Stosunkowo łatwo znaleźć informacje o tym jak i kiedy trzeba poprawiać błędy na fakturach. Owszem, dbanie o poprawność faktur to bardzo ważna sprawa. Ale nie zmienia to faktu, że skorygowanie faktury zajmuje czas, a co za tym idzie pieniądze. I dlatego warto też wiedzieć kiedy błędów poprawiać raczej nie trzeba.

Ogólnie do poprawiania błędów służą dwa dokumenty: faktura korygującą lub nota korygującą. Tę pierwszą wystawia sprzedawca (który może poprawić każdy błąd), a tę drugą nabywca (który samodzielnie nie może poprawiać błędów w liczbach).

O ile podpisy na korektach nie są konieczne, o tyle trzeba jednak korektę do nabywcy (lub sprzedawcy) jakoś dostarczyć. I nie jest to dużym problemem, gdy mamy adres e-mail, a klient nie życzy sobie faktur papierowych, ale co gdy jest inaczej? Wtedy pojawia się problem, w związku z którym warto sobie zadać pytanie, czy dany błąd rzeczywiście wymaga poprawienia.

1. Literówki

Podczas wystawiania faktury może przydarzyć się literówka. Np. ktoś zamiast „Stanisław” napisze „Staniłsaw”. Czy taki błąd to problem? Z powodzeniem można założyć, że w wielu przypadkach nie, chyba że istniałoby imię „Staniłsaw” i osobę na fakturze można by z kimś pomylić. W tym przypadku jest to jednak bardzo mało prawdopodobne.

Oczywiście, nie ma 100-procentowej pewności, że w razie kontroli urzędnicy machną ręką na literówki, ale jest na to duża szansa. Oczywiście, za literówkę trudno uznać błąd w liczbie, np. niewłaściwy numer lokalu, itp.

2. Błąd w nazwie firmy

Ogólnie, firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, do których można dodać (opcjonalnie) dowolne określenie, słowa, czy znaki. Gdy jednak na fakturze tych dodatkowych określeń nie ma, a jest tylko imię i nazwisko, to nie jest to poważny błąd. Jeśli na fakturę trafią nie tylko imię i nazwisko, ale także pozostałe dane nabywcy czy sprzedawcy (w tym zwłaszcza NIP) to wystarczy, aby faktura była poprawna.

3. Błędy w elementach, które nie są obowiązkowe

Na fakturach zwyczajowo zamieszcza się szereg elementów, które nie są obowiązkowe. Są zamieszczane np. z przyzwyczajenia, albo dlatego, że klient spodziewa się ich lub ułatwiają kontakty gospodarcze. Do popularnych, ale nieobowiązkowych elementów na fakturze należą:

  • termin zapłaty i sposób płatności (np. numer konta),
  • nazwa „faktura VAT” lub „faktura” (obie są opcjonalne),
  • określenia „oryginał” i „kopia”,
  • podpis i pieczątka firmowa.

Faktura, która nie zawiera tych elementów nadal jest poprawna. Podobnie dzieje się, gdy elementy te są zapisane błędnie – o ile nie sprawia to, że faktura przestaje być czytelna lub pojawiają się problemy z identyfikacją strony transakcji. Tak dzieje się np. wtedy, gdy na fakturze widnieje podpis kogoś innego, niż nabywca, czy sprzedawa.

Błędy na fakturach to nie problem – z inFaktem

Pamiętaj, że poprawianie błędów na fakturach jest proste, gdy ma się konto inFakt. Dlaczego?

  • W kilku kliknięciach może wystawić fakturę lub notę korygującą
  • Gdy poprawiasz fakturę wystawioną w inFakcie – program uzupełnia większość danych
  • Gdy masz wątpliwości – dzwonisz lub piszesz do księgowych

Najlepiej sprawdzić samemu jak to działa. Nowym użytkownikom oferujemy okres testowy inFaktu, w którym można wystawiać do 3 faktur miesięcznie. Warto skorzystać.