Jeśli wybierzemy opodatkowanie na zasadach ogólnych KPiR należy prowadzić od pierwszego dnia, w którym firma rozpoczyna działalność. Nie warto lekceważyć tego obowiązku, gdyż konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia KPiR mogą być dotkliwe.

Najprościej KPiR można scharakteryzować jako tabelę, w której zapisuje się dokonaną sprzedaż oraz koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością. W oparciu o zapisane zdarzenia księgowe wylicza się comiesięczne kwoty zaliczek na podatek dochodowy oraz podatek, który należy zapłacić po zakończeniu roku. O prowadzeniu księgi należy powiadomić urząd skarbowy do 20 dni od jej założenia. KPiR należy przechowywać 5 lat od końca roku, w którym była prowadzona, w miejscu wykonywania działalności lub ewentualnie w biurze rachunkowym.

KPiR można prowadzić samodzielnie…

Prowadzenie KPiR można powierzyć księgowym w biurze rachunkowym lub kancelarii podatkowej, jednakże jest to na tyle prosta forma ewidencji, że wielu przedsiębiorców decyduje się prowadzić ją samodzielnie. Księgę możemy prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej z zastosowaniem programu do księgowości lub aplikacji on-line.

…ale trzeba to robić starannie

W sytuacji gdy zdecydujemy się na samodzielne prowadzenie KPiR powinniśmy robić to starannie, w sposób czytelny i trwały, najlepiej dokonując zapisów raz dziennie po zakończeniu dnia. Jeżeli jednak zorientujemy się, że popełniliśmy błąd (np. podaliśmy nieprawidłową kwotę przychodu, wrzuciliśmy w koszty wydatek, który według przepisów kosztem być nie może, pomyliliśmy daty itp.) dobrze jest go niezwłocznie poprawić, a gdy pomyłka wpłynęła na wysokość zapłaconego podatku jak najszybciej trzeba dopłacić różnicę wraz z odsetkami.

KPiR – jakie konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia_

Nierzetelność i wadliwość księgi

Przedsiębiorca powinien prowadzić księgę:

  • w sposób rzetelny – zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, czyli dotyczyć transakcji, które faktycznie miały miejsce
  • oraz
  • niewadliwy to jest zgodny z aktualnymi przepisami prawnymi (chodzi tu m.in. o prawidłowy wygląd księgi i odpowiednie wypełnianie poszczególnych kolumn).

Jak możemy zostać ukarani?

Konsekwencje nierzetelności, czyli niedbałego lub nieuczciwego prowadzenia KPiR mogą być dotkliwe. W razie kontroli organ podatkowy, który stwierdzi brak ksiąg lub uzna, że zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistości i nie pozwalają na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania, mogą określić jej wysokość oraz wysokość podatku do zapłaty w drodze oszacowania np. porównując wysokości obrotów w innych firmach prowadzących podobną działalność.

Nierzetelne prowadzenie KPiR to według przepisów przestępstwo skarbowe, za które możemy zostać ukarani grzywną do 240 stawek dziennych (wysokość stawki indywidualnie ustala sąd), a nawet karą pozbawienia wolności. Natomiast wadliwe prowadzenie księgi podlega karze grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego. Grzywna taka jest określana kwotowo.

Masz pytania związane z KPIR? Napisz w komentarzu lub skontaktuj się z naszymi księgowymi: info@infakt.pl.