Matematyk, który zajmuje się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna z własnej praktyki.

Przedsiębiorca decydujący się na zatrudnienie pracownika, musi pamiętać o wielu kwestiach. W tym artykule przedstawiam najważniejsze 7 obowiązków pracodawcy.

Przepis dają przedsiębiorcom możliwość zawierania szeregu umów, w tym także umów o pracę. Pracownicy są to osoby, które są szczególnie chronione przez przepisy, między innymi kodeksem pracy. Poniżej wskażę najistotniejsze kwestie, o których powinien pracodawca pamiętać i koniecznie ich dopełnić.

Umowa o pracę

Przepisy kodeksu pracy wskazują na to, że umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie zostałaby zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do:

  • stron umowy – danych pracodawcy i pracownika,
  • rodzaju umowy – określony, nieokreślony, próbny,
  • oraz jej warunków np. kwoty wynagrodzenia.

Badania lekarskie

Kolejnym bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie pracownika na badania wstępne. Pracodawca określa jednostkę, w której będą się one odbywać, wydaje pracownikowi skierowanie na takie badania. Koszt tych badań jest ponoszony przez pracodawcę i stanowi koszt w jego działalności gospodarczej.

Szkolenia BHP

Pracodawca jest obowiązany także zapewnić pracownikowi szkolenia BHP, a pracownik ma obowiązek w nich uczestniczyć. Jak wskazano w przepisach, pracodawca musi zapewnić te szkolenia przed rozpoczęciem pracy przez danego pracownika. Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Oczywiście w tej kwestii także są wyjątki. Szkolenia nie są wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, u tego samego pracodawcy po bezpośrednim podpisaniu kolejnej umowy.

Zgłoszenie do ZUS

Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS jest po stronie pracodawcy. Ma on 7 dni na zgłoszenie pracownika na druku ZUS ZUA oraz jeśli jest taki obowiązek, także zgłoszenia członków rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZCNA.

Oprócz zgłoszenia pracownika, pracodawca co miesiąc wylicza i odprowadza za pracownika składki ZUS oraz składa deklaracje ZUS w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że pracodawca jest płatnikiem składek tego pracownika.

7 obowiązków pracodawcy

Zaliczki na podatek dochodowy

Z tytułu umowy o pracę należy oczywiście płacić zaliczki na podatek dochodowy. Obowiązek ich wyliczenia i uregulowania do urzędu skarbowego jest po stronie pracodawcy. Zaliczki trzeba wpłacić do 20. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia. Po zakończonym roku podatkowym pracownik od pracodawcy powinien otrzymać PIT-11 w terminie do końca lutego.

Akta osobowe

Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych dla każdego z pracowników osobno. Akta osobowe składają się z 3 części:

  • A – związanych z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • B – związane z podjęciem i przebiegiem pracy,
  • C – związanych z rozwiązaniem stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Od 2019 roku akta osobowe będą mogły być prowadzone w formie elektronicznej.

Ewidencja czasu pracy

Dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracę np. wynagrodzenia chorobowego, premii dla pracownika należy prowadzić ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek udostępnić tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Dokument ten, powinien zawierać między innymi informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.