KSeF gotowy na start: 120 mln faktur dziennie. Od 1 kwietnia obowiązek dla firm

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest gotowy – jesteśmy przygotowani na przyjęcie 120 mln faktur dziennie — ogłosił wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda na konferencji prasowej. 1 kwietnia wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe niemal dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Resort finansów podzielił się liczbami przed startem systemu i zapowiedział zmiany w KSeF.

Obowiązkowe wystawianie e-faktur w ramach KSeF wchodzi w życie stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. muszą to robić największe firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie. Ponadto wszyscy przedsiębiorcy muszą już odbierać faktury w KSeF. Co dalej?

• od 1 kwietnia 2026 r. – wystawianie w KSeF obowiązkowe dla pozostałych przedsiębiorców
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie

Liczby od uruchomienia KSeF

Od momentu uruchomienia Krajowy System e-Faktur przyjął 87 mln 100 tys. faktur, wystawionych przez 345 714 podmiotów. Spośród nich 5 100 to największe przedsiębiorstwa w kraju, pozostałe dołączyły dobrowolnie, jeszcze przed 1 kwietnia.

Do tej pory, najbardziej intensywny dzień w KSeF to 3 marca 2026 r., kiedy złożono ponad 3,18 mln faktur — rekord w ciągu pierwszych dwóch miesięcy działania systemu – poinformował szef KAS Marcin Łoboda.

Co ciekawe, 94% użytkowników loguje się do KSeF za pomocą tokenu lub certyfikatu, bez konieczności uwierzytelniania przez węzeł krajowy lub aplikację mObywatel. W inFakcie taka integracja z KSeF za pomocą certyfikatu zajmuje mniej niż minutę!

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Wydajność i pojemność systemu

Wiceminister Łoboda zapewnił, że infrastruktura jest w pełni gotowa na nadchodzącą fazę obowiązkową. System jest zaprojektowany do obsługi nawet 2,5 mld faktur rocznie, a dzienna przepustowość wynosi około 120 mln faktur na dobę. Czasy odpowiedzi są równie imponujące — średni czas wystawienia Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO) wynosi zaledwie 0,35 sekundy, a w przypadku partii do 10 000 faktur — około 1,04 sekundy.

Wsparcie dla przedsiębiorców

Ministerstwo aktywnie wspierało firmy w procesie wdrożenia. W styczniu Krajowa Administracaj Skarbowa udzieliła ponad 80 tys. informacji telefonicznie i odpowiedziała na ponad 20 tys. e-maili. W okresie od 1 lutego do 30 marca obsłużono blisko 98 tys. rozmów telefonicznych i prawie 50 tys. e-maili.

Masz więcej pytań o KSeF – porozmawiaj z naszymi księgowymi. Darmowa inFolinia inFaktu jest dostępna: 📞 +48 22 123 10 80

Odpowiedzi na najczęstsze pytania przedsiębiorców

Wśród najczęściej pojawiających się pytań o KSeF ministerstwo wymieniło następujące trzy.

❓ Jak biura rachunkowe powinny się uwierzytelniać przy wystawianiu i przeglądaniu faktur?

Biura rachunkowe mogą logować się do KSeF za pomocą tokenu lub certyfikatu — bez potrzeby korzystania z węzła krajowego czy mObywatela. To rozwiązanie stosuje już 94% użytkowników systemu.

❓ Czy jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) musi złożyć ZAW-FA?

JDG nie musi składać formularza ZAW-FA, jeśli właściciel loguje się do systemu KSeF osobiście za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego czy certyfikatu. Osoba fizyczna prowadząca JDG uzyskuje automatycznie uprawnienia właścicielskie w KSeF. ZAW-FA jest wymagany głównie dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółki z o.o.).

❓ Czy przy obsłudze kilku podmiotów potrzebny jest osobny certyfikat dla każdego z nich?

Nie. Jednym certyfikatem można obsługiwać kilka podmiotów jednocześnie — nie ma potrzeby uzyskiwania oddzielnego certyfikatu dla każdej firmy. To duże ułatwienie szczególnie dla biur rachunkowych.

Co zmienia się od 1 kwietnia 2026 r.?

Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur przez KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego (JST), z jednym wyjątkiem: firmy z obrotem brutto na fakturach poniżej 10 000 zł miesięcznie będą zobowiązane do stosowania systemu dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Aktualizacja z 1 kwietnia przynosi również szereg usprawnień:

• Uproszczone zgłaszanie faktur scamowych — wystarczy jedno kliknięcie, aby oznaczyć podejrzaną fakturę, z jasnym i przejrzystym opisem.
• Wprowadzenie VAT-RR oraz korekty VAT-RR — faktur dla rolników ryczałtowych, zgodnie z wymogami ustawowymi.

25 kolejnych usprawnień po 1 kwietnia

Ministerstwo zidentyfikowało 25 dodatkowych zmian, które zostaną wdrożone po 1 kwietnia — na podstawie testów UX (User Experience), pozwalających określić, co jeszcze powinno zostać udogodnione w aplikacjach systemu.

Wiceminister Łoboda podziękował również redakcjom medialnym, obok przedsiębiorców i dostawców oprogramowania, za aktywne zgłaszanie uwag, podkreślając, że ministerstwo uważnie wsłuchuje się we wszystkie głosy kształtujące rozwój systemu.

Warto również odnotować, że od 15 lutego w usłudze Twój e-PIT przyjęto już 5,5 mln zeznań podatkowych, co świadczy o sprawnym działaniu całej cyfrowej infrastruktury skarbowej.

Podsumowanie

Od uruchomienia KSeF wpłynęło 87,1 mln faktur od ponad 345 tys. wystawców. System działa sprawnie — średni czas wystawienia UPO to 0,35 s, a przepustowość wynosi 120 mln faktur dziennie. Ministerstwo aktywnie wspiera przedsiębiorców przez telefon i e-mail, odpowiadając na dziesiątki tysięcy zapytań miesięcznie.

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców i JST (z wyjątkiem firm z obrotem poniżej 10 tys. zł brutto miesięcznie — dla nich obowiązek wchodzi od 1 stycznia 2027 r.). Wraz z tym terminem wchodzą nowe ułatwienia, a po nim planowane jest wdrożenie kolejnych 25 usprawnień opartych na testach UX.

FAQ — Najczęstsze pytania i odpowiedzi o wejście w życie KSeF