Archiwizacja dokumentów a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Jednym z głównych założeń Krajowego Systemu e-Faktur jest zminimalizowanie papierowego obiegu dokumentów. Dodatkowo system ma zapewnić możliwość bezpiecznego ich archiwizowania. Jak przełoży się to w praktyce na obowiązki archiwizacyjne każdego przedsiębiorcy?
Aktualizacja
Ustawa o KSeF została przyjęta w lipcu 2025 roku. Będzie wprowadzana etapami – w lutym 2026 (duże firmy, obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w kwietniu 2026 (pozostali przedsiębiorcy) oraz w styczniu 2027 (najmniejsze firmy – do 10 tys. zł przychodów w miesiącu). Nowe przepisy dają możliwość m.in. wystawiania faktur w trybie offline.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Krajowy System e-Faktur od lipca 2024 r. stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, natomiast od stycznia 2025 r., skorzystają z niego wszyscy przedsiębiorcy w Polsce. System będzie odpowiadał za elektroniczne wystawianie ustrukturyzowanych faktur sprzedaży.
Szukasz informacji na temat e-faktur? Skorzystaj z bezpłatnej inFolinii KSeF – księgowi inFaktu czekają na Twoje pytania!
Co zmieni KSeF?
Po wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur, w obiegu gospodarczym funkcjonować będą głównie elektroniczne dokumenty sprzedaży (z wyjątkiem np. biletów za autostradę). W efekcie przedsiębiorcy z jednej strony będą przesyłać do systemu swoje faktury sprzedaży, z drugiej strony mogą pobierać z KSeF faktury za swoje zakupy.
Dodatkowo Krajowy System e-Faktur da możliwość archiwizowania dokumentów w formie elektronicznej. Zgodnie z przepisami, faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym dokument został wystawiony.
Wystawiaj e-faktury za darmo z inFaktem! Sprawdź program do KSeF za 0 zł. Dołącz do grona zadowolonych przedsiębiorców.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty
Należy pamiętać, że standardowo czas, przez który musisz przechowywać dokumenty księgowe to 5 lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. W tym czasie organy podatkowe, mogą zażądać od Ciebie przedstawienia dowodów księgowych dotyczących danego zdarzenia gospodarczego.
Przykład
Dokumenty za 2023 rok, gdzie zeznanie składamy w 2024 roku, muszą być przechowywane aż do końca 2029 roku.
Czy po wejściu Krajowego Systemu e-Faktur trzeba archiwizować dokumenty
Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur zniknie konieczność archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych na własny koszt. Ponadto system umożliwia łatwy i szybki dostęp do dokumentów w razie potrzeby.
To dobra wiadomość. W sytuacji, gdy w ciągu roku pojawia się u ciebie dużo dokumentów księgowych, ich archiwizowanie wymaga wygospodarowania przestrzeni do ich przechowywania. To może wiązać się z generowaniem dodatkowych kosztów. Ponadto archiwizacja dokumentów wymaga poświęcenia dodatkowego czasu na ich uporządkowanie i zmagazynowanie.
Kiedy trzeba archiwizować dokumenty po wejściu KSeF
Należy jednak pamiętać o szczególnym okresie archiwizacji niektórych dokumentów, na przykład dokumentów dotyczących środków trwałych, czy wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z przepisami masz obowiązek przechowywać dokumenty przez 5 lat od końca roku, w którym doszło do zakończenia amortyzacji. W praktyce może okazać się, że dokumenty dotyczące środków trwałych muszą być przechowywane przez okres dłuższy niż 10 lat.
W takim przypadku po upływie 10 lat gwarantowanej archiwizacji w ramach KSeF, musisz samodzielnie przechowywać faktury ustrukturyzowane poza systemem, do upływu terminu przedawnienia. W związku z tym, warto rozważyć pobranie i skatalogowanie wszystkich faktur dotyczących środków trwałych, tak aby było możliwe późniejsze przedstawienie dowodów księgowych, podczas ewentualnej kontroli podatkowej.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Podziel się nim ze znajomymi
