100 dni do KSeF. Jak się przygotować i zyskać przewagę?
Już tylko 100 dni kalendarzowych dzieli nas od KSeF. Od 1 lutego 2026 największe firmy pożegnają się z fakturami papierowymi czy w PDF-ie, a obowiązek odbierania e-faktur obejmie wszystkich przedsiębiorców. Dwa miesiące później wystawiać faktury w KSeF będą musiały małe JDG, startupy, spółki z obrotem do 200 mln zł. Co konkretnie zmieni Krajowy System e-Faktur od lutego i kwietnia?
100 dni do KSeF. Co to zmienia?
Dokładnie 100 dni kalendarzowych dzieli nas od wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur w dużych firmach. Według oficjalnego harmonogramu wdrożenia KSeF zacznie on obowiązywać 1 lutego 2026 roku dla firm z obrotem min. 200 mln zł. Jednocześnie wszyscy podatnicy będą wtedy zobowiązani do odbierania faktur w ramach nowego systemu właśnie już od lutego. Dwa miesiące później (1 kwietnia 2026 roku) do KSeF dołączą pozostali przedsiębiorcy. Ci najmniejsi, z miesięczną sprzedażą nieprzekraczającą 10 tys. zł będą musieli dołączyć do KSeF najpóźniej 1 stycznia 2027 roku.
Obawiasz się KSeF? My nie – jesteśmy w 100% gotowi na zmiany. Sprawdź aplikację inFakt, która przekazała już ponad milion faktur do KSeF!
W mojej ocenie, dobrze poukładany proces w KSeF, mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych. Koniec z czekaniem na kuriera czy ginącymi ze stacji benzynowych fakturami.
Piotr Juszczyk
Główny Doradca Podatkowy inFaktu
Chcesz za darmo odbierać i wysyłać faktury w KSeF z inFaktem? Wypróbuj nową opcję KSeF za 0 zł.
KSeF – jak działa system?
KSeF to przejście na ustandaryzowany obieg faktur. Tutaj wersja elektroniczna nie jest PDF-em, lecz specjalnym plikiem XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów. Wówczas mówimy już o e-fakturze.
Czym jest e-faktura? Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane? Jakie dokumenty będą w KSeF, a które poza systemem? Przeczytaj w artykule E-faktury w KSeF. Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Zalety systemu? M.in. krótszy czas zwrotu VAT do 40 dni czy szybszy i łatwiejszy obieg dokumentów.
Od teraz wystawiając fakturę online, nadawany jest jej specjalny numer KSeF oraz UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To potwierdza, że dokument został poprawnie wystawiony i… odebrany przez Twojego klienta. Koniec z wysyłką dokumentów pocztą, mailem czy kurierem. Twój klient czy księgowy będzie miał dostęp do faktur w KSeF – to oznacza, że nie musisz już wysyłać żadnych dokumentów e-mailem czy pocztą.
W większości przypadków od 2026 roku data przyjęcia faktury w KSeF to także data otrzymania faktury przez nabywcę. To kluczowy moment dla rozliczeń, a zarazem koniec sporów o to, kiedy np. doszedł mail z fakturą czy kurier dostarczył ważne dokumenty.
Zadaj pytanie o KSeF - Księgowy inFaktu wróci do Ciebie z odpowiedzią. Za darmo!
Chcesz porozmawiać o KSeF? Nasza inFolinia, a na niej ponad 100 księgowych, czeka na Twoje pytania. Zadzwoń i otrzymaj poradę bez opłat 📞 +48 22 123 10 80
Awaria internetu a KSeF
Ministerstwo Finansów pomyślało o wielu aspektach. Przygotowane są m.in. różne tryby na wypadek kłopotów technicznych. Tryb offline czy awaryjny sprawiają, że legalnie wystawisz fakturę poza KSeF, nawet gdy nie masz dostępu do sieci. Aby funkcjonowała w obiegu, musisz ją później przekazać do systemu.
Nowy system opatruje faktury nie tylko numerem KSeF, ale i kodami QR. Po co takie zabezpieczenie? Właśnie w razie awarii. Gdy wystawiasz dokument bez internetu, pojawią się na nim dwa kody QR – identyfikujący fakturę oraz Twoją tożsamość. Po odzyskaniu dostępu do sieci, musisz oczywiście dosłać e-fakturę do KSeF.
Przenieś księgowość do inFaktu i nie martw się KSeF. Sprawdź, jak prosto i szybko możesz połączyć się z nowym systemem.
KSeF – załączniki, duplikaty, e-faktury korygujące
W Krajowym Systemie e-Faktur dla wybranych podmiotów dostępne są także załączniki do faktur. Załączniki będą mogły dotyczyć jedynie rozbudowanych rozliczeń, np. mediów czy usług telekomunikacyjnych. Nie zamieścisz tam informacji handlowej czy protokołu odbioru robót. Wnioski w tej sprawie można składać od stycznia 2026 roku.
Ciekawą kwestię stanowią też duplikaty e-faktur w KSeF. E-faktury będą archiwizowane w systemie przez 10 lat. To eliminuje problem zaginionych dokumentów i potrzebę wystawiania duplikatów. Znika też ryzyko równoległych wersji dokumentów, gdyż w KSeF nie edytuje się ani nie usuwa faktur, a ewentualne błędy koryguje się fakturą korygującą (w KSeF nie ma not korygujących).
Jak się przygotować do KSeF – 4 kroki na 100 dni
KSeF to nie tylko zmiana faktury formatu, lecz nowa logika obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy wraz ze swoją księgowością i działami IT powinni już teraz podjąć 4 ważne kroki:
- KSeF 2.0 i FA(3) – pozyskanie oprogramowania lub przystosowanie obecnego do obsługi KSeF 2.0 w nowej strukture logcznej FA(3)
- Porządek w uprawnieniach w KSeF – ustalenie bezpiecznych metod uwierzytelniania (pieczęcie, certyfikaty KSeF, tokeny, zasady zastępstw)
- Spisane procedur – szczególnie dla trybów offline i awaryjnych
- Poinformowanie kontrahentów – dobrą praktyką jest także wcześniejsze poinformowanie kontrahentów, w jaki sposób będą odbierać e-faktury od 1 lutego 2026 r., w tym gdy po stronie nabywcy brak polskiego NIP
Przedsiębiorcy, którzy wykorzystają najbliższe 100 dni na dopięcie procesów, wejdą w nowy system płynnie, ale też z przewagą.
Piotr Juszczyk
Główny Doradca Podatkowy inFaktu
Chcesz dowiedzieć się więcej o KSeF? Albo mieć go z głowy? Służymy pomocą!
Podsumowanie
Od 1 lutego 2026 r. największe firmy w Polsce, z obrotem minimum 200 mln zł, będą musiały przejść na Krajowy System e-Faktur (KSeF), co oznacza koniec papierowych faktur oraz tych w formacie PDF. Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r., KSeF obejmie również mniejsze przedsiębiorstwa, w tym małe JDG, startupy oraz spółki z obrotem do 200 mln zł.
KSeF to nie tylko zmiana formatu faktur na plik XML, ale także ustandaryzowany i cyfrowy obieg dokumentów, który wprowadzi nowe procedury. Przejście na KSeF przyniesie korzyści takie jak krótsze terminy zwrotu VAT (do 40 dni) oraz eliminacja problemów związanych z papierową dokumentacją.
Przedsiębiorcy powinni się odpowiednio przygotować, aby płynnie przejść do KSeF. Mogą m.in. realizować mapowanie pól, testy walidacji plików, zarządzanie uprawnieniami, a także informować już klientów o nowych procedurach.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o wprowadzenie KSeF
Jak przedsiębiorcy mogą przygotować się na KSeF 100 dni przed terminem?
Przedsiębiorcy powinni działać ze swoją księgowością oraz IT (mapować pola, testować walidacje plików, ustalić bezpieczne metody uwierzytelniania). Mogą też zacząć informować kontrahentów o nowych procedurach odbioru e-faktur.
Czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ustandaryzowany system obiegu faktur w formacie XML, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw.
Jakie korzyści niesie KSeF dla firm?
KSeF skraca czas zwrotu VAT do 40 dni, eliminuje potrzebę wysyłki faktur pocztą czy e-mailem, oraz minimalizuje ryzyko utraty dokumentów dzięki archiwizacji e-faktur przez 10 lat.
Co zrobić w przypadku awarii internetu?
System KSeF umożliwia korzystanie z trybów offline i awaryjnego, co pozwala na wystawianie faktur bez dostępu do sieci. Po uzyskaniu połączenia z internetem, faktury muszą być przesłane do systemu.
Podziel się nim ze znajomymi
