Prowadzenie KPiR nie jest bardzo skomplikowaną czynnością, niemniej jednak trzeba to robić skrupulatnie i starannie tak, aby zminimalizować ryzyko błędów i pomyłek. Na początku działalności warto zastanowić się, jaka forma prowadzenia księgi będzie dla nas najwygodniejsza – papierowa czy elektroniczna.

KPiR – podstawowa ewidencja w firmie

KPIR to ewidencja, za pomocą której przedsiębiorcy zapisują zdarzenia gospodarcze zachodzące w firmie. W praktyce jest to po prostu tabela, w której regularnie trzeba zapisywać dokonaną sprzedaż oraz koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością. W oparciu o zapisane zdarzenia księgowe wylicza się comiesięczne kwoty zaliczek na podatek dochodowy oraz sporządza zeznanie podatkowe z prowadzonej działalności Księga składa się z 16 kolumn, z których każda ma ściśle określone przepisami przeznaczenie m.in. w kolumnach 7-9 wpisuje się przychody, a w kolumnach 10-14 koszty działalności.

Wszystkie wpisy w księdze muszą być poparte dowodami księgowymi własnymi (m.in. faktury sprzedażowe, noty księgowe itp.) oraz obcymi ( faktury zakupowe i kosztowe, noty korygujące, wyciągi bankowe, dowody opłat itp.). Każdą transakcję należy opisać podając: numer porządkowy, datę transakcji, numer dowodu księgowego, dane kontrahenta, opis zdarzenia. Na końcu każdej strony księgi dokonuje się podsumowania transakcji na danej karcie, a także od początku danego roku.

Forma papierowa czy elektroniczna

Gotową księgę w formie papierowej można kupić w księgarniach czy urzędach skarbowych, należy jedynie ponumerować jej strony i wypełnić stronę tytułową (dane firmy). Księga musi być spięta, nie może mieć formy luźnych stron. Prowadząc KPiR ręcznie ewentualne pomyłki należy korygować skreślając dotychczasowe treści i wpisując treść poprawną –ważne jednak, aby pierwotną treść pozostawić czytelną, nie zamazywać jej np. korektorem.

Obecnie wygodniejszą i szybszą opcją prowadzenia KPiR jest forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub aplikacji on-line. Narzędzia tego typu skonstruowane są tak, aby jak najwięcej czynności wykonać automatycznie, co minimalizuje ryzyko błędów, przyspiesza pracę i zwalnia z obowiązku znajomości wszystkich zasad prowadzenia KPiR.

KPiR – forma papierowa czy elektroniczna_

Wybór narzędzia do KPiR

Wybierając profesjonalny program lub aplikację księgową należy zwrócić uwagę czy :

  • Narzędzie pozwala na bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi (przepisy wymagają sporządzenia wydruku do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni i przechowywania go w formie papierowej w dokumentacji).
  • Możliwe jest bezpieczne przechowywanie danych na komputerze lub innym elektronicznym nośniku informacji (np. zapisanie na dysku w PDF).
  • Narzędzie posiada szczegółową instrukcję obsługi, a także merytoryczne i techniczne wsparcie, pozwalające na skorzystanie z helpdesku czy infolinii w przypadku wątpliwości lub problemów związanych z prowadzeniem księgi.

Chcesz prowadzić KPiR w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
  • Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub wybierz sprawdzonego księgowego.

Załóż testowe konto.

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.