Zakładając własną działalność musimy podjąć kilka ważnych decyzji podatkowych i księgowych. Po pierwsze trzeba wybrać formę opodatkowania dochodu. Jeżeli wybierzemy – jak zdecydowana większość przedsiębiorców –  zasady ogólne lub podatek liniowy, stajemy przed kolejnym wyborem: czy rozliczenia księgowe prowadzić przy pomocy ksiąg rachunkowych, czy też KPiR.

Księgi rachunkowe czy KPiR

Księgi rachunkowe nie są raczej wybierane przez początkujących przedsiębiorców, ich prowadzenie jest skomplikowane i wymaga stałego nadzoru księgowych. Na szczęście dopóki przychód naszej  firmy nie przekroczy limitu 1,2 mln euro obowiązku prowadzenia ksiąg nie ma i można prowadzić ewidencję uproszczoną, czyli podatkową księgę przychodów i rozchodów. A jeżeli nasza firma osiągnie przychód powyżej 1,2 mln euro to zatrudnienie sztabu księgowych nie będzie już raczej problemem. Póki co jednak zejdźmy na ziemię i zastanówmy się czym jest KPiR.

Nowy druk KPiR

Co to jest KPiR

KPIR to ewidencja,  za pomocą której przedsiębiorcy zapisują zdarzenia gospodarcze zachodzące w firmie. Najprościej rzecz ujmując – przychody i koszty. Należy więc w niej zapisywać wszystkie dokonane zakupy, sprzedane towary czy usługi, koszty związane z prowadzeniem działalności itp. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie faktur VAT (ew. rachunków), faktur korygujących, dowodów opłat pocztowych, wyciągów i potwierdzeń przelewu z banku, umów o dzieło i zlecenie, umów najmu, wydruków z kasy fiskalnej itp. 

Jak wygląda KPiR? Czy trudno ją prowadzić?

Księga Przychodów i Rozchodów składa się z 16 kolumn, wśród których można wyróżnić daty, dane kontrahentów, opisy zdarzeń gospodarczych, rejestr przychodów i kosztów. Nie jest to skomplikowana ewidencja niemniej jednak  mało doświadczony przedsiębiorca może nie ustrzec się błędów. Dużo bezpieczniej prowadzić KPIR przy pomocy np. Programu do Księgowania inFakt. Wówczas dane do Księgi pobierają się automatycznie spośród wcześniej wprowadzonych informacji z faktur kosztowych i sprzedażowych oraz danych księgowych firmy, a ryzyko pomyłek zostaje zminimalizowane. 

Jak powinno się przechowywać KPiR?

Wszystkie firmowe ewidencje, w tym KPiR  oraz  wszelkie wytworzone w ramach działalności dowody księgowe (m.in. faktury, korekty, paragony, potwierdzenia zapłaty itp.) trzeba prawidłowo przechowywać. Prowadzenie rejestrów w formie elektronicznej jest wygodne i bezpieczne, nie zwalnia jednak z obowiązku przechowywania papierowej dokumentacji. Na przykład elektroniczną wersję KPiR trzeba drukować najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (w programie Infakt wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować plik gotowy do wydruku – zobacz). Generalnie dokumentację księgową i podatkową należy przechowywać w bezpiecznym miejscu i oryginalnej postaci przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Prowadź KPiR w inFakcie

  • inFakt automatycznie generuje plik PDF z KPiR
  • Księga jest zawsze zgodna z wytycznymi MF
  • Co miesiąc dostajesz e-mailowe przypomnienie by wydrukować KPiR

Załóż konto!