Otrzymałeś fakturę VAT z błędem? Poinformuj o tym sprzedawcę wystawiając notę korygującą. Sam popełniłeś błąd przy wystawianiu faktury – wystaw fakturę korygującą. Przeczytaj poniższy tekst i sprawdź w jakich przypadkach wystawia się notę a w jakich fakturę korygującą.

Co można korygować za pomocą noty korygującej?

Wszelkie informacje związane ze sprzedawca lub nabywcą lub oznaczeniem towaru czy usługi.

Jak wystawić notę korygującą z inFakt:

Wystawianie noty korygującej z aplikacją inFakt trwa chwilę - system automatycznie wypełnia większość danych. Zamiast wypełniać ręcznie papierowe druki, skorzystaj z aplikacji inFakt. Zarejestruj się już teraz i wypróbuj za darmo!

Dodawanie noty korygującej w Infakt

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawiają nabywcy towaru bądź usługi po zauważeniu błędu na otrzymanej fakturze VAT. Kto i w jakim terminie wystawia notę korygującą i jak wystawić ja poprawnie?

Rodzaje dokumentów korygujących

Notę wystawia się w celu skorygowania błędów zaistniałych na pierwotnej fakturze, której było się odbiorcą. Sprzedawca nie jest upoważniony do wystawiania noty korygującej (§ 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur). Innym dokumentem, który może skorygować błędnie wystawioną fakturę jest faktura korygująca. Jednak ten dokument może wystawić tylko i wyłącznie wystawca pierwotnej faktury (a więc sprzedawca towaru lub usługi).

Kiedy można wystawić notę

Przed wystawieniem noty korygującej należy się upewnić, czy błąd popełniony na pierwotnej fakturze można skorygować notą, czy jednak będzie konieczność wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej. Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur dokładnie określa, czego może dotyczyć nota korygująca.

Nie można korygować notą, gdy błąd zaistniał w:

• jednostkach miary sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług;
• ilości sprzedanych towarów lub wykonanych usług;
• cenie netto jednostkowej towaru bądź usługi;
• wartości sprzedaży netto, czyli wartości sprzedanych towarów lub usług bez podatku VAT; stawce podatku VAT;
• sumie wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku;
• kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty odnoszące się do poszczególnych stawek podatkowych;
• wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty wg poszczególnych stawek podatku;
• sumie należności ogółem wraz z należnym podatkiem (zarówno tej wyrażonej słownie, jak i liczbowo).

Dodawanie noty korygującej w Infakt

Zatem nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą, o ile błąd na fakturze pierwotnej jest mniejszej wagi i dotyczy np. błędnego określenia któregoś z kontrahentów. Wszelkie błędy, które mają wpływ na: wartości liczbowe zawarte na fakturze (czyli min. cena sprzedanego towaru lub usługi, wysokość należnego podatku) koryguje sprzedawca poprzez wystawienie faktury korygującej. Jeśli błąd tego typu zauważył odbiorca towaru lub usług – zgłasza on ten fakt sprzedawcy i czeka na wystawienie faktury korekty.

Poprawna nota korygująca

Jeżeli jednak faktura zawiera błędy, które można zgodnie z prawem skorygować na podstawie noty korygującej – nic nie stoi na przeszkodzie, aby to zrobić. Pamiętać jednak należy, że nota korygująca musi spełniać pewne wymogi i zawierać określone prawem elementy. Obowiązkowe elementy noty korygującej:

Nota korygująca zapisana w Infakt

2. data wystawienia;

3. dokładne oznaczenie wystawcy noty i wystawcy faktury poprzez podanie takich informacji, jak:

• imię i nazwisko lub nazwa / oznaczenie firmy;
• adres;
• numery NIP;

4. dane zawarte w fakturze, której nota dotyczy, a w szczególności:

• data sprzedaży;
• data wystawienia korygowanej faktury;
• numer korygowanej faktury;
• dane stron;

5. treść prawidłowej informacji;

6. oznaczenie dokumentu poprzez napis „nota korygująca”;

Nie jest dopuszczalne wg prawa, aby korygować wszystkie dane sprzedawcy lub odbiory, a więc zmieniać którąś ze stron transakcji. Nie można tego zrobić ani poprzez notę korygującą, ani przez wystawienie faktury korygującej.

Pamiętajmy o tym, że nota korygująca posiada status faktury. Powinna być więc przechowywana według takich samych zasad, jak faktura VAT.

W ilu egzemplarzach?

Notę korygującą powinno się wystawić co najmniej w dwóch egzemplarzach. Nota korygująca musi być podpisana przez jej odbiorcę. Taki podpis oznacza potwierdzenie i akceptację treści noty. Zatem do odbiorcy noty wysyła się dwa jej egzemplarze: jeden zostaje u odbiorcy, a drugi ma wrócić do nadawcy z podpisem.

Przykład wygenerowanej w pdf noty korygującej

Niektórzy uważają, że warto jest wystawić dwie kopie noty korygującej: podczas, gdy dwa egzemplarze są wysłane do odbiorcy noty, my posiadamy także kopię dla siebie do czasu aż podpisana nota wróci do nas. Nie jest to jednak praktyka wymagana prawem.

Termin wystawienia noty korygującej

Prawo nie reguluje, w jakim terminie nota korygująca (a także faktura korygująca) mają być wystawione. Należy zrobić to niezwłocznie po dostrzeżeniu błędu na pierwotnej fakturze. Niedopilnowanie konieczności skorygowania faktury może skutkować karą grzywny.

Nota korygująca a VAT

Problematyczną kwestią jest także dla wielu przedsiębiorców prawidłowe regulowanie spraw związanych z podatkiem od towarów i usług, gdy faktura zakupowa podlega korekcie. Należy jednak zwrócić uwagę, że nota korygująca nie ingeruje w wartości zawarte na fakturze VAT, nie ma także wpływu na podatek VAT związany z tą fakturą.

Z tego względu odliczenie podatku naliczonego z faktury zakupowej nie jest w żaden sposób uzależnione od zaakceptowania tej noty przez drugą stronę (jak to się dzieje w przypadku faktury korygującej).

Proste wystawienie noty korygującej

To, czy nota korygująca będzie łatwa do wystawienia, czy też nie – zależy w dużej mierze od tego, z jakiej pomocy księgowej korzysta przedsiębiorca. Jeśli korzysta z darmowych druków udostępnionych w internecie to wystawienie noty korygującej będzie dla niego oznaczać, że musi sprawdzić aktualne przepisy odnośnie wystawiania not korygujących.

O wiele bardziej pomocne nie będą także programy księgowe, które nie dają możliwości uzyskania na ich temat porady u wykwalifikowanego księgowego. Przedsiębiorca musi także pilnować, czy na pewno posiada najnowszą wersję programu wraz ze wszelkimi uaktualnieniami. Wielką pomocą dla przedsiębiorcy będzie księgowość online typu inFakt. Można tutaj w prosty i szybki sposób wystawić dokumenty sprzedażowe. Warto także wprowadzać te dokumenty, które są związane z zakupem. Pozwoli to na automatyczne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, a także łatwe korygowanie tych dokumentów.

Aby wystawić notę korygującą w inFakt:

• zaloguj się do inFakt;
• wejdź w zakładkę „Koszty”;
• wejdź na fakturę, która ma być skorygowana (poprzez kliknięcie na jej numer);
• z panelu po prawej wybierz „Nota korygująca”;
• uzupełnij aktywne pola;
• naciśnij przycisk „Zapisz”;
• możesz już wydrukować notę korygującą i wysłać ja do kontrahenta.

Wystawienie w taki sposób noty korygującej zajmuje niewiele czasu. Dodatkowo korzystając z inFakt przedsiębiorca może także liczyć na merytoryczne wsparcie ekspertów pracujących w inFakt. Może zawsze zapytać, czy prawidłowo rozumie przepisy prawa oraz czy w jego konkretnym wypadku uzasadnione jest np. wystawienie noty korygującej. Pomoc taką uzyska poprzez e-mail lub kontakt poprzez telefon lub czat. Sprawdź to rejestrując się za darmo w inFakt.