Czy trzeba powiadomić pracodawcę o L4 w formie elektronicznej? Odpowiedzi na pytania dotyczące e-zwolnień lekarskich

O rewolucyjnych zmianach w zwolnieniach lekarskich jest od jakiegoś czasu głośno. Pojawia się wiele wątpliwości i pytań. Odpowiedzi na część z nich zamieszczamy na blogu.

Czy aby mieć dostęp do e-zwolnień płatnik musi mieć założone konto na PUE?

Tak, nie ma innej opcji dostępu do tych danych.

Czy pracodawca, gdy otrzyma wydruk e-ZLA musi przekazać go do ZUS?

Nie. Pracodawca, który otrzyma od swojego pracownika wydruk e-ZLA (bo nie ma profilu na PUE) nie musi przekazywać go do ZUS. E-ZLA trafi do ZUS automatycznie po wystawieniu przez lekarza. Jednak pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków będzie musiał przekazać do ZUS dokumenty niezbędne do wypłaty m.in. zaświadczenie wystawione na druku ZUS Z-3.

W jakiej zakładce na PUE widoczne będą e-zwolnienia?

Na profilu informacyjnym płatnika składek zaświadczenia lekarskie będą dostępne w formie:

• dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki) oraz
• danych, przetworzonych w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (w nowej zakładce „Zaświadczenia lekarskie”).

Po jakim czasie od wystawienia e-ZLA będzie ono widoczne w PUE?

Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentów elektronicznych będą przekazywane płatnikom on-line, bezpośrednio po wystawieniu przez lekarza. Natomiast dane o zaświadczeniach lekarskich będą dostępne po przetworzeniu w Kompleksowym Systemie Informatycznym  ZUS (należy uwzględnić cykle przetwarzania).

Czy będzie można korzystać z PUE bez modułu dotyczącego elektronicznych zwolnień?

Nie. ZUS udostępnia bezpłatnie płatnikowi składek zakładkę „Zaświadczenie lekarskie” na profilu informacyjnym płatnika składek. Nie ma odrębnego modułu elektronicznych zwolnień. Osoba posiadająca dostęp do roli płatnika składek ma również dostęp  do danych o zwolnieniach lekarskich.

Czy biuro rachunkowe rozliczające podatnika może mieć dostęp do e-zwolnień tego płatnika?

Elektroniczne zwolnienia lekarskie i dane o tych zwolnieniach udostępniane są na profilu płatnika składek. W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Profil zakładany jest dla osoby fizycznej. Płatnik składek obsługiwany przez biuro rachunkowe może udzielić pełnomocnictwa pracownikowi biura rachunkowego. Osoba, której zostanie udzielone pełnomocnictwo, będzie miała dostęp do pełnego profilu płatnika, w tym do zaświadczeń lekarskich.

Czy do odbierania e-ZLA konieczne jest zarejestrowanie ZUS-PEL w pełnym zakresie, czy tylko do korespondencji?

W celu uzyskania dostępu do zaświadczeń lekarskich wystawionych w formie dokumentu elektronicznego i do danych o tych zaświadczeniach niezbędne jest posiadanie dostępu do profilu (roli) płatnika składek. Udzielenie pełnomocnictwa do korespondencji nie daje dostępu do profilu płatnika, a zatem nie daje dostępu do zaświadczeń lekarskich.

Jak będą dostarczane e-zwolnienia, jeśli pracownik zatrudniony jest w kilku zakładach pracy?

Dla każdego płatnika składek będzie wystawiane odrębne zaświadczenie lekarskie. Każdy płatnik posiadający profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS otrzyma zwolnienie elektronicznie. Natomiast płatnik składek, który nie założy  profilu na PUE otrzyma od swojego pracownika wydruk zwolnienia lekarskiego, z pieczątką i podpisem lekarza.

Czy elektroniczne zwolnienia lekarskie mogą być przesyłane na e-maila zakładu pracy?

Nie. Zaświadczenia lekarskie w formie dokumentu elektronicznego nie mogą być wysyłane na adres e-mail płatnika składek (pracodawcy). Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia bezpłatnie elektroniczne zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika składek.

Czy pracodawca musi mieć podpis kwalifikowany aby odebrać e-ZLA?

Nie. Do pobrania dokumentów zaświadczeń lekarskich oraz do dostępu do danych o zwolnieniach lekarskich nie jest potrzebny certyfikat kwalifikowany ani profil zaufany ePUAP. Niezbędny jest wyłącznie dostęp do profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych.

Czy e-zwolnienia będzie można eksportować do pliku xml lub pdf?

Dokumenty elektronicznych zwolnień lekarskich będzie można wyeksportować w formie podpisanego przez lekarza pliku xml. Dane o elektronicznych zwolnieniach lekarskich będzie można wyeksportować w formacie csv.