KSeF – uprawnienia. Jak i komu nadać je w systemie?
Uprawnienia to jedna z istotniejszych funkcji Krajowego Systemu e-Faktur. Pozwalają m.in. na wystawianie faktur przez wskazane przez Ciebie osoby. Wielu przedsiębiorców wyda uprawnienia KSeF swoim księgowym, handlowcom czy dyrektorom sprzedaży, a także biurom rachunkowym. Jak nadać uprawnienia do KSeF i z czym się to wiąże?
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym są uprawnienia w KSeF
- jak działają upoważnienia w KSeF
- jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego
KSeF wystartował od lutego, o czym pisaliśmy na blogu. Nie czekaj i dołącz do przygotowanych na e-faktury. Przenieś księgowość do inFaktu i sprawdź, jak intuicyjny może być nowy system!
Masz dodatkowe pytania? Zadaj je księgowemu na naszej inFolinii KSeF – za darmo.
KSeF – uprawnienia. Czym są?
Uprawnienia KSeF to dostęp do systemu e-faktur m.in. dla pracowników w Twojej firmie i innych wskazanych podmiotów. Możesz nadawać je online i wybierać różne poziomy dostępu. Inny poziom upoważnień otrzyma dyrekcja (np. możliwość nadawania uprawnień), a inny dział księgowy i handlowy (np. samo wystawianie faktur).
Bezpośrednio z KSeF możesz nadać uprawnienia innej osobie fizycznej do:
- nadawania, odbierania lub zmiany uprawnień (administrowania)
- wystawiania faktur
- dostępu do faktur
- wystawiania faktur w trybie samofakturowania
Z inFaktem rewolucja w e-fakturowaniu jest prostsza. Sprawdź naszą aplikację i połącz się z KSeF w kilka sekund!
Jak nadać uprawnienia do KSeF
Jak działają uprawnienia w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek? Zgoła inaczej:
- Uprawnienia KSeF w JDG – osoby fizyczne otrzymują automatycznie uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli prowadzisz JDG, nie musisz nic wypełniać. Do KSeF zalogujesz się z użyciem Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, a następnie masz możliwość administrować uprawnieniami dla innych podmiotów.
- Uprawnienia KSeF w spółce – w przypadku spółek i większych firm do administrowania uprawnieniami w KSeF potrzebna jest pieczęć kwalifikowana, o której pisaliśmy w poprzednim tekście. Jeżeli nie chcesz inwestować w takie rozwiązanie, możesz zgłosić “reprezentanta” do KSeF na druku ZAW-FA. Wyznaczysz wtedy jedną osobę reprezentującą podmiot, która będzie mogła udzielać dalszych uprawnień w systemie. Istnieje również możliwość uwierzytelniania się certyfikatem spółki, jednak na tę chwilę, żeby przynajmniej pierwszy raz go wygenerować, niezbędna jest pieczęć elektroniczna.
Ważne
Z KSeF możesz korzystać osobiście lub wskazać inny podmiot uprawniony przez Ciebie do takiego działania. Uprawnienia KSeF nadasz osobom fizycznym lub prawnym. Mogą to być Twoi pracownicy – księgowa, kierownik sprzedaży, handlowiec, ale i Twoje biuro rachunkowe. Pamiętaj, że obecnie każda osoba logująca się w imieniu wskazanej przez Ciebie firmy czy instytucji zobaczy wszystkie Twoje faktury.
Więcej o nadawaniu uprawnień dowiesz się z naszego webinaru – podczas spotkania pokazywaliśmy jak je nadać.
KSeF – uprawnienia dla biura rachunkowego
Uprawnienia w KSeF to rozwiązanie, które ma ułatwić zarządzanie fakturami w firmach. W KSeF uprawnienia możesz nadać różnym podmiotom, które są związane z Twoim biznesem. Czy wiesz, że uprawnienia dostępu do Twoich faktur może otrzymać również biuro rachunkowe, z którym współpracujesz?
Jak nadać w KSeF uprawnienia dla biura rachunkowego? W 5 prostych krokach:
- Zaloguj się do KSeF – wejdź do nowego Modułu Certyfikatów i Uprawnień (zalogujesz się tu np. Profilem Zaufanym). O MCU, który jest rozwiązaniem czasowym, pisaliśmy szerzej w tym tekście. Do 31 stycznia 2026 roku możesz nadawać tu uprawnienia i tworzyć nowe certyfikaty KSeF. Po 1 lutego 2026 roku czynności te wykonasz już bezpośrednio w Aplikacji Podatnika.
- Przejdź do sekcji “Uprawnienia” – wybierz opcję dotyczącą nadawania uprawnień w systemie. Możesz dodać tu administratora, nadać uprawnienie, a także zarządzać istniejącymi uprawnieniami w KSeF.
- Nadaj uprawnienie – wybierz rodzaj uprawnień dla swojej księgowości (np. do wystawiania i przeglądania faktur).
- Wprowadź dane uprawnionego – wpisz dane uprawnionego, w tym NIP i nazwę firmy, wybierz odpowiednie uprawnienia i zapisz wszystkie zmiany.
- Zarządzaj uprawnieniami – w dowolnym momencie możesz nie tylko nadawać nowe uprawnienia, ale i odbierać istniejące.
Sprawdź więcej informacji o tym, jak nadać uprawnienia w KSeF swojemu księgowemu.
Podsumowanie
KSeF (Krajowy System e-Faktur) umożliwia udzielanie uprawnień do wystawiania i zarządzania fakturami przez wybrane osoby w firmie, takie jak księgowi, handlowcy czy dyrektorzy sprzedaży. System pozwala na różne poziomy dostępu, w zależności od roli pracownika.
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych prawa te są przyznawane automatycznie, podczas gdy w większych firmach potrzebna jest kwalifikowana pieczęć lub wyznaczenie reprezentanta za pomocą druku ZAW-FA. Uprawnienia dostępu do faktur w KSeF możesz przyznać także na rzecz biura rachunkowego, z którym współpracujesz.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o nadawanie uprawnień w KSeF
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Aby nadać uprawnienia w KSeF, należy zalogować się do systemu, korzystając z nowego Modułu Certyfikatów i Uprawnień, przejść do sekcji „Uprawnienia”, wybrać opcję dotyczącą nadawania uprawnień, wybrać rodzaj uprawnień, wprowadzić dane uprawnionego, takie jak NIP i nazwa oraz zapisać wszystkie zmiany.
System umożliwia pełne zarządzanie uprawnieniami, w tym nadawanie nowych i odbieranie istniejących.
Jak nadać uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego?
Aby nadać uprawnienia w KSeF dla biura rachunkowego, należy zalogować się do systemu KSeF (obecnie przez MCU), przejść do sekcji „Uprawnienia”, wybrać rodzaj uprawnień, wprowadzić dane biura rachunkowego, a następnie zarządzać nadanymi uprawnieniami zgodnie z potrzebami firmy.
Czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą coś robić, aby korzystać z KSeF?
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą podejmować żadnych dodatkowych działań, aby korzystać z KSeF. Mają automatycznie przyznane uprawnienia i mogą zarządzać nimi, logując się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?
KSeF jest obowiązkowy od 2026 roku. Będzie wprowadzany w 3 etapach:
- od 1 lutego 2026 r. – największe firmy z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (wartość faktur sprzedażowych do 10 tys. zł miesięcznie brutto)
Od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca jest zobowiązany odbierać faktury w KSeF!
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma do zarządzania e-fakturowaniem. Możesz tu wystawiać, odbierać i przechowywać tzw. faktury ustrukturyzowane (e-faktury). Koniec z tradycyjnymi dokumentami drukowanymi czy zapisywanymi w PDF – KSeF to elektroniczny obieg faktur w Twojej firmie. Co więcej, Twój nabywca będzie mógł pobrać z repozytorium fakturę od Ciebie, dokument trafi też automatycznie do administracji skarbowej.
Podziel się nim ze znajomymi
