Jak zmienić biuro rachunkowe?

Zastanawiasz się jak zmienić księgową? Jesteś w dobrym miejscu! Poniżej znajdziesz kompleksowy poradnik o tym, jak sprawnie i bez stresu zmienić biuro rachunkowe.

Wstęp

Zmiana biura rachunkowego to jedna z ważniejszych decyzji organizacyjnych w firmie. Wielu przedsiębiorców rozważa ją przez długi czas, ponieważ pojawiają się różne wątpliwości:

Czy nowe biuro rachunkowe będzie w stanie kontynuować prowadzenie księgowości bez błędów??
Czy zmiany księgowego można dokonać w trakcie roku podatkowego i czy to bezpieczne?
Jak wygląda przekazanie dokumentacji księgowej?
Ile czasu trwa przeniesienie księgowości do nowego biura rachunkowego?
Jakie usługi powinno oferować nowe biuro rachunkowe?

W praktyce zmiana biura rachunkowego jest procesem stosunkowo prostym, o ile zostanie dobrze zaplanowania i przeprowadza według określonych etapów. Zwykle przedsiębiorca może zmienić księgowość w ciągu kilku dni, bez ryzyka przerw w rozliczeniach podatkowych. W tym poradniku znajdziesz kompleksowe informacje o powodach zmiany biura rachunkowego, najlepszym momencie na przeniesienie księgowości, formalnościach związanych ze zmianą księgowej czy dokumentach potrzebnych do kontynuacji rozliczeń podatkowych. Wyjaśniamy, że zmiana biura rachunkowego to łatwy proces i nie należy się go obawiać, zwłaszcza jeśli istnieją przesłanki, aby wybrać nową firmę odpowiedzialną za księgowość.

Postaw na księgowość, która nie ogranicza się do rozliczania podatków, a tym samym wspiera rozwój biznesu.

Przeczytaj ten eBook, aby zmienić księgową bez obaw! Poradnik kierujemy przede wszystkim do przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczających się na podstawie KPiR lub ryczałtu, ale większość informacji będzie przydatna również dla innych form działalności.

Dlaczego przedsiębiorcy zmieniają biuro rachunkowe?

Wielu przedsiębiorców wybiera pierwsze biuro rachunkowe bardzo szybko – często na etapie zakładania firmy. Bez wiedzy dotyczącej księgowości może być to wybór przypadkowy, oparty o rekomendacje znajomych, lokalizację biura czy cenę usługi. Trudno bowiem dotrzeć do informacji, które w zrozumiały i prosty sposób wyjaśniają czego tak naprawdę można wymagać od biura rachunkowego. Ponadto, na początku działalności przedsiębiorcę zwykle bardziej interesuje rozwój biznesu, budowanie oferty i pozyskanie pierwszych klientów. Księgowość schodzi na dalszy plan. Dopiero z czasem okazuje się, że jakość współpracy z biurem rachunkowym ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo finansowe firmy. Najczęstsze powody do zmiany księgowości można podzielić na kilka kategorii.

Wybór pierwszego biura rachunkowego może być przypadkowy

Powód 1. Wątpliwości co do poprawności rozliczeń

Największy problem występuje wówczas, gdy przedsiębiorca zaczyna mieć wątpliwości co do poprawności prowadzonych rozliczeń i podejrzewa, że księgowy nie prowadzi rzetelnie jego dokumentacji. Może to wynikać z różnych sytuacji, np.:

pojawiają się niespójności w dokumentach
przedsiębiorca otrzymuje sprzeczne informacje dotyczące podatków
pojawiają się korekty deklaracji
księgowy nie potrafi wyjaśnić sposobu rozliczenia kosztów

Tę kwestię można samemu sprawdzić. KPiR nie jest skomplikowanym narzędziem rachunkowym, więc można samemu zorientować się, czy jest prowadzona poprawnie. Warto pamiętać, że za prawidłowe rozliczenie podatków odpowiada przedsiębiorca, nawet jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe. Dlatego w przypadku wątpliwości warto:

poprosić o wydruki z KPiR i zweryfikować je pozycja po pozycji
sprawdzić rejestry VAT
porównać zapisy z fakturami i wyciągami bankowymi.

Ponadto przedsiębiorca może zlecić audyt księgowy innemu biuru rachunkowemu. Taka usługa pozwala ocenić czy dokumentacja jest prowadzona prawidłowo, czy deklaracje podatkowe zostały przygotowane poprawnie, a także czy firma nie jest narażona na zaległości podatkowe. W przypadku konieczności zapłaty kar lub odsetek, w wyniku błędów, które wynikają z zaniedbań biura rachunkowego, przedsiębiorca może ubiegać się o rekompensatę z ubezpieczenia OC biura rachunkowego.

Powód 2. Brak reprezentacji przed urzędami

Profesjonalne biuro rachunkowe powinno wspierać przedsiębiorcę w kontaktach z instytucjami publicznymi. Standardem jest reprezentowanie klienta przed:

urzędem skarbowym
ZUS-em
Krajową Administracją Skarbową

Warto więc przejrzeć umowę z biurem i sprawdzić, czy taka reprezentacja jest oferowana. Zwykle obejmuje ona m.in.:

wyjaśnienie wątpliwośći urzędu
odpowiadanie na pisma
przygotowanie wyjaśnień do kontroli podatkowej
kontakt z urzędem w sprawie deklaracji

Aby księgowy mógł reprezentować przedsiębiorcę, konieczne jest udzielenie odpowiedniego pełnomocnictwa, np.:

UPL-1 – do podpisywanie deklaracji elektronicznych
PPS-1 – do reprezentacji w sprawach podatkowych

Jeżeli biuro rachunkowe nie oferuje wsparcia w kontaktach z urzędami, to przedsiębiorca musi samodzielnie zajmować się sprawami formalnymi, co bywa czasochłonne i stresujące. Brak reprezentacji to powód, aby zmienić biuro rachunkowe.

Powód 3. Brak należytego wsparcia merytorycznego

Dobry księgowy nie tylko ksieguje dokumenty, ale także pomaga przedsiębiorcy podejmować właściwe decyzje podatkowe. Pomoc merytoryczna na najwyższym poziomie to jedna z najważniejszych kwestii, jeśli chodzi o jakość usług księgowych. Jeśli więc zdarza się, że Twój księgowy:

nie jest w stanie udzielić odpowiedzi, zwłaszcza na pytania dotyczące nowych technologii (np. KSeF)
nie poszukuje odpowiedzi na Twoje pytania w przepisach
udziela odpowiedzi, które są niekonkretne lub sprzeczne z informacjami, które znajdujesz samodzielnie
nie informuje Cię o możliwościach, które mogą Ci pozwolić na obniżenie podatków
długo oczekujesz na kontakt, a na e-maile odpowiada lakonicznie i z opóźnieniem

to sygnały, że wsparcie merytoryczne jest na niskim poziomie i warto rozejrzeć się za innym biurem rachunkowym. Przykładowo przedsiębiorcy często potrzebują pomocy w takich kwestiach jak:

rozliczanie kosztów reklamy internetowej
zakup sprzętu firmowego
leasing samochodu
zmiana formy opodatkowania

Jeżeli księgowy nie jest w stanie pomóc w takich sprawach, przedsiębiorca może nieświadomie podejmować decyzje, które zwiększają obciążenia podatkowe.

Powód 4. Przestarzały sposób przekazywania dokumentów

Wiele tradycyjnych biur rachunkowych nadal wymaga przekazywania dokumentów wyłącznie w formie papierowej lub e-mail. Oznacza to konieczność regularnych wizyt w biurze rachunkowym, drukowania czy wysyłania dokumentów czy archiwizowania faktur. Tymczasem nowoczesna księgowość, jak w inFakcie, umożliwia:

łatwą integrację z KSeF
przesyłanie dokumentów przez aplikację
skanowanie faktur telefonem
automatyczne pobieranie kosztów z KSeF
automatyczne księgowanie części dokumentów

Dzięki temu przedsiębiorca może zaoszczędzić wiele czasu i mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia obieg dokumentów. Dzięki KSeF, w nowoczesnym biurze rachunkowym jak inFakt, nie musisz już przekazywać dokumentów papierowo lub elektronicznie. Twój księgowy od razu ma dostęp do Twoich dokumentów, zarówno faktur przychodowych jak i kosztowych. To znacznie ułatwia prowadzenie firmy.

Powód 5. Brak dostępu do danych finansowych firmy

Dla wielu przedsiębiorców bardzo ważna jest możliwość bieżącego monitorowania sytuacji finansowej firmy. Nowoczesne systemy księgowe, jak inFakt, umożliwiają m.in.:

sprawdzanie przychodów i kosztów
analizę podatków
stały dostęp do faktur
dostęp danych historycznych
analizę wydatków i przychodów za pomocą AI (przeczytaj o MCP w inFakcie)

W inFakcie przez cały czas masz pełen obraz sytuacji finansowej swojej firmy – masz dostęp do danych, analiz i prognoz finansowych czy wyliczeń podatkowych.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Zmiany biura rachunkowego można dokonać w dowolnym momencie. Nie ma znaczenia, czy jest to początek, czy środek roku podatkowego. Trzeba natomiast zwrócić uwagę na to, by:

dokonać zmiany po zamknięciu okresu rozliczeniowego
złożyć deklaracje podatkowe
uregulować należnosći podatkowe

Oczywiście, należy wziąć pod uwagę czas trwania okresu wypowiedzenia, który w przypadku usług księgowych często jest dłuższy niż 1 miesiąc. W przypadku prostych działalności gospodarczych przeniesienie ksiegowości możę nastąpić praktycznie z miesiąca na miesiąc. W niektórych sytuacjach, w przypadku firm, których rozliczenia są skomplikowane np. z uwagi na zatrudnianie pracowników czy obrót dużą ilością różnego rodzaju towaru od wielu dostawców, korzystniejsza może być zmiana biura rachunkowoego wraz z początkiem nowego roku – to pozwoli zachować spójność sposobu prowadzenia dokumentacji w danym roku podatkowym. Przed dokonaniem zmiany najlepiej skontaktować się z nowym biurem rachunkowym i przedstawić sytuację swojej działalności, aby uzyskać informację o tym, ile czasu może wymagać zaznajomienie się z dokumentacją.

Jak zmienić biuro rachunkowe – krok po kroku

Zmiana biura rachunkowego to prosty proces. Wystarczy wykonać po kolei cztery poniższe kroki.

Uwaga: Niniejszy opis zmiany biura rachunkowego dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy rozliczają się na KPiR i nie zatrudniają pracowników. W innych przypadkach, zmiana firmy odpowiedzialnej za księgowość może trwać dłużej.

Krok 1. Wypowiedzenie umowy z obecnym biurem rachunkowym

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie zapisów umowy dotyczących:

okresu wypowiedzenia
formy wypowiedzenia
zasad zakończenia współpracy

Najczęściej okres wypowiedzenia umowy o świadczenie usług księgowych wynosi od 1 do 3 miesięcy kalendarzowych. Oznacza to, że jeśli wypowiesz umowę 17 marca, to przy 2-miesięcznym okresie wypowiedzenia umowa ulegnie rozwiązaniu dopiero z końcem maja. Jeśli decyzja zapadła – zmieniasz biuro rachunkowego, to zacznij od wypowiedzenia umowy. Wypowiedzenie umowy powinno zostać przygotowane w formie pisemnej i zawierać:

dane przedsiębiorcy
dane biura rachunkowego
datę wypowiedzenia
podpis

Wypowiedzenie należy sporządzić samodzielnie, w dwóch egzemplarzach i poprosić o podpis przedstawiciela biura. Podczas trwania okresu wypowiedzenia będzie dość czasu na wybór nowego biura rachunkowego i dopełnienie innych formalności.

Krok 2. Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym

Kolejny krok to wybór nowego biura rachunkowego i zawarcie z nim umowy o świadczenie usługi księgowej. Warto wybrać nowego księgowego jeszcze przed zakończeniem współpracy z poprzednim biurem, by zachować płynność rozliczeń. Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawrzeć umowę z datą przyszłą, jeśli nowe biuro rachunkowe wyrazi na to zgodę. Na tym etapie przedsiębiorca powinien przekazać podstawowe informacje o firmie:

forma opodatkowania
liczba dokumentów miesięcznie
branża działalności
liczba pracowników

Pozwoli to nowemu biuru odpowiednio przygotować się do przejęcia księgowości. Porady dotyczące wyboru biura rachunkowego znajdują się w kolejnym rozdziale.

Wybierając nowe biuro trzeba zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii

Krok 3. Aktualizacja danych w CEiDG

Zmiana biura rachunkowego wiąże się z koniecznością aktualizacji danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnościach Gospodarczych. Wpis do CEIDG zawiera m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości. Dlatego aktualizując informacje, we wniosku CEIDG-1 należy wskazać:

dane nowego biura rachunkowego – nazwa i NIP w pkt. 21
adres przechowywania dokumentacji księgowej przez nowe biuro, zgodny z umową o świadczenie usługi księgowej – w pkt. 22
datę zmiany, czyli wejścia w życie umowy z nowym biurem – w pkt. 01

Wniosek aktualizacyjny CEiDG-1 możesz złożyć online za pomocą rządowej strony biznes.gov.pl. Po zalogowaniu, np. Profilem Zaufanym lub aplikacją mObywatel, wybierz przycisk “Zmień dane w CEIDG” lub przejdź do Konta Przedsiębiorcy i w menu “Moja firma” wybierz “Aktualizacja Wpisu. Wniosek CEIDG-1 możesz również złożyć w urzędzie miasta lub gminy. Aktualizacji należy dokonać w ciągu 7 dni od momentu zmiany. Oczywiście, można tego dokonać wcześniej, wpisując w CEiDG-1 datę przyszłą.

Uwaga: Biuro rachunkowe może dopełnić obowiązku aktualizacji wpisu do CEiDG-1 w imieniu przedsiębiorcy (na podstawie pełnomocnictwa).

Krok 4. Odbiór dokumentacji księgowej

Ostatniego dnia okresu wypowiedzenia, lub kilka dni przed jego końcem, przedsiębiorca powinien odebrać całą dokumentację księgową. Należy po prostu umówić się z księgowym z poprzedniego biura rachunkowego na odebranie dokumentów. Warto wówczas dać jego pracownikom przynajmniej kilka dni na przygotowanie dokumentacji, aby jej odbiór przebiegł szybko i sprawnie.

Jakie dokumenty są potrzebne do kontynuacji księgowości?

Wśród odbieranych dokumentów muszą znaleźć się zarówno te sporządzone przez biuro rachunkowe, jak również te, które przedsiębiorca regularnie przekazywał do biura. Dokumentacja musi zawierać:

wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe
rejestry VAT zakupów i sprzedaży
wszelkie ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu
deklaracje rozliczeniowe ZUS
deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania
struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki
dokumentację związaną z kadrami i płacami
faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy
wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego
dokumenty kadrowo-płacowe w przypadku firm zatrudniających pracowników

Przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzić, czy niczego nie brakuje. Biuro powinno sporządzić protokół odbioru, w którym przedsiębiorca potwierdza m.in., że dokumentacja jest kompletna. Następnie wszystkie uzyskane dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego. Dzięki temu, księgowi uzyskają dostęp do informacji, które pozwolą kontynuować rozliczenia.

Na co zwrócić uwagę wybierając nowe biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego powinien być dobrze przemyślany. Poniżej znajdziesz najważniejsze aspekty, którymi warto kierować się przenosząc ksiegowość.

Ubezpieczenie OC

Ubezpieczenie OC świadczonych usług księgowych (KPIR, ryczałt) nie jest obecnie wymagane. Natomiast biuro rachunkowe może dysponować takim ubezpieczeniem i niewątpliwie jest to na plus. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej chroni przedsiębiorcę w przypadku błędów księgowych.

Doświadczenie i kwalifikacje

Przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych warto sprawdzić doświadczenie biura, kwalifikacje księgowych oraz opinie klientów – wystarczy chwila poszukiwań w internecie.

Zakres usług

Oprócz tych podstawowych cech biura rachunkowego, przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych należy sprawdzić:

czy i jakie narzędzia do obsługi KSeF posiada biuro
czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta
czy reprezentuje go przed urzędami (ta czynność wymaga spisania pełnomocnictwa, m.in. UPL-1)
w jaki sposób i do którego dnia miesiąca klient musi przygotować i przekazać do biura rachunkowego dokumenty księgowe z danego okresu (faktury, rachunki)
ile dokumentów jest księgowanych w cenie usługi oraz ile kosztuje każdy kolejny dokument
w jakich dniach oraz godzinach, a także jakimi kanałami przedsiębiorca ma możliwość kontaktu z biurem (osobiście, e-mail, telefon)
w jaki sposób biuro rachunkowe informuje o kwotach podatków do zapłaty oraz o terminach dopełnienia obowiązków podatkowych
czy biuro oferuje stały dostęp do danych księgowych, skanów dokumentów i narzędzi do fakturowania
czy i w jakiej cenie biuro rachunkowe udostępnia klientom usługi dodatkowe, np. rozliczanie kadr i płac, sporządzanie umów, porady prawne, itp.

Niska cena usługi księgowej może wiązać się z brakiem części wymienionych powyżej aspektów. To od nich bowiem zależy, czy przedsiębiorca nie będzie wkrótce ponownie zmotywowany do zmiany biura rachunkowego. Warto więc dobrze przyjrzeć się szczegółom usługi oferowanej przez biuro rachunkowe, aby tego uniknąć. Wybierz Księgowość w inFakt i korzystaj z pomocy księgowych, aby skupić się na prowadzeniu biznesu i mieć z głowy formalności.

Dostęp do systemów online i KSeF

Nowoczesne biura rachunkowe oferują dostęp do aplikacji, programów, które umożliwiają:

wystawianie faktur
wysyłanie ich do KSeF
odbieranie faktur z KSeF
przesyłanie dokumentów
monitorowanie podatków, przychodów i kosztów

W aplikacji inFakt masz finanse swojej firmy zawsze pod kontrolą. Łatwo połączysz konto z KSeF oraz wyślesz i odbierzesz faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. Nie musisz nic wysyłać swojemu Księgowemu – wszystkie dokumenty weźmie z aplikacji.

Organizacje branżowe

Przynależność do organizacji branżowych to kolejna cecha biura rachunkowego, którą można wziąć pod uwagę dokonując wyboru. Niektóre biura rachunkowe, jak inFakt, należą do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Jest to najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, która dba o jakość świadczonych usług i stosowanie zasad etyki zawodowej. Inna organizacja, której członkiem może być biuro rachunkowe to Centrum Informacji Księgowej (CIK).

Podsumowanie

Zmiana biura rachunkowego jest procesem, który można przeprowadzić stosunkowo szybko i bezpiecznie, jeśli zostanie odpowiednio zaplanowany. Najważniejsze etapy to:

wypowiedzenie umowy z obecnym biurem
wybór nowego księgowego i podpisanie umowy
aktualizacja danych w CEIDG
przekazanie dokumentacji księgowej

Dobrze dobrane biuro rachunkowe nie tylko prowadzi księgowość, ale również wspiera przedsiębiorcę w prowadzeniu biznesu i pomaga podejmować korzystne decyzje podatkowe.

FAQ – najczęstsze pytania o zmianę biura rachunkowego

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku podatkowego?

Tak, zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie roku. Przepisy nie ograniczają takiej decyzji tylko do początku roku podatkowego. Najważniejsze jest jednak, aby zmiana nastąpiła po zakończeniu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji podatkowych i opłaceniu należnych podatków. Dzięki temu nowe biuro rachunkowe będzie mogło płynnie kontynuować prowadzenie księgowości.

Ile trwa przeniesienie księgowości do nowego biura rachunkowego?

Czas przeniesienia księgowości zależy przede wszystkim od skali działalności oraz liczby dokumentów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rozliczanej na podstawie KPiR lub ryczałtu cały proces może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Jeśli firma zatrudnia pracowników lub prowadzi bardziej złożoną księgowość, przygotowanie dokumentacji może potrwać nieco dłużej.

Czy trzeba informować urząd skarbowy o zmianie biura rachunkowego?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej informacja o zmianie biura rachunkowego przekazywana jest poprzez aktualizację wpisu w CEIDG. We wniosku należy wskazać dane nowego biura rachunkowego oraz adres przechowywania dokumentacji księgowej. Aktualizacji należy dokonać w ciągu 7 dni od momentu zmiany. Informacja ta jest automatycznie przekazywana do odpowiednich urzędów.

Jakie dokumenty trzeba przekazać nowemu biuru rachunkowemu?

Nowe biuro rachunkowe potrzebuje dokumentów, które pozwolą kontynuować prowadzenie księgowości. Najczęściej są to księga przychodów i rozchodów, rejestry VAT, deklaracje podatkowe, pliki JPK, ewidencja środków trwałych oraz dokumenty sprzedaży i kosztów. W przypadku firm zatrudniających pracowników konieczne jest także przekazanie dokumentacji kadrowo-płacowej.

Czy poprzednie biuro rachunkowe może odmówić wydania dokumentów?

Nie. Dokumentacja księgowa należy do przedsiębiorcy i biuro rachunkowe ma obowiązek ją wydać po zakończeniu współpracy. W praktyce dokumenty są przekazywane na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Warto wcześniej ustalić termin odbioru dokumentacji, aby biuro miało czas przygotować wszystkie potrzebne materiały.

Czy nowe biuro rachunkowe odpowiada za błędy poprzedniego księgowego?

Co do zasady nowe biuro rachunkowe odpowiada za rozliczenia prowadzone od momentu przejęcia księgowości. Błędy powstałe wcześniej pozostają odpowiedzialnością przedsiębiorcy oraz poprzedniego biura rachunkowego. W takich sytuacjach możliwe jest dochodzenie roszczeń z ubezpieczenia OC biura, jeśli szkoda wynika z jego zaniedbań.

Czy zmiana biura rachunkowego wiąże się z dodatkowymi kosztami?

Koszty zmiany księgowości zależą od zapisów umowy z obecnym biurem oraz zakresu prac po stronie nowego księgowego. Czasami biuro może pobrać opłatę za przygotowanie dokumentacji lub wykonanie dodatkowych zestawień. Zdarza się również, że nowe biuro rachunkowe nalicza jednorazową opłatę za wdrożenie i analizę dotychczasowych rozliczeń.

Czy nowe biuro rachunkowe może pomóc w całym procesie zmiany?

Tak, wiele biur rachunkowych aktywnie wspiera przedsiębiorców w przeniesieniu księgowości. Pomoc może obejmować analizę dotychczasowych rozliczeń, przygotowanie listy potrzebnych dokumentów, kontakt z poprzednim biurem oraz wsparcie przy aktualizacji wpisu w CEIDG. Dzięki temu proces zmiany księgowości jest dla przedsiębiorcy znacznie prostszy i mniej czasochłonny.