Jakie informacje o pracowniku gromadzi pracodawce w aktach osobowych?

Pracodawca zatrudniając osoby na podstawie umowy  o pracę musi dopełnić wielu obowiązków, jednym z nich jest prowadzenie akt osobowych pracowników. W tym artykule przedstawimy informacje o tym z ilu części się one składają i co, w jakiej należy przechowywać.

Akta osobowe pracownika
Konieczność ich prowadzenia wynika z art. 94 ust. 9a kodeksu pracy.
Dokładne informacje dotyczące akt pracowniczych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 r. Nr 62 poz. 286).
Zgodnie z  przepisami rozporządzenia pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika osobno. Akta pracownicze powinny być podzielone na trzy części A, B, C – każdą z tych części omówię dokładnie poniżej:
Cześć A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:
Część ta składa się z:

• kwestionariusza osobowego pracownika ubiegającego się o pracę,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
• certyfikatów potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,
• dokumentów stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,
• innych dokumentów przedstawionych przez osobę ubiegającą się o pracę, potwierdzające jej dodatkowe kwalifikacje.

Uogólniając należy wskazać, że w tej części znajdują się dokumenty, które pracodawca zgromadził przed zawarciem stosunku pracy.

Cześć B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:
Część ta składa się z:

• umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń,
• pisemnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnienia do 2 dni wolnych do opieki nad dzieckiem do 14 roku życia,
• PIT-2,
• oświadczenia pracownika, o tym że wynagrodzenie będzie przekazywane na rachunek bankowy,
• oświadczania dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
• dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumentów związanych z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczącego wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumentów związanych z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
• pism dotyczących udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
• orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowy o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

 
Cześć C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
Część ta składa się z:

• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopi wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowy o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

WAŻNE!
W aktach osobowych należy przechowywać kopie lub odpisy dokumentów, oryginały powinny zostać przedstawione tylko do wglądu.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Pracodawca ma obowiązek aktualizować akta oraz chronić je przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych.
Zgodnie z art.281 kodeksu pracy niedopełnienie tych obowiązków podlega karze od 1 000 zł do 30 000 zł.