Tryb offline i offline24 w KSeF. Jak wystawić fakturę w razie awarii?
Brak dostępu do internetu? Awaria KSeF? A może inne problemy techniczne? Jeśli zastanawiasz się, jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną zgodną z KSeF, gdy nic nie działa – podpowiadamy. Krajowy System e-Faktur jest bowiem gotowy na różne scenariusze. Do wyboru masz tryby: offline24, offline oraz awaryjny.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest tryb offline24 w KSeF
- kiedy korzystać z trybu offline
- co to jest tryb awaryjny w KSeF
- do kiedy trzeba dostarczyć dokumenty do repozytorium
Przypominamy, że KSeF ruszył 1 lutego 2026 roku, o czym pisaliśmy szerzej na blogu. Chcesz przygotować swoją firmę na nowe wyzwania? Przenieś księgowość do inFaktu i ciesz się łatwą integracją z KSeF!
Czy KSeF działa? Sprawdź status Krajowego Systemu e-Faktur w czasie rzeczywistym!
Tryby awaryjne w KSeF
W przypadku awarii lub braku dostępu do internetu, można użyć konkretnych trybów do wystawiania e-faktur w zgodzie z KSeF. Są to tryby: offline24, offline oraz awaryjny.
Tryb Offline24 umożliwia wystawienie faktury poza systemem KSeF, z obowiązkiem przesłania jej do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Tryb Offline stosowany głównie przy planowanych przestojach KSeF. Faktury muszą być oznaczone odpowiednimi kodami QR i dostarczone do KSeF w określonym czasie.
Tryb Awaryjny używany w przypadku poważniejszych awarii KSeF. Po usunięciu problemu, faktury mają być przesłane do KSeF w ciągu 7 dni. W skrajnych przypadkach, jak zagrożenie infrastruktury całego kraju, dopuszczalne są faktury papierowe lub elektroniczne bez przesyłania do KSeF.
Czym jest tryb offline24?
Tryb offline24 służy do wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Skorzystasz z niego w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy nie będziesz mieć czasowo dostępu do internetu.
Jak to działa? Faktura elektroniczna, którą wystawisz poza KSeF, będzie musiała mieć odpowiednią strukturę wymaganą przez Ministerstwo Finansów. Po wystawieniu dokumentu w trybie offline24 masz jeden dzień na to, aby wysłać go do KSeF i uzyskać unikalny numer identyfikacyjny dla swojej e-faktury. Sprawdź, co to jest faktura ustrukturyzowana.
Ważne
Faktura wystawiona w trybie offline24 musi być dostarczona do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Jeśli spóźnisz się, będą Ci groziły kary.
Wystawiaj i odbieraj faktury z KSeF jeszcze łatwiej. Z aplikacją inFakt zrobisz to w kilka sekund! Sprawdź koniecznie opcję KSeF za 0 zł.
Kluczowe elementy trybu offline24
Korzystasz z trybu offline24? Musisz pamiętać o co najmniej 5 ważnych elementach tego rozwiązania. Poniżej podpowiadamy, co oznaczają one dla przedsiębiorców:
- Faktury dla kontrahentów z NIP – jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline24, odbiorca krajowy posługujący się NIP-em otrzyma ją dopiero po nadaniu jej numeru KSeF, czyli gdy dostarczysz dokument do repozytorium.
- Faktury dla kontrahentów z zagranicy – współpracujesz z podmiotami z zagranicy? Faktury możesz wysyłać do nich poza systemem KSeF, w ustalonej wcześniej formie. Warunkiem jest oznaczenie takich dokumentów dwoma kodami QR – “OFFLINE” (umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz potwierdza dane na fakturze) oraz “CERTYFIKAT” (potwierdza tożsamość wystawcy dokumentu).
- Daty wystawienia i otrzymania – w trybie offline24 dzień wystawienia dokumentu to data wskazana przez Ciebie na fakturze. Dzień otrzymania faktury przez odbiorcę krajowego z NIP to data nadania numeru KSeF Twojej e-fakturze.
- Korekty i duplikaty – korekty do faktur offline wystawia się w postaci ustrukturyzowanej. Jeśli faktura wystawiona poza KSeF zgubi się, zawsze możesz ją udostępnić ponownie – po wcześniejszym wysłaniu do KSeF i oznaczeniu jako “DUPLIKAT”.
- Wymóg certyfikatu wystawcy – aby wystawiać i przekazywać faktury offline poza KSeF, potrzebny Ci będzie certyfikat wystawcy w KSeF. Od 1 listopada 2025 roku możesz go pobrać. Sprawdź, jak i kiedy uzyskać certyfikat KSeF!
Tryb offline – kiedy z niego skorzystasz?
Tryb offline jest wykorzystywany w razie niedostępności KSeF. Został przewidziany do stosowania głównie w przypadku prac serwisowych w KSeF. Informacja o przerwach w działaniu systemu będzie podawana w oficjalnych źródłach jak Biuletyn Informacji Publicznej.
Za datę wystawienia faktury w trybie offline będzie uznawać się datę wskazaną przez Ciebie na dokumencie. Taka faktura musi być też opatrzona wspomnianymi wcześniej dwoma kodami QR – “OFFLINE” i “CERTYFIKAT”.
Łatwo sprawdzisz czy KSeF w danej chwili działa na stronie status-ksef.pl.
Co to jest tryb awaryjny w KSeF?
W razie problemów z KSeF przewidziano specjalny tryb awaryjny. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, możesz wystawić fakturę w trybie awaryjnym według obowiązującej struktury. Do kiedy należy wysłać taki dokument do KSeF? Po usunięciu awarii masz 7 dni na dostarczenie e-faktury do repozytorium. W tym przypadku datę wystawienia dokumentu wskazujesz na fakturze.
MF przewidziało też awarie całkowite, np. poważne zagrożenie kraju czy infrastruktury. W takim wypadku możesz wyjątkowo przejść na faktury papierowe lub elektroniczne, bez obowiązku wysyłania ich do KSeF czy oznaczania kodami QR.
Awarie a czas na dostarczenie faktur do KSeF
Awarie, przerwy w dostawie internetu czy niedostępność KSeF – w każdym z tych przypadków możesz wystawić faktury poza systemem, ale docelowo dokumenty muszą trafić do systemu. Ile czasu masz na ich dostarczenie do KSeF?
Podsumowanie
W przypadku awarii lub braku dostępu do internetu, można użyć konkretnych trybów do wystawiania e-faktur w zgodzie z KSeF. Są to tryby: offline24, offline oraz awaryjny.
Tryb Offline24 umożliwia wystawienie faktury poza systemem KSeF, z obowiązkiem przesłania jej do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Tryb Offline stosowany głównie przy planowanych przestojach KSeF. Faktury muszą być oznaczone odpowiednimi kodami QR i dostarczone do KSeF w określonym czasie.
Tryb Awaryjny używany w przypadku poważniejszych awarii KSeF. Po usunięciu problemu, faktury mają być przesłane do KSeF w ciągu 7 dni. W skrajnych przypadkach, jak zagrożenie infrastruktury całego kraju, dopuszczalne są faktury papierowe lub elektroniczne bez przesyłania do KSeF.
Obecny status systemu KSeF sprawdzisz na status-ksef.pl.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o tryb offline i offline24
Tryb offline24 pozwala wystawiać faktury poza KSeF w wyjątkowych sytuacjach, takich jak brak internetu. Dokumenty wystawione w ten sposób muszą być dostarczone do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Tryb offline wykorzystywany jest przede wszystkim podczas zaplanowanych przerw serwisowych systemu KSeF. Faktury muszą być oznaczone kodami QR i przesłane do KSeF w odpowiednim czasie.
Tryb awaryjny stosuje się w przypadkach poważniejszych awarii systemu. Po ustaniu problemów, faktury powinny być dostarczone do KSeF w ciągu 7 dni. Ten tryb dopuszcza wyjątkowe użycie faktur papierowych w przypadku poważnych zagrożeń.
Aktualny status KSeF sprawdzisz na stronie status-ksef.pl. Monitorujemy tam dostępność wszystkich środowisk systemu — produkcyjnego, testowego i demo — z odświeżaniem co 60 sekund. Na status-ksef.pl pokazujemy też historię dostępności Krajowego Systemu e-Faktur z ostatnich 30 dni.
Niedostarczenie faktury do KSeF w wymaganym czasie grozi karami. Szczególnie istotne jest przestrzeganie terminów w trybie offline24, gdzie faktura musi być odesłana do repozytorium w następnym dniu roboczym.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wprowadzany stopniowo:
* od 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorstw z rocznymi przychodami przekraczającymi 200 mln zł
* od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm
* od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych przedsiębiorstw, których miesięczne przychody na fakturach nie przekraczają 10 tys. zł brutto.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to stworzona przez Ministerstwo Finansówplatforma do obiegu faktur, która umożliwia ich wystawianie, odbieranie i przechowywanie w formie ustrukturyzowanej, znanej jako e-faktury. Nabywca pobierze fakturę z KSeF, a system automatycznie przekaże ją do administracji skarbowej. Koniec z wysyłaniem dokumentów księgowych mailem czy tradycyjną pocztą.
Podziel się nim ze znajomymi
