Kiedy warto rozważyć zmianę księgowej? Czy w trakcie roku można zmienić biuro rachunkowe obsługujące spółkę?


1 kwietnia 2021 3 min. czytania

Zdecydowana większość przedsiębiorców korzysta z zewnętrznej księgowej lub biura rachunkowego. Popularne są szczególnie usługi online ze względu na wygodę i dostęp do spraw firmy z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.

Warto wiedzieć, że podpisanie umowy z jednym księgowym, nie „uwiązuje” nas do niego już do końca istnienia spółki. Czasem zachodzą okoliczności, dla których warto przenieść księgowość do innej osoby albo firmy. Szczególnie kiedy wybór pierwszej księgowości był przypadkowy, ponieważ przedsiębiorca po raz pierwszy zakładał działalność i sam nie bardzo wiedział, czego powinien oczekiwać.

Kiedy warto rozważyć przeniesienie księgowości?

Najprostszą odpowiedzią na pytanie z nagłówka jest „Kiedy nie jesteś zadowolony z usług obecnego biura”. A powodów niezadowolenia może być wiele, np.:

  • Wątpliwości co do rzetelności księgowej – to poważny zarzut świadczący, że nie jesteś przekonany o tym, że biuro rozlicza Cię prawidłowo. Pamiętaj, że korzystnie z księgowości nie zwalnia Twojej spółki z odpowiedzialności przed organami skarbowymi, ale w razie konieczności zapłacenia mandatu lub kar, możesz domagać się odszkodowania z OC księgowej.
  • Trudna komunikacja i brak wsparcia merytorycznego – każdego przedsiębiorcy może zdenerwować sytuacja, gdy księgowy nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile. Tym gorzej, jeżeli okaże się, że jego odpowiedzi są niekompletne lub niezgodne z prawdą.
  • Brak informacji o stanie finansów – w niektórych biurach klienci mają utrudniony dostęp do wszystkich operacji. Przedsiębiorcy nie wiedzą, jak naliczył się podatek czy ile finalnie zaksięgowano kosztów. W rezultacie trudno jest im przeprowadzić analizę opłacalności spółki.
  • Konieczność jeżdżenia z wszystkimi dokumentami do biura – w dzisiejszych czasach, gdy każdy ma dostęp do telefonu i internetu, możliwość przesłania faktur i innych dokumentów online, powinna być standardem.

Czy księgową można zmienić tylko wraz z nowym rokiem podatkowym?

Ogólnie rzecz biorąc księgowość w spółce można zmienić dowolnego dnia w roku podatkowym, jednakże Twoja umowa z księgową zapewne zawiera okres wypowiedzenia. Zapoznaj się z nią i zaplanuj przeniesienie ksiąg. Dobry moment na przeniesienie to zamknięcie roku rozliczeniowego, dzięki czemu będziesz miał pewność, że dokumentacja w kolejnym roku będzie spójna.

Jak zmienić księgową?

Przeniesienie księgowości ogranicza się do kilku kroków:

1.Wypowiedzenia umowy dotychczasowemu biuru.

2. Podpisania nowej umowy z wybraną księgową.

3. Przeniesienia dokumentów ze „starego” biura do „nowego”. W większości biur jest tak, że księgowi tę czynność biorą na siebie, tzn. księgowy, z którym podpisałeś nową umowę, kontaktuje się z dotychczasowym i pomiędzy sobą przesyłają dokumenty. Z przekazania dokumentów powinien być sporządzony protokół odbioru. Trzeba pamiętać, żeby przekazać wszystkie dokumenty, które biuro otrzymało od przedsiębiorcy, jak i wystawiło w jego imieniu. W szczególności chodzi o:

  • faktury sprzedaży i rachunki,
  • faktury kosztowe,
  • dowody opłacania należności,
  • rejestry VAT,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • deklaracje podatkowe,
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami.

Przy księgowości online, jak w inFakcie, przeniesienie dokumentacji jest całkowicie niezauważalne, ponieważ odbywa się poprzez program.

4. Odwołanie upoważnień – jeżeli upoważniłeś księgową za pomocą formularza UPL-1 do składania w Twoim deklaracji drogą elektroniczną, musisz je odwołać drukiem OPL-1. Druk prześlesz tradycyjną pocztą do urzędu skarbowego lub złożysz przez ePUAP, logując się Profilem Zaufanym.

5. Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym – o zmianie miejsca prowadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej musisz też poinformować organy podatkowe. Masz na to 7 dni i zrobisz to poprzez formularz NIP-8. Druk możesz złożyć osobiście, przesłać listem poleconym lub elektronicznie, o ile posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny (Profil Zaufany nie jest obsługiwany).

Zleć księgowość spółki bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu