaru. Przedsiębiorcy często nie wiedzą jak w danej sytuacji postąpić – anulować dokument czy zdecydować się na jego korektę? Sposób postępowania zależy od wielu czynników.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Działający na rynku od szeregu lat przedsiębiorcy świetnie zdają sobie sprawę z faktu, że przy wystawianiu faktur często dochodzi do problematycznych sytuacji. A to na dokumencie pojawi się błędna cena, a to nie zgadza się stawka podatku VAT. W sytuacjach pojawienia się błędów liczbowych konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Niejednokrotnie zdarza się również, że klient nie przyjmie towaru. Jak należy wtedy postąpić? Otóż przedsiębiorca często zobligowany jest również w takim przypadku do wystawienia faktury korygującej. Ma to miejsce np. jeśli klient:

  • reklamuje towar,
  • zwraca towar zakupiony w ramach sprzedaży wysyłkowej bez podania przyczyny (ma do tego prawo w terminie do 10 dni od jej dostarczenia),
  • otrzymał fakturę jednak usługa nie została wykonana lub kontrahent nie przyjmuje jej wykonania.

Potwierdzenie odbioru korekty – czy jest konieczne?

Istotne jest również uzyskanie potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Z czego to wynika? Otóż według ogólnej zasady uzyskanie potwierdzenia odbioru korekty faktury przez klienta daje możliwość obniżenia VAT-u. Od początku 2014 r. istnieje od tej zasady pewien wyjątek.

Zgodnie z nim VAT można obniżyć nie posiadając takiego potwierdzenia. Stanie się tak jeśli nabywca towaru/usługobiorca zdaje sobie sprawę, że transakcja została przeprowadzona prawidłowo, ale uzyskanie jego potwierdzenia nie było możliwe. Przedsiębiorca powinien jednak potrafić udokumentować próbę doręczenia faktury korygującej (np. przedstawiając potwierdzenie z poczty, korespondencję e-mailową).

W takiej sytuacji VAT można obniżyć za okres, w którym zostały spełnione powyższe założenia.

Fakturę można anulować tylko w wyjątkowych przypadkach

A jak w świetle regulacji wygląda anulowanie faktury? Należy wiedzieć, że przepisy nie odnoszą się do takiej kwestii choć taka operacja jest możliwa – dzieje się tak jednak tylko w wyjątkowych sytuacjach. Przede wszystkim, żeby przedsiębiorca mógł anulować fakturę muszą być łącznie spełnione dwa warunki:

  1. Nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostawy towarów.
  2. Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli nie została przekazana klientowi.

Do takich sytuacji dochodzi jednak sporadycznie, np. przedsiębiorca wystawił fakturę i zanim wysłał ją do klienta zauważył, że zawiera błędne informacje. Dzieje się tak również, kiedy klient odmówił przyjęcia przesyłki, albo wróciła ona do firmy (choćby z powodu nieprawidłowego adresu).

Anulowanie faktury jest więc dopuszczalne jedynie, gdy została wydrukowana, ale nie trafiła do klienta. Takiego dokumentu nie należy wprowadzać do ewidencji VAT i wykazać w deklaracji VAT. Przedsiębiorca zobligowany jest jednak do jego przechowywania. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi anulowanie faktury sprowadza się do jej przekreślenia oraz takiego opisania, które uniemożliwia powtórne wykorzystanie.