Czym jest e-faktura w KSeF? Faktura ustrukturyzowana
E-faktura to ujednolicony dokument w KSeF, zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów. Oficjalnie e-faktury nazywamy fakturami ustrukturyzowanymi. Za chwilę będą obowiązywały wszystkich przedsiębiorców – faktura ustrukturyzowana to kluczowy element Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tu znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć na ten temat!
- Czym jest e-faktura i jak działa w KSeF?
- Faktury ustrukturyzowane – od kiedy obowiązkowe?
- Jak wystawić e-fakturę / fakturę ustrukturyzowaną?
- Jakie faktury będą wystawiane w KSeF?
- Jakie faktury będą wyłączone z KSeF?
- E-faktury KSeF – co jeszcze warto wiedzieć?
- Podsumowanie
- FAQ – najczęściej zadawane pytania o e-faktury i faktury ustrukturyzowane w KSeF
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest e-faktura i jak działa w KSeF
- jak wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane
- od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i jakie przyniesie korzyści
- jakie dokumenty trzeba będzie wystawiać w KSeF, a które będą wyłączone
Dołącz na naszym kolejnym spotkaniu, by zadać swoje pytanie o KSeF!
KSeF z inFaktem: za darmo i w pełni intuicyjnie. Odbieraj i wysyłaj e-faktury. Wypróbuj nową opcję KSeF za 0 zł.
Czym jest e-faktura i jak działa w KSeF?
Wielu przedsiębiorców wystawiało do tej pory faktury w formatach PDF, DOC czy XLS, a także wysyłając je do kontrahentów drogą mailową lub tradycyjnie – pocztą czy wręczając dokument osobiście. Krajowy System e-Faktur zmienia całkowicie dotychczasowe zasady. W KSeF obowiązują faktury ustrukturyzowane – dokumenty, które wpisują się w specjalny schemat Ministerstwa Finansów.
Faktura ustrukturyzowana:
- jest zapisana w formacie XML
- ma ujednoliconą strukturę
- musi mieć wypełnione wszystkie pola wskazane przez MF
- opisana jest dodatkowym numerem KSeF
Co to oznacza dla Ciebie? To ciągle ta sama faktura, którą znasz! Zawiera te same informacje:
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Opis towaru lub usługi
- Kwoty
- Stawki VAT
- Daty
Są jednak pewne różnice między klasyczną, dzisiejszą fakturą, a e-fakturą, która:
- Zapisana jest w formacie XML, który „rozumieją” komputery
- Nie można w niej pominąć żadnego obowiązkowego pola
- Ma dodatkowy numer KSeF
- Można ją wydrukować lub zapisać jako PDF do wizualizacji
Ważne
W razie potrzeby e-fakturę można wydrukować i przekazać klientowi wizualizację. Będzie posiadała specjalny kod QR potwierdzający oryginalność.
Jesteśmy gotowi na KSeF! Z aplikacji inFaktu wysłaliśmy już ponad milion faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Dołącz do nas!
Faktury ustrukturyzowane – od kiedy obowiązkowe?
Ujednolicona wersja tradycyjnych faktur – tzw. faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura – będzie obowiązywać praktycznie wszystkich przedsiębiorców od 2026 roku.
Wprowadzenie systemu KSeF podzielone jest na dwa główne etapy:
- Etap 1: Od 1 lutego 2026 roku – system będzie obowiązkowy dla największych podmiotów (obrót brutto ze sprzedaży za 2024 rok powyżej 200 mln zł); od lutego wszystkie firmy (mniejsze i większe) muszą też odbierać faktury przez KSeF.
- Etap 2: Od 1 kwietnia 2026 roku – system KSeF obowiązkowy dla wszystkich firm (odbieranie i wysyłanie dokumentów); wyjątek stanowią mikroprzedsiębiorcy z łączną wartością miesięcznej sprzedaży na fakturach wraz z podatkiem do 10 tys. zł (KSeF obowiązuje ich od 2027 roku).
Jak wystawić e-fakturę / fakturę ustrukturyzowaną?
Do wystawienia faktur ustrukturyzowanych teoretycznie nie jest konieczne specjalne narzędzie. Ministerstwo Finansów udostępnia bowiem aplikacje podatnika, która sprawdzi się szczególnie w mniejszych biznesach. Jest to jednak rozwiązanie niepraktyczne i niewygodne – najkorzystniejsze będzie skorzystanie z oprogramowania zewnętrznego.
Jeśli jednak Twoja firma generuje sporo dokumentów lub współpracujesz z wieloma kontrahentami – bezpłatne narzędzia mogą okazać się niewystarczające. Aplikacja Podatnika KSeF czy rozwiązanie mobilne od MF, nie odbierają automatycznie faktur z KSeF, nie informują o nowych fakturach w KSeF, mają ograniczone funkcje, a przy tym sprawdzają się najlepiej w przypadku małych podmiotów.
Przykład
Pan Krystian jest freelancerem. Wystawia maksymalnie 5 faktur miesięcznie i odbiera jedynie 4 dokumenty. Podstawowe aplikacje MF mogą być dla niego - w teorii - wystarczające. Musi jednak pamiętać tu o samodzielnym sprawdzeniu, czy wpłynęły nowe faktury (KSeF nie wysyła powiadomień) oraz jest zobowiązany pobierać dokumenty i przekazywać je do swojej księgowości. Z aplikacją inFakt wszystko to działoby się automatycznie, a Pan Krystian miałby więcej czasu na prowadzenie firmy.
Szukasz narzędzia, które połączysz łatwo z KSeF? Przenieś księgowość do inFaktu. Nasza intuicyjna aplikacja inFaktu usprawni Twoją księgowość i pomoże Ci wystawiać e-faktury!
Zadaj pytanie o KSeF - Księgowy inFaktu wróci do Ciebie z odpowiedzią. Za darmo!
Chcesz za darmo porozmawiać z naszymi księgowymi o KSeF? Zadzwoń i zapytaj o e-faktury 📞 +48 22 123 10 80
Jakie faktury będą wystawiane w KSeF?
W KSeF przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo wystawiać wszystkie faktury B2B dla kontrahentów krajowych, a także faktury dla kontrahentów zagranicznych dotyczące:
- Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT)
- Eksportu towarów
- Eksportu usług
KSeF eliminuje obieg dokumentów papierowych na krajowym podwórku, jednak podmioty zagraniczne nie będą miały dostępu do KSeF. Dlatego faktury wystawione dla tych podmiotów muszą zostać:
- Przesłane do KSeF (obowiązkowo)
- Dodatkowo wizualizacje dostarczone kontrahentowi tradycyjną drogą (mail, poczta)
Jakie faktury będą wyłączone z KSeF?
Niektóre rodzaje faktur będą wyłączone z Krajowego Systemu e-Faktur. Wyłączone z obowiązkowego obiegu będą:
- Faktury uproszczone (paragony z NIP) – obowiązywać bedą tylko do 31.12.2026. Od stycznia 2027 faktury uproszczone przestaną istnieć, a przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania e-faktur dla każdej transakcji z podmiotem gospodarczym
- Faktury w procedurach szczególnych: OSS, IOSS
- Dokumenty przewozowe, jak bilety kolejowe czy komunikacji miejskiej, ale także paragony za przejazd autostradą
Faktury dla osób fizycznych będą wysyłane do KSeF dobrowolnie, ale i tak konieczne będzie dostarczenie wizualizacji faktury dla osoby, która nie jest przedsiębiorcą.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jakie faktury będą wystawiane w KSeF? Przeczytaj w naszym darmowym ebooku KSeF!
E-faktury KSeF – co jeszcze warto wiedzieć?
KSeF, a wraz z nim faktury ustrukturyzowane, to rozwiązanie, które ma uszczelnić system podatkowy i zrewolucjonizować obieg dokumentów. Warto wiedzieć, że każda e-faktura będzie miała swój własny numer KSeF. Należy go podać podczas opłacania takiej faktury, aby m.in. przeciwdziałać zatorom płatniczym.
Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać w trybie online i offline. To pozwoli działać zgodnie z obowiązującym prawem nawet podczas awarii internetu czy w razie problemów technicznych. E-faktury wystawiane w trybie online uznane są za wystawione, gdy przesyłasz je do KSeF. Oznacza to moment wystawienia faktury. Następnie nadawny jest numer KSeF i w tym momencie Twój kontrahent otrzymuje fakturę. Nie musi jej akceptować i zostaje ona automatycznie uznana za otrzymaną.
Podsumowanie
Faktura ustrukturyzowana jest kluczowym elementem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Jest to dokument o ujednoliconej strukturze, zapisany w formacie XML, który musi zawierać wszystkie wymagane pola i jest opatrzony specjalnym numerem KSeF.
System KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i rewolucjonizuje obieg dokumentów, a jego wdrożenie planowane jest w dwóch etapach: od lutego 2026 roku – KSeF jest obowiązkowy dla największych podmiotów, a od kwietnia 2026 roku dla wszystkich firm. Mikroprzedsiębiorcy (do 10 tys. zł brutto miesięcznej sprzedaży na fakturach) będą objęci tymi obowiązkami od 2027 roku. Etapowość obowiązkowego KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Każdy przedsiębiorca musi jednak być gotowy na odbiór faktur w KSeF – obowiązuje on od 1 lutego 2026 r. O uruchomieniu systemu KSeF w lutym pisaliśmy w tym artykule.
Faktury ustrukturyzowane można wystawiać zarówno online, jak i offline, co pozwala na ich użycie nawet w razie problemów technicznych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o e-faktury i faktury ustrukturyzowane w KSeF
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument o ujednoliconej strukturze, zapisany w formacie XML, stanowiący część Krajowego Systemu e-Faktur, mający na celu standaryzację i uszczelnienie systemu podatkowego. Inaczej nazywamy ją e-fakturą.
E-faktury od kiedy?
Odbieranie e-faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od lutego 2026 roku, natomiast obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF wejdzie w życie etapami. W lutym 2026 r. dla największych firm, a od kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych przedsiębiorców.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie
Obowiązek odbierania faktur w KSeF będzie dotyczy wszystkich przedsiębiorców już od lutego 2026 roku, dlatego warto być gotowym wcześniej na rewolucję w fakturowaniu.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Jakie są korzyści z używania e-faktur?
System KSeF ułatwia obieg dokumentów, zmniejsza ryzyko zatorów płatniczych i pozwala na elektroniczne księgowanie faktur, przyczyniając się do uszczelnienia systemu podatkowego.
Czy do wystawienia faktury ustrukturyzowanej potrzebne są specjalne narzędzia?
Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne aplikacje, które są odpowiednie dla mniejszych firm. Większe firmy, ale i osoby, które potrzebują łatwych, intuicyjnych i dających więcej możliwości aplikacji, powinny skorzystać z bardziej rozbudowanych rozwiązań – np. aplikacji inFakt gotowej na KSeF. Pozwala to sprostać wymaganiom Ministerstwa Finansów i łatwo obsłużyć nawet wielu kontrahentów.
Czy KSeF dotyczy wszystkich firm?
Tak, KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców. Jedyne wyłączenie jest czasowe – przedsiębiorcy, który miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, do KSeF muszą przystąpić nieco później, do końca 2026 roku.
Co to KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów do obrotu fakturami – wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-Faktur. Zamiast wysyłać fakturę e-mailem czy pocztą, przedsiębiorca będzie zobowiązany wystawić ją w systemie KSeF. Stamtąd nabywca będzie mógł ją pobrać, a sama faktura automatycznie trafi też do administracji skarbowej.
Podziel się nim ze znajomymi
