Nota korygująca

Nota korygująca służy do poprawiania na fakturach prostych błędów niezwiązanych z liczbami, które jednak w wielu przypadkach mogą być istotne. Ten dokument wystawia wyłącznie nabywca i przekazuje go sprzedawcy.

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca pozwala na poprawienie danych umieszczonych na fakturze otrzymanej od kontrahenta. W odróżnieniu do faktury korygującej, dokument taki umożliwia skorygowanie błędów formalnych, które nie wpływają na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Co do zasady, nota korygująca obejmuje swoim zakresem błędy mniejszej wagi, które nie mają istotnego znaczenia dla istoty naszej transakcji.

Kto wystawia notę korygującą?

Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi. Mówi o tym par. 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, (…): „nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.” W praktyce uprawnienie do wystawienia noty korygującej jest podstawową kwestią odróżniającą ją od faktury korygującej.

Dokument ten umożliwia sprostowanie błędu popełnionego przy wystawianiu faktury przez kontrahenta, jednak tak jak wskazano powyżej - nie w każdym przypadku.

W jakich sytuacjach nie można posłużyć się notą korygującą?

Za pomocą noty korygującej nie można poprawić błędów, które dotyczą następujących elementów faktury:

  • jednostek miar i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez uwzględnienia podatku należnego (cena netto)
  • ogólnej wartości sprzedanych towarów lub usług bez uwzględnienia podatku należnego (wartość netto)
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
  • wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
  • kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyframi i słownie,

Jeżeli nabywca stwierdzi istnienie takiego błędu, musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Sprzedawca nie może wówczas odmówić.

Wystawiłem notę korygującą. Co dalej?

Nota korygująca wywiera skutki w obrocie gospodarczym dopiero od momentu potwierdzenia jej treści przez drugą stronę transakcji. Do 31 grudnia 2012 wystawca wyrażał akceptację noty przez podpis. Od 1 stycznia 2013 roku nadal wymagana jest akceptacja noty korygującej, ale już bez wyraźnego określenia formy takiego działania.

Skoro zatem obecne przepisy nie przewidują szczególnego rygoru zaakceptowania noty korygującej, to dopuszczalną jest także forma elektroniczna czy potwierdzenie ustne. Ze względów dowodowych, polecaną formą jest email, do której należy załączyć kopię noty korygującej. W takim przypadku, za potwierdzenie otrzymania noty i akceptację jej treści, można potraktować zwrotną odpowiedź od partnera biznesowego.

Z czego składa się nota korygująca?

Nota korygująca posiada numer kolejny oraz datę wystawienia, imiona i nazwiska – odpowiednio wystawcy i nabywcy, jak również ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej. Jeśli podatnik jest zidentyfikowany do transakcji wewnątrzwspólnotowych, na takiej nocie powinien znaleźć się również NIP europejski. Celem zidentyfikowania korygowanej transakcji na nocie oznaczyć należy również:

  • datę dokonania sprzedaży,
  • datę wystawienia dokumentu,
  • kolejno następujący numer dokumentu.

W odróżnieniu od faktury korygującej, do której wprowadzamy wyłącznie prawidłowe wartości, nota korygująca zawiera także pola „treść korygowana” oraz „treść prawidłowa”. Zwieńczeniem prawidłowo wystawionej noty jest jej odpowiednie oznaczenie – najbardziej popularnym jej po prostu zatytułowanie jej hasłem „nota korygująca”. Tak wystawiony dokument pozwoli na szybkie i sprawne usunięcie z obrotu gospodarczego błędnych danych.

Wystaw notę korygującą w inFakcie

Notę korygującą może w prosty sposób wystawić w aplikacji inFakt. W tym celu wystarczy założyć darmowe konto. Kilka kliknięć wystarczy, aby wygenerować PDF z notą korygującą. Wystawienie ułatwia funkcja wyszukiwania danych firmowych według NIP, korzystająca z danych pobieranych z GUS.

Autor: Wiktor Sarota

Zobacz również

Nota korygująca przykład

Zarówno w firmie jak i w życiu codziennym zdarza nam się popełniać błędy, jednak te dokonane w księgowości naszego przedsiębiorstwa należy korygować zgodnie ze wszystkimi przepisami w formalny sposób

Faktury korekty

  Faktury i korekty do nich współgrają ze sobą tak samo jak faktury VAT i faktury proforma

FV korygująca wzór

  Każdy przedsiębiorca, samodzielnie wystawiający faktury, spotkał się przynajmniej raz w życiu z sytuacją kiedy poszukiwał w sieci FV korygującej wzór

pokaż więcej tematów

Faktura korygująca próba

Przy wystawianiu faktuy popełniłeś błąd? Nie bagatelizuj tego! Z błędnie wystawionymi dokumentami wiążą się konsekwencje podatkowe

Zwrot towaru

Zwrot towaru każdemu przedsiębiorcy kojarzy się z zagadnieniem faktur korygujących, niezależnie od tego czy jest on sprzedawcą, czy też nabywcą

Zbiorcza faktura korygująca

Osiąganie przychodów z działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem dokumentowania sprzedaży towarów lub usług między innymi za pomocą faktur