Regularnie kupujesz z wielu różnych źródeł, a opóźnienia w rozliczeniach i błędy w otrzymywanych fakturach to Twoja zmora? Możesz tego uniknąć jeśli zaczniesz wystawiać faktury samemu sobie. Pozwoli to zachować kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie. Wcześniej musisz się jednak upewnić, że podołasz temu zadaniu. Wymaga ono bowiem dużej skrupulatności i dyscypliny.

Odbiorca towaru wystawia fakturę

Samofakturowanie polega na przeniesieniu obowiązku wystawiania faktur z dostawcy towaru lub usługi na odbiorcę (również faktury korygującej i duplikatu faktury). W uproszczeniu można powiedzieć, że kupujący wystawia taki dokument sam dla siebie. Jedynym wymogiem jest zawarcie na fakturze frazy „Samofakturowanie”.

Wystawianie faktur przez nabywcę możliwe jest w dwóch przypadkach:

  • dostawy towarów i świadczenia usług na terenie Polski,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (musisz posiadać status podatnika VAT UE).

Samofakturowanie może okazać się szczególnie interesującym rozwiązaniem m.in. w przypadku importu usług, kiedy otrzymujesz faktury z opóźnieniem bądź gdy przeprowadzasz wiele podobnych transakcji z tym samym klientem.

Fakt, że to nabywca będzie wystawiał faktury VAT pozwoli mu zachować porządek i kontrolę nad dokumentami. Koniec z rozbieżnością pomiędzy ilością towarów zadeklarowanych na fakturze a rzeczywiście dostarczoną. Daje to także możliwość wprowadzenia wygodnej dla kupującego formy tego dokumentu. Przede wszystkim może on jednak wystawiać faktury bez opóźnień i dzięki temu terminowo rozliczać podatek VAT.

Zmiana przepisów uprościła samofakturowanie

Od 1 stycznia 2013 r. zasady wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy zostały złagodzone. Nie ma już obowiązku zawierania umów pomiędzy dostawcą a nabywcą w sprawie samofakturowania, jak było do tej pory. Wystarczy, że strony umówią się, że faktury za sprzedawcę będzie wystawiał nabywca. Przepisy nie określają formy tego porozumienia.

Wykreślony został także zapis o konieczności przedstawienia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o zawartej umowie. Zupełną nowością jest możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez inne osoby, które są przez niego upoważnione.

Sprzedawca musi zatwierdzić wystawioną przed odbiorcę fakturę

Zanim jednak zdecydujesz się przejść na samofakturowanie musisz upewnić się, że podołasz temu zadaniu. Powinieneś przede wszystkim pamiętać, że będąc odbiorcą towaru wystawiasz faktury w imieniu i na rachunek sprzedającego.

W razie opóźnień powstałych z winy nabywcy towaru/usługi istnieje ryzyko pojawienia się nieprawidłowości w deklaracji VAT oraz nieterminowego rozliczenia podatku przez dostawcę. Niezależnie bowiem od faktu, kto wystawił fakturę to właśnie sprzedawca ma obowiązek wykazać w deklaracji prawidłową wysokość tak przychodu, jak i podatku VAT od sprzedaży.

Co więcej wystawioną fakturę – również jeśli została ona doręczona w formie elektronicznej – musi zatwierdzić sprzedawca (nie jest konieczne jej fizyczne podpisanie). Musi on taki dokument także zarejestrować w swoim systemie, mimo, że sam go nie wystawił. To bowiem otrzymujący towar, wystawia fakturę, w której potwierdza zakup, określa rodzaj i ilość zakupionych towarów lub usług, ich cenę, a także kwotę należnego VAT. Sprzedawca po akceptacji faktury traktuje ją jako dokument sprzedaży i na jego podstawie rozlicza należny podatek VAT.

A czy wystawiając fakturę możesz od razu odliczyć z niej VAT? Otóż nie. Wymagana jest jeszcze wspomniana akceptacja przez drugą stronę. Dopiero po jej uzyskaniu możesz odliczyć podatek VAT.

Trzeba także pamiętać, że jeżeli kontrahent odkryje błąd w wystawionym przez Ciebie dokumencie, nie będzie sam mógł go poprawić. Poprosi o wystawienie faktury korygującej. Chyba że stosujemy system mieszany. Czyli faktury pierwotne wystawia dostawca towaru, my zaś tylko faktury korygujące. W tej sytuacji sprzedawca będzie mógł sam poprawić błąd wynikający z jego niedopatrzenia.