5 plusów i 5 minusów Krajowego Systemu e-Faktur

Co do jednego wszyscy są zgodni: wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to spora zmiana. I jak każda zmiana ma ona jasne i ciemne strony. Poniżej opisujemy możliwe plusy i minusy obligatoryjnego wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

ważne

Ustawa o KSeF została przyjęta w lipcu 2025 roku. Będzie wprowadzana etapami – w lutym 2026 (duże firmy, obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w kwietniu 2026 (pozostali przedsiębiorcy) oraz w styczniu 2027 (najmniejsze firmy – do 10 tys. zł przychodów w miesiącu). Nowe przepisy dają możliwość m.in. wystawiania faktur w trybie offline.

Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.

Niepewność w kwestiach KSeF? Skorzystaj z darmowej porady na inFolinii inFaktu, gdzie ponad 100 księgowych odpowie na Twoje pytania o e-faktury. Zadzwoń już teraz!

Potencjalne plusy Krajowego Systemu e-Faktur

Póki korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie jest obowiązkowe, możemy mówić jedynie o potencjalnych wadach i zaletach tego rozwiązania. Zacznijmy od tych pierwszych.

#1 Oszczędność czasu i kosztów 

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur eliminuje konieczność drukowania, wysyłania i przechowywania tradycyjnych faktur papierowych. Dzięki temu możesz zaoszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnym procesowaniem dokumentów. Archiwizacja faktur będzie teraz zadaniem Ministerstwa Finansów. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat.

#2 Szybszy zwrot podatku VAT

Obecnie na zwrot podatku VAT przedsiębiorca czeka standardowo do 60 dni. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur skróci ten czas do maksymalnie 40 dni.

#3 Przepływ faktur między wystawcą i nabywcą będzie usprawniony

Znikną duplikaty faktur, bo Krajowy System e-Faktur ma być gwarantem, że nabywca towaru, czy usługi na pewno otrzyma.

Odbieraj i wysyłaj e-faktury bez problemów! Przetestuj KSeF w inFakcie bez opłat. Nasz darmowy program KSeF ułatwia życie polskim przedsiębiorcom.

#4 Mniej biurokracji

Dzięki KSeF zniknie obowiązek przekazywania na żądanie Urzędu Skarbowego plików JPK_FA.

#5 Mniej okazji do omijania prawa

Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur powinien – przynajmniej w teorii – ograniczyć liczbę oszustw podatkowych

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Potencjalne minusy Krajowego Systemu e-Faktur

Nowy system to także nowe wyzwania. Na jakie potencjalne minusy należy zwrócić uwagę?

#1 Awarie systemu

Krajowy System e-Faktur będzie bez wątpienia jednym z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych. A to – zwłaszcza na początku obligatoryjnego wystawiania faktur za pośrednictwem tej platformy – zwiastuje z dużym prawdopodobieństwem liczne przestoje i awarie systemu.

#2 Niejasne przepisy

Procedury, dotyczące wystawiania, przesyłania i przyjmowania faktur w sytuacji awarii systemu lub brak dostępu do internetu, mogą być kłopotliwe w stosowaniu. Trzeba też pamiętać o braku marginesu błędu przy wystawianiu faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Nie da się już „anulować faktury”, czy zmienić błędnych danych, jeśli faktura została już wysłana do systemu.

#3 Wysokie kary

Kary za niewystawienie lub nieprzekazanie e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur mogą wynieść nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanej na fakturze, która została wystawiona poza systemem. 

#4 Potrzeba dostosowania procesów biznesowych

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur może wymagać pewnych zmian w procesach biznesowych, zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo używało dotychczas tradycyjnych faktur papierowych. Konieczne może być dostosowanie systemów księgowych, szkolenie pracowników i wprowadzenie nowych procedur.

#5 Ryzyko cyberprzestępstw

Korzystanie z systemu elektronicznych faktur wiąże się z ryzykiem cyberataków i wycieku danych. Konieczne jest zabezpieczenie dostępu do systemu oraz przechowywanych danych, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia poufności informacji.

Obowiązki terminowe, kary, poprawki… wymaga to zapamiętania wielu szczegółów! O wiele wygodniej jest wprowadzać modyfikacje, gdy twoje oprogramowanie do zarządzania finansami jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Zobacz jak działa KSeF w inFakt.