Od 25 maja obowiązują zmiany w kodeksie pracy w związku z RODO. Co zostało zmienione? Czy RODO blokuje monitoring pracowników? Czy monitoring e-maila pracownika będzie możliwy? 

RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Celem jego wprowadzenia było pójście z duchem czasu i położenie szczególnego nacisku na ochronę danych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
Wielu z przedsiębiorców zatrudnia pracowników i RODO wprowadza dla nich dodatkowe uregulowania. Warto o nich wiedzieć i ich przestrzegać. Dokładne informacje odnośnie monitoringu zamieszczono w nowo dodanych art.  22² oraz art. 22³ ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy. 

Czy RODO blokuje monitoring pracowników?

We wspomnianych wyżej przepisach ustawodawca odnosił się głównie do kwestii monitoringu. Mianowicie jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia

• bezpieczeństwa pracowników
• lub ochrony mienia
• lub kontroli produkcji
• lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
Zatem RODO nie blokuje możliwości monitoringu pracowników, co wprost zostało wskazane w art. art.  22² § 10. ustawy.
Co ważne, monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego wyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin 3 miesięcy ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Należy też wiedzieć, że po okresie 3 miesięcy lub po czasie prawomocnego zakończenia postępowania  uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu.

Informowanie pracowników

Jak określa ustawa cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie  takie informacje.
Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Czy monitoring e-maila będzie możliwy?

Przepisy znowelizowanego kodeksu pracy mówią, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej natomiast nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.