Wysoka produktywność umysłowa w biznesie to kluczowa sprawa. Jak mówi zasada Pareto, 20% działań przekłada się zwykle na 80% efektów – warto więc nauczyć się spożytkować te 20% możliwie najefektywniej.

Zapewne nie istnieje sposób na poprawę produktywności, który zadziała dla każdego. Warto jednak eksperymentować, próbując rozmaitych rzeczy. Oto kilka z nich:

1. Autorefleksja

W życiu większości z nas jest coś, co chcielibyśmy zmienić – w przyzwyczajeniach, w pracy, w relacjach z innymi. A jeśli chce się coś robić lepiej, potrzebna jest wystarczająca ilość danych na temat stanu obecnego. Trzeba więc często poddawać siebie autorefleksji i próbować odpowiadać, na takie pytania jak:

„Dlaczego działam tak, jak działam?”
„Jak można to zrobić lepiej? Szybciej? Sprawniej?”
„Jakie narzędzia pomogą usprawnić pracę?”
„Czy efektywnie wykorzystuję posiadane środki?”
„Co mi przeszkadza?”

Pytania mogą być rozmaite – chodzi o znalezienie wad obecnych metod działania i zastanowienie się co można szybko i niewielkim kosztem poprawić.

2. Przełamuj rutynę

Powtarzalność to cecha wielu stanowisk pracy, ale popadanie w rutynę to cecha indywidualna. Kiedy wykonuje się cały czas te same czynności, w ten sam sposób, w podobnych porach dnia, szybko staje się to nudne, spada koncentracja i spada produktywność umysłowa. Wówczas trudno liczyć na błyskotliwość, przestają wpadać do głowy pomysły na ułatwienie i poprawienie jakości pracy.

Należy więc starać się uatrakcyjniać codzienne zadania. Często wystarczy nowy sprzęt, ułatwiające pracę gadżety, zmiana otoczenia, a jeśli nie da się inaczej – przestawienie kolejności zajęć albo wykonanie ich wspólnie z kimś innym. Dla niektórych działa też… dojeżdżanie do biura za każdym razem inną drogą.

3. Gdy nic nie działa, przekieruj swoją uwagę

W pracy są takie chwile, gdy po prostu za nic nie można się zabrać za wykonanie zadania. Czy warto wówczas zmuszać się? To zależy od zadania – z całą pewnością nie powinniśmy jednak oszukiwać się, że mamy inny stosunek do zadania, niż w rzeczywistości. Gdy utknąłeś, zadaj sobie 3 pytania:

1) Dlaczego odkładam wykonanie tego zadania?
2) Czy jest szansa, żebym zaczął pracę nad nim w tej chwili?
3) Co innego chciałbym i mógłbym teraz robić, a co jest związane z pracą?

Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć na to ostatnie pytanie, spróbuj poczytać (np. blog), albo zrób sobie przerwę.

4. Eliminowanie rozpraszaczy

Mogą nimi być zarówno elementy naszego otoczenia, jak i osoby w pobliżu. Do czołówki „rozpraszaczy” należą zazwyczaj:

  • serwisy społecznościowe – absolutne pierwsze miejsce;
  • niezwiązane tematycznie z pracą strony internetowe;
  • współpracownicy, mający mnóstwo pytań i próśb;
  • komunikatory internetowe;
  • dzwoniąca w godzinach pracy rodzina i znajomi.

Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek czynności trzeba zapewnić sobie spokój. Wyłączyć serwisy społecznościowe, komunikatory i automatyczne sprawdzanie poczty, zaznaczyć wszystkim, żeby teraz nie przeszkadzali. Do znajomych i rodziny można oddzwonić później.

5. Nauka efektywnego wypoczynku

Jak przebadaliśmy wspólnie z 4p research mix, polski przedsiębiorca nie odpoczywa. Nie wdając się w rozważania „dlaczego?”, dość zauważyć, że odpoczynek jest bardzo istotnym elementem pracy. Człowiek przemęczony i zestresowany nigdy nie będzie efektywny, niezależnie od tego, za co się zabierze. Dlatego należy przyzwyczaić się do:

  • robienia krótkich przerw po ukończonym zadaniu;
  • częstej zmiany pozycji ciała i rozruszania się co minimum godzinę;
  • robienia sobie regularnie dnia całkowicie wolnego od pracy;
  • dbania o kontakty towarzyskie i rodzinne;
  • traktowania poważnie kwestii urlopu – powinien trwać co najmniej tydzień.

W czasie wolnym dobrze mieć takie hobby, które diametralnie różni się od tego, czego wymaga praca zawodowa. Wszystko to pomaga „podładować akumulatory” i z nowym zapałem zabrać się do pracy.

6. Zbyt wiele rzeczy naraz

Wiele osób wpada w pułapkę robienia jednocześnie kilku rzeczy, które niekoniecznie się ze sobą wiążą, a czasami nawet pozostają w sprzeczności. Trzeba mieć jasno określony cel i sposób, w jaki chce się działać. Jeżeli tym celem jest np. praca dla największych firm w branży, to nie warto rozpraszać się, obsługując jednocześnie kilku małych, wymagających klientów – „bo każdy pieniądz się przyda”.

Równie ważna jest spójność życia prywatnego i zawodowego. Jeżeli istnieje konieczność wybierania między nimi, to należy zatrzymać się i dokładnie przemyśleć, czy przypadkiem nie postawiło się zupełnie odmiennych celów w każdym z nich. Nie powinno tak być – w końcu i praca, i sprawy prywatne, powinny służyć temu samemu: rozwijaniu się i znajdowaniu przyjemności w życiu.

7. Ruch, sen, dieta i dużo wody

Osoby zapracowane (w tym zapewne wielu przedsiębiorców) odkładają zdrowie i kondycję „na później”, licząc na to, że zajmą się nimi po osiągnięciu sukcesu. To błąd – od samego początku należy:

  • spać długo i regularnie,
  • dbać o urozmaiconą dietę, unikając jednocześnie fast-foodów,
  • pić dużo wody,
  • zapewnić sobie minimum 30 minut ćwiczeń lub chociaż spaceru dziennie.

Kiedy organizm jest w dobrej kondycji, umysł pracuje znacznie sprawniej i szybciej można poradzić sobie nawet z ciężkimi zadaniami. Dodatkowo, kiedy człowiek jest w świetnej formie, jest też bardziej odporny na stres i wszelkie niepowodzenia.

8. Uprzejme „nie”, czyli asertywność

Odmawianie to bardzo ważna umiejętność, która w dłuższej perspektywie zwiększa produktywność. To tak naprawdę jedna z cech pozwalających poradzić sobie z częścią rozpraszaczy (pkt. 4). Kiedy się tego nie potrafi, inni zwykle szybko się orientują – i zaczynają mieć „drobne prośby”, zajmujące nawet pół dnia. Przy braku asertywności nie umie się także odmówić kolejnej darmowej „niewielkiej poprawki”, czy nie przyjąć nisko płatnego zlecenia.

Można iść na szkolenie z asertywności, sprawdzą się też jednak kursy online, podpowiadające, jak nauczyć się grzecznie, ale skutecznie mówić „nie”.

9. Korzystanie ze swoich talentów i odkrywanie nowych

Każdy człowiek ma coś takiego, w czym jest zauważalnie lepszy od innych. Czasami jest to coś efektownego, jak umiejętność malowania pięknych portretów – a czasem wrodzony talent do motywowania innych (jak łatwo się domyślić, w zarządzaniu firmą ten drugi talent przyda się bardziej). Warto odnaleźć w sobie talenty i korzystać z nich możliwe często oraz szlifować je. Wówczas o wysoką produktywność będzie zdecydowanie łatwiej.

10. Praca nad pewnością siebie

Bądźmy szczerzy: bez pewności siebie niewiele można zdziałać w biznesie (dotyczy to także freelancerów). Trzeba być przekonanym, że to, co oferuje się klientowi, jest mu naprawdę potrzebne, że potrafi się to zrobić wystarczająco dobrze, a także – że da się radę przezwyciężyć pojawiające się problemy.

Nie jest łatwo nauczyć się pewności siebie, ale wystarczy wrócić do pkt. 1, aby zidentyfikować te kwestie, które sprawiają, że pewności brak. A samo przekonanie o słuszności podejmowanego działania jest już wielkim krokiem w kierunku jego sprawnego ukończenia, a co za tym idzie – większej produktywności.

To oczywiście jedynie kilka pomysłów na znaczną i szybką poprawę efektywności pracy. Oprócz nich, można oczywiście korzystać z dziesiątek porad zamieszczanych w internecie czy książkach, aby jeszcze bardziej poprawić osiągane rezultaty.