Słownik KSeF – najważniejsze terminy i pojęcia
API, certyfikat KSeF, token, faktura ustrukturyzowana. Krajowy System e-Faktur to nie tylko nowe procedury e-fakturowania, to również szereg nowych pojęć. Omawiamy najważniejsze z nich i pokazujemy, co oznaczają. Sprawdź, czy znasz już wszystkie z nich!
Z tego artykułu dowiesz się:
- co to jest API
- jak działa uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF
- po co jest Profil Zaufany
- czym jest token KSeF i certyfikat
- jak wygląda faktura ustrukturyzowana (e-faktura)
API
API to zestaw reguł i zasad przesyłania danych w obrębie wybranego systemu, w tym przypadku KSeF. Regulują one komunikację oraz pozwalają na współdziałanie między różnymi aplikacjami. API jest więc pomostem łączącym Twój program do fakturowania (np. inFakt) z KSeF. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musisz np. ręcznie przepisywać faktur do systemu rządowego. Przeczytaj więcej o najnowszym KSeF API 2.0, zastępcy wersji 1.0.
W inFakcie dokumenty są pobierane i wysyłane do repozytorium KSeF automatycznie. Nie musisz martwić się technikaliami związanymi z nowym systemem! Sprawdź opcję KSeF za 0 zł i nie martw się kosztami integracji.
Uwierzytelnienie
Uwierzytelnienie to proces potwierdzenia tożsamości użytkownika, czyli logowanie do systemu. To niezbędny krok do tego, aby móc skorzystać z KSeF, który z powodzeniem działa od lutego 2026 roku, o czym wspominaliśmy na blogu.
Do uwierzytelniania w KSeF możesz użyć jednego z czterech narzędzi:
- Profilu Zaufanego (darmowy)
- podpisu elektronicznego (płatny)
- pieczęci elektronicznej (płatna)
- certyfikat (darmowy)
Profil Zaufany
Profil Zaufany (ePUAP) to bezpłatne narzędzie do bezpiecznego potwierdzania swojej tożsamości na różnych platformach cyfrowych, w tym także w KSeF. Z Profilu Zaufanego możesz korzystać niczym z darmowego klucza do cyfrowego świata. PZ działa na zasadzie Twojego dowodu osobistego w internecie.
Mając Profil Zaufany, możesz:
- logować się do KSeF
- wysyłać e-deklaracje
- załatwiać sprawy urzędowe online
Załóż Profil Zaufany w 4 prostych krokach:
- Wejdź do bankowości elektronicznej
- Znajdź opcję “Profil Zaufany”
- Wypełnij formularz
- Gotowe – Twój Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata!
Potrzebujesz wsparcia w zakresie e-faktur? Skorzystaj z bezpłatnej inFolinii KSeF w inFakcie! Zadaj pytanie naszym księgowym i rozwiej swoje wątpliwości.
Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego, ręcznego podpisu. Można go porównać do pieczątki z podpisem, której używasz m.in. do:
- logowania w KSeF
- podpisywania dokumentów elektronicznych
- załatwiania spraw urzędowych online
Wady i zalety:
✅ uznawany wszędzie w UE
✅ bardzo bezpieczny
❌ płatny (koszt ok. 200-400 zł)
❌ konieczność odnawiania co 2-3 lata
Pieczęć elektroniczna
Pieczęć elektroniczna to cyfrowe narzędzie, które podobnie jak wspominamy Profil Zaufany czy podpis elektroniczny służy do uwierzytelnienia w KSeF. To rodzaj płatnej cyfrowej pieczątki firmowej, którą chętnie wybierają spółki i większe podmioty.
Ważne
Pieczęć elektroniczna to narzędzie dobrowolne w przypadku mniejszych firm. Jeśli Twoja spółka nie ma pieczęci, możesz zgłosić osobę do administrowania systemem na druku ZAW-FA. Dzięki temu będzie mogła m.in. nadawać uprawnienia innym.
Dowiedz się więcej o ZAW-FA, czyli zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Certyfikat
Certyfikat wystawcy faktury to specjalny plik kryptograficzny, który również umożliwia identyfikację podmiotu przesyłającego faktury do KSeF. Dzięki niemu system rozpoznaje, który podatnik (na podstawie NIP) jest nadawcą dokumentów – niezależnie od tego, czy fakturę wysyła osoba fizyczna, program księgowy, biuro rachunkowe czy zewnętrzna platforma fakturująca. Certyfikaty można generować od 1 listopada 2025 r. Do końca stycznia można to zrobić za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień, a od lutego będzie to mozliwe w Aplikacji Podatnika oraz aplikacji inFakt. Po wgraniu certyfikatu do programu do fakturowania, nie trzeba już się logować do rządowych systemów, tylko można wygodnie wystawiać i odbierać faktury z KSeF. Certyfikaty wydawane są na 2 lata.
Autoryzacja
W KSeF proces autoryzacji to nadanie wybranym przez Ciebie osobom uprawnień do korzystania z systemu. Mogą one przesyłać lub pobierać e-faktury, a nawet nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom. Proces autoryzacji można porównać do rozdawania kluczy do firmowej szafy z dokumentami.
To Ty decydujesz, kto może:
- samodzielnie wystawiać faktury (np. handlowiec)
- przeglądać dokumenty (np. księgowa)
- zarządzać uprawnieniami innych (np. dyrektor)
Ważne
Aby dokonać autoryzacji w KSeF, możesz nadać uprawnienia bezpośrednio ze swojego panelu lub wygenerować specjalny token lub certyfikat (działa jak hasło jednorazowe).
Token KSeF
Token w KSeF to unikalny identyfikator wykorzystywany do uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Działa jak jednorazowe hasło do banku. Generujesz go w ministerialnym KSeF, wpisujesz w swoim programie do fakturowania i gotowe – oba środowiska są połączone!
Ważne
Tokeny KSeF będą obowiązywać jedynie do końca 2026 roku. Po tym czasie zostaną wycofane i w użyciu zostanie tylko certyfikat KSeF.
Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF to docelowo główna metoda uwierzytelniania się w systemie. Do 2027 roku certyfikat działa równolegle z tokenami, ale po 1 stycznia 2027 roku zastąpi je całkowicie. Ten specjalny plik kryptograficzny działa jak pieczęć Twojej firmy w cyfrowym świecie. Potwierdza, że to Ty wysyłasz faktury do KSeF.
O cyfrowym identyfikatorze Twojej firmy przeczytasz więcej tutaj.
Certyfikat KSeF:
- identyfikuje Twoją firmę
- zabezpiecza przed podszywaniem się
- działa automatycznie w tle
Ważne
Certfikaty można generować w Module Certyfikatów i Uprawnień do końća stycznia 2026 r. Od lutego będzie to można zrobić bezpośrednio w aplikacji inFakt lub w rządowej Aplikacji Podatnika.
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura)
Faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura w KSeF, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem (schema), udostępnionym na stronie Ministerstwa Finansów. Dla Ciebie, jako użytkownika systemu, to nadal ta sama faktura z danymi sprzedawcy i nabywcy, opisem towaru lub usługi, kwotami i stawkami VAT oraz datą.
Co wyróżnia e-fakturę?
- format XML, który “rozumieją” komputery
- nie można w niej pominąć żadnego obowiązkowego pola
- ma dodatkowy numer KSeF
- można ją wydrukować lub zapisać jako PDF do wizualizacji
Ważne
W razie potrzeby każdą e-fakturę możesz wydrukować. Będzie ona opatrzona specjalnym kodem QR, który potwierdzi jej autentyczność.
Schema
Schema to schemat e-faktury określony przez Ministra Finansów i przedstawiony jako dokument w formacie XML. W praktyce schemę można porównać do formularza, który wypełniasz. Poprzez ustalony schemat Ministerstwo wskazuje, które pola i w jaki sposób musisz uzupełnić na swojej fakturze.
Co daje schema?
- wszystkie faktury KSeF wyglądają podobnie
- programy księgowe łatwo je odczytują
- system może automatycznie sprawdzić poprawność
Numer KSeF
Numer KSeF to identyfikator nadawany każdej fakturze przesyłanej do Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się z 35 znaków, jest unikalny dla każdego dokumentu i generowany automatycznie przez system. Numer KSeF to także dowód, że faktura stała się oficjalnie e-fakturą uznawaną w systemie.
Gdzie użyjesz numeru KSeF?
- na fakturze korygującej
- w tytule przelewu (od 1 stycznia 2027 roku)
- w JPK (od 1 lutego 2026 roku)
Ważne
Numer KSeF nie zastępuje firmowej numeracji faktur. Oznacza to, że w dalszym ciągu będzie obowiązywać nadawana przez podmioty numeracja dokumentów (np. FV 01/01/2027). Sytuacja wygląda podobnie np. w przypadku samochodów, gdzie numer dowodu rejestracyjnego nie zastępuje VIN, a jedynie go uzupełnia.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma obsługująca e-faktury w Polsce, wprowadzająca nowe procedury i pojęcia. Istotnym elementem KSeF jest API, które ułatwia wymianę danych między systemami, dzięki czemu faktury mogą być automatycznie przetwarzane bez ręcznego wpisywania. System wymaga uwierzytelnienia użytkowników przez Profil Zaufany, podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.
Tokeny KSeF i certyfikaty KSeF służą do weryfikacji tożsamości i autoryzacji działań w systemie. E-faktura musi spełniać określony schemat i jest oznaczona unikalnym numerem KSeF, który nie zastępuje jednak wewnętrznej numeracji faktur.
Przenieś swoją księgowość do inFaktu i ciesz się łatwym dostępem do KSeF oraz rozliczeniami, które odciążą Twoją firmę!
FAQ – najczęściej zadawane pytania o nowe terminy i pojęcia związane z KSeF
Czym jest API w kontekście KSeF?
API w KSeF to zestaw reguł przesyłania danych, który umożliwia komunikację i współdziałanie między różnymi aplikacjami do fakturowania a systemem KSeF oraz automatyzuje proces przetwarzania faktur.
Jakie są metody uwierzytelnienia w KSeF?
Uwierzytelnienia w KSeF można dokonać za pomocą Profilu Zaufanego (darmowy), podpisu elektronicznego (płatny) lub pieczęci elektronicznej (płatna).
Jaki jest okres ważności tokenów KSeF?
Tokeny KSeF będą obowiązywać do 1 stycznia 2027 roku. Po tej dacie system będzie działał wyłącznie w oparciu o certyfikaty KSeF.
Od kiedy obowiązuje KSeF?
Obowiązkowe korzystanie z KSeF podzielone jest na 3 główne etapy. Będą to:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości faktur sprzedażowych do 10 tys. zł brutto miesięcznie
Co ważne, wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do odbioru faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 roku!
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma wdrożona przez Ministerstwo Finansów w Polsce do obsługi faktur elektronicznych, nazywanych e-fakturami. KSeF eliminuje faktury papierowe, a jego celem jest usprawnienie obrotu poprzez ustrukturyzowane i zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów zgodnie z określonym schematem.
Podziel się nim ze znajomymi
