Rozliczenie z klientem „w częściach”, tzn. za pomocą zaliczek i faktury końcowej nie stanowi problemu, jeśli prowadzi się księgowość w inFakcie. Wystarczy wybrać odpowiedni typ faktury, a program prawidłowo rozliczy płatności.

Faktura końcowa i faktura zaliczkowa – co warto wiedzieć?

Zdarza się, że przedsiębiorca pobiera od klienta zaliczkę przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru, w kwocie ustalonej w umowie. To częsta praktyka np. podczas zlecania projektów graficznych czy stron www.

Warto pamiętać, że kwoty widniejącej na fakturze zaliczkowej nie zalicza się ani do kosztów, ani do przychodów w momencie zapłaty zaliczki. Dzieje się tak dopiero, gdy usługa zostanie wykonana lub towar wydany i cała kwota zapłacona, tj. w momencie wystawienia faktury końcowej. Inaczej jest w przypadku VAT-u – o tym przeczytacie na końcu tego wpisu.

Tym samym, faktura końcowa to dokument, na którym figuruje wartość całego zamówienia oraz rozliczenie kwot poszczególnych zaliczek, zaś w sekcji do „Do zapłaty” umieszcza się tylko tę płatność, która pozostała (odejmując kwoty zaliczek od całości zamówienia).

Jak wystawić fakturę końcową w inFakcie?

Użytkownik inFaktu nie musi pamiętać o powyższych zasadach dotyczących księgowania faktur zaliczkowych. Wystarczy, że postąpi zgodnie z poniższymi wskazówkami, a inFakt sam przypisze kwoty z faktur do odpowiednich rozliczeń podatków.

Aby w inFakcie rozliczyć transakcję, w której część płatności dokonuje się przed wykonaniem usługi lub odebraniem towaru, należy wystawić fakturę zaliczkową w związku z pierwszą zaliczką. Tak wystawiony dokument nie zostanie uwzględniony w przychodach w KPiR, natomiast zapisze się w rozliczeniach podatku VAT. Aby wystawić fakturę zaliczkową należy wybrać opcję Faktura zaliczkowa z menu po prawej.

Następnie użytkownik ma dwie możliwości:

  1. Jeżeli kolejna płatność klienta nie opiewa na całą kwotę, która pozostała do zapłaty – wystawia kolejną fakturę zaliczkową.
  2. Taka możliwość jest po otwarciu okna edycji faktury zaliczkowej. Wystarczy kliknąć w przycisk Kolejna zaliczka.

  3. Jeżeli kolejna płatność klienta opiewa na całą kwotę, która pozostała do zapłaty – użytkownik wystawia fakturę końcową.

Aby została wystawiona faktura końcowa, należy otworzyć edycję ostatnio wpłaconej zaliczki i kliknąć w przycisk Faktura końcowa. Należy pamiętać o tym, że w inFakcie trzeba wystawić fakturę końcową także wówczas, gdy suma kwot zaliczek stanowi 100% wartości zamówienia.

Zaliczki i faktury końcowe a VAT

Z tematem zaliczek i faktur końcowych wiąże się rzecz jasna kwestia rozliczenia VAT-u. Otóż zgodnie z Ustawą o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w chwili wpłaty zaliczki, czyli inaczej niż w przypadku rozliczania podatku dochodowego.

Co za tym idzie, w momencie wystawienia każdej z faktur zaliczkowych pojawia się konieczność rozliczenia VAT-u po obu stronach transakcji. Natomiast wystawiona faktura końcowa, wymaga rozliczenia tylko tej części VAT-u, która jeszcze nie została rozliczona.