Faktury scamowe w KSeF – kliknij i zgłoś je w Aplikacji Podatnika!
Ruszyło szybkie i proste zgłaszanie faktur scamowych, czyli fałszywych dokumentów na koncie KSeF. Możesz już skorzystać z nowej funkcjonalności w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To dobra informacja dla wszystkich, którzy zauważą niepożądane e-faktury pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur. Jak to działa?
Co to jest faktura scamowa w KSeF?
Faktury scamowe w KSeF to określenie na dokumenty, które trafiają do systemu przez pomyłkę lub w wyniku próby nadużyć (np. wyłudzenia VAT). Mogą one pojawiać się na koncie podatnika tak samo jak zwykłe e-faktury za codzienne transakcje.
Co ważne, do tej pory firmy nie miały możliwości automatycznego zgłaszania nieprawidłowości – należało wypełnić specjalny formularz w KSeF. Ta ścieżka zmieniła się od 24 kwietnia.
Dzięki nowemu narzędziu do zgłaszania faktur scamowych, eliminowanie pomyłek jest znacznie ułatwione.
Ważne
Faktur scamowych nie zgłaszamy już przez Formularz zgłoszeniowy KSeF, a jedynie poprzez opcję “Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Przypomnijmy, że KSeF funkcjonuje na szeroką skalę od 1 lutego 2026 roku – według danych Ministerstwa może “przyjąć” nawet do 120 mln faktur dziennie. Ile z nich może być dokumentami scamowymi? Ciężko oszacować, jednak ułatwienia w zgłoszeniu oszustw to ważny element procesu cyfryzacji.
Jak zgłosić fakturę scamową KSeF?
Aby poinformować Ministerstwo Finansów o nieprawidłowej e-fakturze, która wpłynęła na Twoje konto, musisz jedynie:
- Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
- Wybrać opcję “Faktury i Lista faktur”
- Wybrać fałszywą fakturę i zgłosić nadużycie
- Krótko uzasadnić zgłoszenie oraz je zatwierdzić
Wkrótce funkcja zgłaszania faktur scamowych będzie również dostępna bezpośrednio w aplikacji inFakt.
Darmowy program do faktur KSeF? A może osobisty Ksiegowy i KSeF z głowy? Tak czy siak – wybierz inFakt!
Cechy faktury scamowej, czyli co i kiedy zgłaszać?
Jak rozpoznać nieprawidłowy dokument w KSeF? Zazwyczaj będą to e-faktury:
- wystawione przez nieznany podmiot, z którym przedsiębiorca nie współpracował do tej pory
- za usługi lub towary, które nie były nabywane
- od podmiotu, z którym trudno się skontaktować w sprawie e-faktury
- z nienaturalnie krótkim terminem płatności
- z błędnymi danymi
Jeśli na swoim koncie KSeF lub w aplikacji do faktur, która pobiera automatycznie dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur (np. inFakt) widzisz nieznany dokument – zgłoś go!
Potrzebujesz wsparcia w temacie KSeF? Skorzystaj z bezpłatnej inFolinii inFaktu. Nasi księgowi czekają na Twoje pytania!
Co zrobić, gdy faktura scamowa trafiła już do ksiąg?
Kluczowa informacja: sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych — dopiero jej ujęcie w księgach i rozliczeniach może je wywołać. Jeśli jednak dokument zdążył już zostać zaksięgowany, działaj dwutorowo.
Krok 1 — zgłoś fakturę w KSeF. System umożliwia odseparowanie podejrzanego dokumentu od głównej listy faktur. Operacja ukrycia faktury scamowej oraz zgłoszenia nadużycia nadaje dokumentowi znacznik systemowy widoczny dla organów KAS — jest to dla nich sygnał, że kwestionujesz rzetelność tego dokumentu.
Krok 2 — skontaktuj się z wystawcą. Jeśli faktura okazała się zwykłą pomyłką (np. błędny NIP), wystarczy poinformować sprzedawcę, a ten powinien wystawić fakturę korygującą do zera.
Ważne
Od 1 lutego 2026 roku prawo do wystawiania not korygujących zostało całkowicie zniesione — każdy błąd musi być skorygowany fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę.
Krok 3 — skoryguj ewidencję. Jeśli faktura scamowa trafiła już do JPK_VAT, konieczna jest korekta deklaracji za okres, w którym dokument został ujęty. Mimo że w 2026 roku sankcje z ustawy o VAT są zawieszone, kary za błędy w raportach JPK wynoszą 500 zł za każdą nieprawidłowość i obowiązują bez zmian.
Krok 4 — zgłoś nadużycie. Równolegle z powyższymi krokami warto skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. W każdej chwili możliwe jest również wycofanie zgłoszenia — na przykład po stwierdzeniu, że była to jednak zwykła pomyłka. W razie wątpliwości, szczególnie gdy faktura mogła wpłynąć na rozliczenie VAT, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Faktura scamowa a terminy w JPK_VAT
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 lutego 2026 roku fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF — niezależnie od tego, czy podatnik, na którego NIP wystawiono dokument, w ogóle o niej wie. Oznacza to, że niezweryfikowana faktura scamowa, która trafi do ksiąg, może zaburzyć rozliczenia za dany okres. Im szybciej zostanie wykryta i odseparowana, tym mniejsze ryzyko konieczności składania korekty JPK.
Podsumowanie
Od 24 kwietnia 2026 roku podatnicy mogą szybko i wygodnie zgłaszać tzw. faktury scamowe bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Faktury scamowe to fałszywe lub błędne dokumenty trafiające na konto podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur – mogą być efektem pomyłki lub celowego nadużycia (np. próby wyłudzenia VAT).
Dotychczas jedyną drogą zgłoszenia faktury scamowej było wypełnienie ręcznego formularza – teraz wystarczy kilka kliknięć w aplikacji. Jak to zrobić? Należy wybrać fakturę, kliknąć „Zgłoszenie nadużycia” i krótko uzasadnić zgłoszenie. Podejrzane dokumenty można rozpoznać po tym, że pochodzą od nieznanego wystawcy, dotyczą towarów lub usług, których nie zamawialiśmy, zawierają błędne dane lub mają nienaturalnie krótki termin płatności.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o faktury scamowe w KSeF
Faktura scamowa to dokument, który trafia na konto podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur bez jego wiedzy lub zgody – wskutek pomyłki albo celowego nadużycia (np. próby wyłudzenia VAT). Wygląda jak zwykła e-faktura, ale nie odzwierciedla żadnej rzeczywistej transakcji.
Podejrzane sygnały to: nieznany wystawca, z którym nigdy nie współpracowałeś; towary lub usługi, których nie zamawiałeś; błędne dane nabywcy lub sprzedawcy; brak możliwości kontaktu z wystawcą; nienaturalnie krótki termin płatności.
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, przejdź do sekcji „Faktury i Lista faktur”, wybierz podejrzaną fakturę i kliknij „Zgłoszenie nadużycia”, a następnie wpisz krótkie uzasadnienie i zatwierdź zgłoszenie.
Funkcja jest dostępna od 24 kwietnia 2026 roku w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wkrótce będzie dostępna w aplikacji inFakt.
Nie. Formularz zgłoszeniowy KSeF został zastąpiony opcją „Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To jedyna obowiązująca droga zgłoszenia od 24 kwietnia 2026 r.
Zgłoszenie trafia do Ministerstwa Finansów, które weryfikuje nieprawidłowości. Celem jest eliminowanie fałszywych dokumentów z systemu i zapobieganie wyłudzeniom VAT.
Samo pojawienie się faktury na koncie KSeF nie tworzy zobowiązania podatkowego, jeśli nie doszło do rzeczywistej transakcji. Zaleca się jednak niezwłoczne zgłoszenie i – w razie wątpliwości – konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym.
Tak. Nadużycie dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście — na przykład nabywca lub jego pracownik (a więc i uprawniony księgowy). Zgłoszenia nie może natomiast dokonać sam sprzedawca ani podmiot przez niego upoważniony.
Bezpłatne wsparcie oferujeinFolinia inFaktu – specjaliści odpowiedzą na pytania dotyczące KSeF i e-faktur. Pomoc dostępna jest również w aplikacji inFakt, która automatycznie pobiera faktury z KSeF.
Podziel się nim ze znajomymi
