Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą zmierzyć się z rozliczaniem kosztów podatkowych prowadzonej działalności.

Nie dość, że muszą oni udowodnić poniesienie wydatków w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia uzyskiwanych przychodów, to na dodatek powinni je prawidłowo udokumentować i wprowadzić do KPiR. Dokumentowanie kosztów odbywać się może jedynie ściśle określonymi dowodami księgowymi. Wprowadzając je do KPiR, podatnik może wybrać jedną z dwóch dostępnych dla niego metod księgowych.

Kasowo lub memoriałowo

Księgowanie kosztów większości drobnych firm odbywa się uproszczoną metodą kasową. Polega ona na zastosowaniu reguły, według której koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za datę poniesienia wydatków w metodzie kasowej uznaje się dzień wystawienia dokumentu księgowego, potwierdzającego poniesienie kosztu. Zapisów tych dokonuje się w tej dacie niezależnie od tego, czy faktycznie do tej daty wydatek poniesiono, czyli czy nastąpiła fizyczna zapłata za daną transakcję.

Jedynie w przypadku wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę wydatki rozlicza się w sposób szczególny. Stosuje się do nich zasadę – im wcześniej zapłacisz, tym szybciej będzie można zaksięgować wydatek. Podobnie na tej zasadzie księguje się wydatki z tytułu składek ZUS pracowników w części obciążającej pracodawcę, składki na Fundusz Pracy lub Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Uregulowanie ich po terminie ustawowym zobowiązuje do zaksięgowania ich w dacie faktycznej zapłaty.

Podobnie w terminie zapłaty księgować należy odsetki od zobowiązań, w tym od pożyczek i kredytów.

Drobni przedsiębiorcy mogą również korzystać z tzw. memoriałowej metody rozliczania kosztów. Polega ona na grupowaniu wydatków, dzieląc je na związane bezpośrednio z danym przychodem (np. zakup sprzedawanych następnie towarów) oraz pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem, czyli np. wydatki na media. Wydatki z pierwszej grupy księgowane są w dacie uzyskania przychodu, w związku z którym zostały wcześniej poniesione. Wydatki pośrednie księgowane są w dacie ich poniesienia. Koszty pośrednie działalności dotyczące kilku okresów rozliczeniowych (np. faktury za prenumeratę, wstępne opłaty leasingowe) księguje się wówczas proporcjonalnie do długości tych okresów.

Dokumenty księgowe, uprawniające do rozliczenia kosztów

W KPiR wydatki dokumentowane mogą być wyłącznie za pomocą:

• faktur VAT, w szczególności faktur VAT marża, faktur VAT RR, faktur VAT MP, dokumentów celnych, rachunków oraz faktur korygujących i not korygujących,
• innych dowodów wskazujące: strony transakcji lub wystawcę, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot i ilość elementów składających się na transakcję oraz podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
• dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
• not księgowych, sporządzonych w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
• dowodów przesunięć,
• dowodów opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowodów opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat zawierające dane o tym, kto, komu, kiedy, ile i za co zapłacił, opatrzone podpisem osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
• tzw. dowodów wewnętrznych, dotyczących jedynie określonych transakcji, które to dokumenty zaopatrzone są w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określających: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)

Kiedy księgować koszty

Zapisów w KPiR dotyczących poniesionych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu sprzedaży, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Zasady księgowe, o których warto wiedzieć

Pamiętać trzeba, że towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze księgować należy bezpośrednio po przyjęciu, przed przekazaniem ich do magazynu. Ich odebranie powinno być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Otrzymanie towarów lub materiałów bez faktury wymaga sporządzenia dodatkowej specyfikacji zawierającej opis przyjętego towaru. W KPiR zapisu dokonuje się wówczas na podstawie specyfikacji, pod którą podpina się nadesłaną następnie fakturę.

Używanie prywatnego pojazdu wymaga rozliczenia na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów. W kosztach ująć można jedynie kwotę wynikającą z przemnożenia przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz kwoty tzw. kilometrówki, której wartość zależy od pojemności silnika pojazdu wykorzystywanego do prowadzenia działalności. Wydatki na użytkowanie takiego samochodu w KPiR ujmuje się jednym dokumentem sporządzonym na koniec miesiąca na podstawie dokumentów ze stacji paliw (faktur), ujmującym całą kwotę, która w danym miesiącu może być zaksięgowana.

Koszt zawsze w odpowiedniej kolumnie KPiR

Koszty działalności należy wprowadzać do odpowiedniej kolumny księgi. Ich odpowiednie grupowanie odbywa się na podstawie objaśnień do każdej z kolumn – do ujęcia kosztów korzystać należy z kol. 9 do 13.

Uproszczone księgowanie z infakt

Wprowadzanie wydatków w programie infakt jest naprawdę proste. Wystarczy, że posiadasz dokument, na podstawie którego można księgować koszty. W programie, po wybraniu zakładki „koszty” , w prawej części ekranu wybrać należy dużą ikonę „dodaj koszt”. Po kliknięciu na nią program pozwala skorzystać z jednej z możliwych opcji kwalifikowania wydatku. Automatycznie pamięta bowiem, że niektóre wydatki księgowane są w sposób szczególny. Jeżeli zatem księguje się wydatek na media, paliwo, użytkowanie pojazdu, towary lub materiały, to automatycznie kwalifikuje je do odpowiedniej pozycji KPiR. Taka metoda oszczędzi znacznie czas rozliczeń.

Przegląd kosztów w Infakt.pl

Inne koszty również grupowane są w ten sposób, by użytkownik programu wprowadził je w odpowiednie miejsce KPiR bez konieczności zastanawiania się nad tym.