Według ogólnej zasady od nieodpłatnego przekazania towarów produkowanych przez przedsiębiorcę należy zapłacić VAT. Występują od tego jednak pewne wyjątki. Opodatkowaniu VAT-em nie podlega jednak próbka. Żeby jednak dając klientowi próbkę towaru nie zostać zmuszonym do naliczenia podatku należy wiedzieć w jaki sposób prawo reguluje jej definicję.

Darmowa próbka czasem lepsza niż tradycyjna reklama

Rozdawanie bezpłatnych próbek towaru to jedno z najbardziej znanych narzędzi promowania działalności firmy. Zdarza się nawet, że skuteczniejsze od tradycyjnej reklamy. Siła tej strategii marketingowej tkwi przede wszystkim w fakcie, że odbiorca ma możliwość przetestowania danego produktu, a nie tylko słuchania bądź czytania o jego właściwościach. Rozdawanie darmowych próbek może więc przyczynić się do rynkowego sukcesu firmy.

W ten sposób towary produkowane przez przedsiębiorcę mogą trafić w ręce potencjalnych klientów. Co istotne wręczania próbek nie trzeba opodatkować VAT-em. Jako że w 2013 r. wprowadzona została nowa definicja próbki warto dokładnie się z nią zapoznać, żeby wiedzieć kiedy rozdawane za darmo egzemplarze produktu mieszczą się w jej ramach.

Jak należało definiować próbkę przed 1 kwietnia 2013 r.?

Nowe pojmowanie próbki towaru przyniosły zmiany w ustawie o VAT, które weszły w życie 1 kwietnia 2013 r. Przed tym terminem jako próbkę należało rozumieć „niewielką ilość towaru reprezentującą określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy”.

Podarowanie próbki miało umożliwić klientowi m.in:

  • ocenę cech i właściwości towaru,
  • porównanie z produktami oferowanymi przez konkurencję,
  • promocję sprzedaży.

Aktualnie inaczej brzmi definicja próbki. Jako że była mało precyzyjna, została doprecyzowana i w większym stopniu dostosowana do prawa Unii Europejskiej.

Próbkę należy odpowiednio opisać

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami próbką jest nie tylko niewielka ilość danego towaru, ale również jego egzemplarz. Musi mieć jednak formę, która pozwoli na ocenę cech i właściwości. Przy czym przekazanie próbki przez przedsiębiorcę:

  • ma na celu promocję konkretnego towaru oraz
  • nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy w zakresie danego towaru (chyba że zaspokojenie potrzeb odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji i ma skłaniać do zakupu promowanego towaru).

Obydwa warunki muszą być spełnione jednocześnie. Tylko w takim przypadku produkt można uznać za próbkę, która nie podlega opodatkowaniu VAT-em.

Próbka powinna więc stanowić towar o charakterze pokazowym, który ma na celu zaznajomienie się z jego właściwościami i zachęcenie potencjalnego nabywcy do zakupu. Konieczne jest także właściwie oznakowanie produktu, który powinien być opisany jako próbka. Przepisy nie podają jednak konkretnych wytycznych w tym zakresie.

Inny warunek, który wpływa na to, że próbki nie trzeba opodatkować związany jest z aspektem biznesowym. Oznacza to, że jej przekazanie powinno służyć promocji firmy, nie zaś zaspokojeniu prywatnych potrzeb kontrahenta. Należy więc zwracać uwagę, żeby próbka umożliwiała ocenę i porównanie produktu z innymi dostępnymi na rynku, a jednocześnie nie można jej kwalifikować jako de facto prezentu choćby dla kontrahenta.

Co może być próbką?

Kiedy więc tak naprawdę odbiorca towaru ma do czynienia z próbką? Jako przykład można wymienić m.in.

  • książki (w tym egzemplarze do recenzji),
  • płyty (jeżeli oczywiście spełniają określone warunki),
  • próbki towarów spożywczych, których klienci mogą spróbować np. w ramach sklepowej promocji.

Definicja próbki nie obejmuje towarów lub niewielkich ilości przekazywanych np. w celu:

  • przeprowadzenia testów,
  • badań,
  • analiz.

Odnosi się to do sytuacji, w których testy czy analizy służą do określenia właściwości fizycznych, fizykochemicznych, chemicznych oraz biologicznych. Co jednak istotne, w tym przypadku nie ma konieczności opodatkowania VAT-em przekazanych egzemplarzy towaru lub jego niewielkich ilości. Wynika to z faktu, że celem nie jest tu w ogóle konsumpcja.