KSeF obowiązkowy od dziś – wszystko, co musisz wiedzieć o II etapie wdrożenia e-faktur

1 kwietnia 2026 r. to data, która zmienia sposób fakturowania dla zdecydowanej większości polskich przedsiębiorców. Od dziś obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje niemal wszystkich wystawiających faktury w relacjach B2B. Wyjaśniamy krok po kroku, co to oznacza w praktyce.

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktury wystawiane w KSeF mają ustandaryzowaną strukturę XML (schemat FA(3), nazywane są e-fakturami i są przechowywane centralnie przez Ministerstwo Finansów.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Kto musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.?

KSeF 2.0 wystartował już w lutym. Jednak obowiązek korzystania z KSeF, czyli wystawiania w nim faktur, jest wprowadzany etapowo, zgodnie z harmonogramem:

• od 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy oraz inne podmioty wystawiające faktury (z wyjątkiem przypadków przewidzianych w przepisach)
• od 1 stycznia 2027 r. – przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto

Odbieranie faktur w KSeF jest już obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. 

Uwaga dla najmniejszych firm: Jeśli w danym miesiącu wartość Twojej sprzedaży dokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie masz obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. Jeśli jednak ten limit zostanie przekroczony – obowiązek powstaje od razu, od faktury, która ten próg przekroczyła, i nie ma już powrotu do wcześniejszych zasad.

Co wlicza się do limitu 10 000 zł?

Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF – jako łączna wartość brutto tych faktur w danym miesiącu.

Do limitu NIE wlicza się:

• sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C)
• sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej
• paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone)
• faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych

Przeczytaj więcej o odroczeniu KSeF do 2027 r. i limicie 10 000 zł.

Czy KSeF dotyczy faktur dla konsumentów (B2C)?

Nie. Obowiązkowy KSeF dotyczy wyłącznie relacji między przedsiębiorcami (B2B). Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal mogą być wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach.

Istnieje jednak możliwość dobrowolnego wystawiania faktur B2C w KSeF. Może być przydatna by zachować jednolitość w księgowości. Pamiętaj wtedy, by przekazać nabywcy fakturę w uzgodniony sposób (np. wydruk wizualizacji lub plik z kodem QR).

Jak zalogować się do KSeF?

Najłatwiej jest w inFakcie – do aplikacji wgrywasz certyfikat i już więcej nie musisz logować się do KSeF – tylko wystawiasz i odbierasz faktury.

Jeśli chcesz zalogować się do KSeF przez Aplikację Podatnika to wykonaj następujące kroki: 

1. Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl i kliknij „Zaloguj się do KSeF”.
2. Wybierz metodę logowania:
   • przez login.gov.pl (m.in. aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód, Profil Zaufany),
   • przez kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną.

Logowanie przez mObywatel krok po kroku:

1. Wybierz logowanie przez login.gov.pl.
2. Wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia.
3. Zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie.
4. Potwierdź udostępnienie danych.

Jednoosobowe Działalności Gospodarcze (JDG) automatycznie mają utworzone konta w KSeF i mogą się z miejsca zalogować. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF. W przypadku spółek konieczne będzie najpierw złożenie ZAW-FA w celu wskazania administratora spółki w KSeF. 

Czym jest „kontekst logowania”?

Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie. Wskazuje podmiot (firmę po NIP), dla którego wykonujesz operacje, decyduje o tym, jakie faktury i dane widzisz, oraz określa zakres Twoich uprawnień.

Jeśli masz dostęp do kilku firm – przy logowaniu wybierasz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.

Jak nadać uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu?

Uprawnienia najprościej nadać bezpośrednio w systemie KSeF:

1. Zaloguj się do KSeF
2. Przejdź do sekcji zarządzania uprawnieniami
3. Wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień (np. wystawianie, podgląd)

Pełny poradnik nadawania uprawnień w KSeF obejrzysz na poniższym wideo. 

Jak odebrać fakturę w KSeF?

W Aplikacji inFakt – zarówno w wersji płatnej, jak i darmowej. Poinformujemy Cię o każdej nowej fakturze z KSeF.

Możesz korzystać też z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów:

• Aplikacja Podatnika KSeF 
• Aplikacja Mobilna KSeF
• e-mikrofirma 

Po zalogowaniu przejdź do zakładki „Lista faktur” – znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury. Regularnie sprawdzaj ich wpływ, ponieważ ma to znaczenie m.in. dla terminów płatności.

Tryby wystawiania faktur – online, offline24, awaryjny

KSeF 2.0 przewiduje kilka trybów pracy i wysyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Jeśli chcesz sprawdzić czy KSeF działa w danej chwili wejdź na stronę status-ksef.pl. Monitorujemy tam dostępność wszystkich środowisk systemu — produkcyjnego, testowego i demo — z odświeżaniem co 60 sekund.

Tryb online

Wystawiasz fakturę i wysyłasz ją do KSeF od razu, w czasie rzeczywistym. To podstawowy, zalecany sposób działania.

Tryb offline24

Możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Kontrahent odbiera fakturę w KSeF – nie przekazujesz mu jej wcześniej. Nie ma ograniczeń w korzystaniu z tego trybu – jedynie należy wysłać fakturę najpóźniej dzień roboczy po jej utworzeniu. Przeczytaj wiecej.

Tryb offline (niedostępność KSeF)

Stosowany, gdy system jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe). Fakturę wystawiasz poza systemem i przesyłasz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu niedostępności. Informacja o planowanych przerwach jest publikowana z wyprzedzeniem w BIP MF. O tym też piszemy na Blogu.

Tryb awaryjny

Uruchamiany po oficjalnym ogłoszeniu awarii komunikatem w BIP MF i w oprogramowaniu. Faktura jest wystawiana elektronicznie w strukturze FA(3) i może być przekazana kontrahentowi przed przesłaniem do KSeF. Należy ją przesłać do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Szczegóły.

Awaria całkowita KSeF

Nadzwyczajna sytuacja (np. zagrożenie bezpieczeństwa państwa). Faktury mogą być wystawiane poza KSeF – bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu – i przekazywane kontrahentom w dowolny sposób.

Jeśli wystawiłeś fakturę poza KSeF, nie wystawiaj jej ponownie w systemie – skutkowałoby to powstaniem dwóch odrębnych faktur do tej samej sprzedaży. Więcej zasad.

Wizualizację faktury możesz wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w KSeF (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest oznaczona kodem QR i numerem KSeF.

Czym jest ZAW-FA i kto musi je złożyć?

ZAW-FA to zawiadomienie składane w celu uzyskania dostępu do KSeF i wyznaczenia osoby do jego obsługi.

Dotyczy:

• podmiotów niebędących osobami fizycznymi (spółki, fundacje, stowarzyszenia, jednostki samorządu terytorialnego), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej
• organów egzekucyjnych

Kiedy złożyć: przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.

Jak złożyć:

• papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą
• elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego

Jak działa samofakturowanie w KSeF?

Zasada pozostaje taka sama jak dotychczas – nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy na podstawie stosownej umowy. Jedyna zmiana polega na tym, że konieczne jest nadanie nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie KSeF, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy.

Certyfikaty KSeF – rodzaje i jak je uzyskać

KSeF przewiduje dwa rodzaje certyfikatów:

• Certyfikat typu 1 – do uwierzytelniania się w systemie.
• Certyfikat typu 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline24, offline-niedostępność, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.

Jak uzyskać certyfikat:

1. Zaloguj się do KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną).
2. Złóż wniosek o wydanie certyfikatu w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
3. Po przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i jest dostępny do pobrania.

Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata od daty wytworzenia lub od daty wskazanej przez podatnika.

Co, jeśli popełnię błąd w KSeF?

Spokojnie. Rok 2026 to okres przejściowy – w tym czasie Ministerstwo Finansów nie nakłada kar za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Celem jest przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców we wdrożeniu nowych zasad.

Ministerstwo prowadzi szerokie działania edukacyjne, m.in.:

• cykl spotkań „Środy z KSeF”
• szkolenia branżowe
• dni otwarte w urzędach skarbowych
• materiały edukacyjne i instrukcje na stronie ksef.podatki.gov.pl

Przydatną wiedzę znajdziesz też na inFakt.pl/blog oraz na naszych cyklicznych webinarach. 

Podsumowanie

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF obejmuje zdecydowaną większość polskich przedsiębiorców wystawiających faktury w relacjach B2B. Cały 2026 rok jest okresem przejściowym – błędy nie są karane, a Ministerstwo Finansów aktywnie wspiera firmy w procesie wdrożenia. Najważniejsze, żeby jak najszybciej zalogować się do systemu, nadać odpowiednie uprawnienia i poznać zasady wystawiania oraz odbierania e-faktur. Najmniejsze firmy (sprzedaż fakturowana poniżej 10 000 zł miesięcznie) mają czas do końca 2026 r., ale i im warto zapoznać się z systemem już teraz.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o obowiązkowy KSeF