KSeF – faktury dla osób fizycznych. Obowiązek czy dobrowolność?
Czy należy wystawiać fakturę dla osoby fizycznej w KSeF? Według przepisów nie ma takiej konieczności. Oznacza to, że faktury dla konsumentów, którzy nie prowadzą działalności, nie muszą przechodzić przez KSeF. Oczywiście system e-faktur pozwala na ich wystawianie – jednak jest to dobrowolne.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czy w KSeF należy wystawiać fakturę dla osoby fizycznej
- kto skorzysta ze zwolnień z KSeF
- jak wystawić e-fakturę w KSeF dla osoby fizycznej
KSeF – faktura dla osoby fizycznej
Krajowy System e-Faktur to rewolucja, która dotyczy praktycznie wszystkich polskich przedsiębiorców. W poprzednich tekstach pisaliśmy już, od kiedy obowiązkowy jest KSeF, a także co to jest faktura ustrukturyzowana oraz certyfikaty KSeF. Wskazywaliśmy też, że system obowiązujący od 2026 roku będzie wprowadzany etapowo. Przeczytaj koniecznie więcej o starcie systemu w lutym.
W tym wpisie zajmujemy się kolejną ważną kwestią – fakturą dla osoby fizycznej w KSeF.
Na początku warto przytoczyć definicję osoby fizycznej. Jest to określenie każdego człowieka w prawie cywilnym – zarówno obywatela Polski, jak i cudzoziemca. Osoba fizyczna ma zdolność prawną, co oznacza, że jest podmiotem praw i obowiązków (np. może stać się właścicielem nieruchomości). Co istotne, po skończeniu 18 lat zyskuje pełną zdolność do czynności prawnych (np. zawieranie umów czy rozporządzanie swoją własnością). Porównaj, czym różni się osoba fizyczna od osoby prawnej.
Mówiąc w skrócie – osoba fizyczna to konsument, a nie firma.
Rozliczanie faktur w KSeF? Z inFaktem to proste, szybkie i intuicyjne. Sprawdź naszą aplikację i dołącz do grona zadowolonych użytkowników! Poznaj też opcję KSeF za 0 zł w inFakcie.
KSeF a faktura dla osoby fizycznej – obowiązek czy dobrowolność?
Faktura dla osoby fizycznej w KSeF jest dobrowolna. Oznacza to, że możesz ją wystawić, ale nie musisz. Dotyczy to faktur B2C (business to consumer) tworzonych zarówno przed 1 lutego 2026 roku (obowiązkowy KSeF), jak i po tej dacie. Zwolnienie wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
Co więcej, jeśli osoba fizyczna prowadząca JDG będzie kupowała u Ciebie towary czy usługi prywatnie, czyli na własny użytek – nie w imieniu swojej firmy, również nie musisz wystawiać dla niej faktur w KSeF.
Chcesz jeszcze lepiej przygotować się na e-faktury? Sprawdź naszą bezpłatną inFolinię KSeF – ponad 100 księgowych czeka na Twoje pytania!
Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF
Warto nadmienić, że wspomniana już wcześniej Ustawa o VAT przewiduje zwolnienie z obowiązku wystawiania faktury w KSeF w 6 przypadkach. Obowiązek e-fakturowania w KSeF nie dotyczy:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
- podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (np. procedura VAT IOSS w zakresie SOTI)
- podatnika, który wystawia dokument na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
- odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s
- podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1
Ważne
Należy doprecyzować, że zgodnie z Ustawą o VAT zarówno podatnicy zwolnieni podmiotowo, jak i przedmiotowo z VAT nie są wyłączeni z obowiązku stosowania KSeF.
Faktura dla osoby fizycznej a KSeF – jak wystawić dokument?
Co do zasady w KSeF nie musisz wystawiać faktur dla osób fizycznych, czyli konsumentów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Masz jednak taką możliwość i możesz wystawić je w KSeF nieobowiązkowo.
Pamiętaj jednak o ważnych elementach takiego działania:
- Wystaw fakturę w KSeF – skorzystaj z ulubionego programu do e-fakturowania i wystaw nowy dokument; z aplikacją inFakt zrobisz to w kilka sekund – sprawdź koniecznie opcję KSeF w inFakcie za 0 zł!
- Udostępnij fakturę klientowi – możesz umówić się na konkretny sposób udostępnienia faktury KSeF, np. w formie drukowanej czy jako PDF. Wizualizację faktury pobierzesz z rządowej aplikacji lub aplikacji inFakt.
- Przekaż numer faktury KSeF do kontrahenta – pamiętaj, że osoba prywatna (bez firmy i bez nadanego NIP) nie ma dostępu do KSeF. Możesz jej też przekazać numer KSeF faktury, co pozwoli odebrać dokument.
- Klient może pobrać fakturę – korzystając z trybu anonimowego dostępu, Twój klient może pobrać nową fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF.
Podsumowanie
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie ma obowiązku wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tego typu faktury B2C można tworzyć dobrowolnie. Zwolnienia z obowiązku działania w KSeF dotyczą różnych przypadków, w tym podatników zagranicznych oraz konsumentów indywidualnych.
Warto pamiętać, że nawet pomimo zwolnienia z KSeF, zawsze można wystawiać e-faktury w systemie nieobowiązkowo.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o faktury w KSeF dla osób fizycznych
Czy muszę wystawiać fakturę dla osoby fizycznej w KSeF?
Nie, wystawianie faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w KSeF jest dobrowolne.
Czy istnieją wyjątki od obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF?
Tak, zwolnienia dotyczą m.in. podatników zagranicznych oraz konsumentów indywidualnych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej.
Jak wystawić fakturę dla osoby fizycznej w KSeF?
Możesz wystawić fakturę w KSeF (np. z aplikacją inFakt) i przekazać numer KSeF tej faktury kontrahentowi, który może pobrać ją z Aplikacji Podatnika KSeF lub uzgodnić udostępnienie jej w inny sposób, np. jako PDF lub wydruk.
KSeF – od kiedy będzie obowiązywał?
Obowiązkowe wystawianie faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie dla wszystkich przedsiębiorców etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości faktur sprzedażowych do 10 tys. zł brutto miesięcznie
Wszystkie firmy są zobowiązane odbierać faktury w KSeF od lutego 2026 roku! Przenieś swoją księgowość do inFaktu i przekonaj się, jak intuicyjny może być nowy system.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do obrotu fakturami. Możesz tu wystawiać, odbierać i przechowywać faktury ustrukturyzowane, czyli e-Faktury. Koniec z fakturami papierowymi czy w PDF, przedsiębiorca będzie zobowiązany wystawić e-faktury w systemie KSeF.
Podziel się nim ze znajomymi
