Każdy czynny podatnik podatku VAT co miesiąc lub kwartał składać we właściwym Urzędzie Skarbowym deklarację VAT 7 w celu rozliczenia podatku VAT.

Deklaracja ta służy zestawieniu transakcji sprzedaży opodatkowanej, dokonanej w danym przedsiębiorstwie i podatku VAT należnego z niej wynikającego oraz transakcji dokonanych zakupów oraz wynikającej z nich kwoty podatku VAT naliczonego i wyliczeniu na podstawie tych wartości podatku VAT do zapłaty do US bądź też do przeniesienia na kolejny okres.

Prawidłowej ewidencji zestawionych pozycji zarówno po stronie sprzedaży jak i zakupów służą rejestry sprzedaży VAT i rejestry zakupów VAT jako rejestry pomocnicze.

Rejestr sprzedaży vat – wykaz wysokości podatku należnego vat

Ewidencja sprzedaży VAT zwana rejestrem sprzedaży prowadzona jest w celu prawidłowego określenia wysokości podatku należnego, wynikającego ze sprzedaży. Do rejestru sprzedaży VAT wprowadzamy kwoty wykazane na podstawie wystawionych oryginałów faktur sprzedaży, faktur korygujących a także faktur wewnętrznych lub tez na podstawie raportów z kasy fiskalnej.

Zgodnie z ustawą o VAT, w ewidencji sprzedaży powinny być wyszczególnione wszystkie dane, które umożliwiają prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT. Najczęściej w ewidencjach takich ujmowane są następujące informacje:

• numer kolejny w ewidencji,
• data wystawienia faktury,
• numer faktury,
• nazwa i adres nabywcy oraz NIP,
• wartość sprzedaży brutto,
• kwoty podatku należnego.
• stawki podatku VAT gdyż ewidencja sprzedaży musi również umożliwić rozbicie sprzedaży według stawek podatku.

Jak stworzyć rejestr sprzedaży VAT

Jeśli dokonujemy księgowań ręcznych w papierowej wersji Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów musimy pamiętać o dokonaniu przeniesienia poszczególnych pozycji sprzedaży do odrębnego rejestru - „Rejestr sprzedaży”.

Czynność ta oczywiście nie należy do najprzyjemniejszych gdyż musimy dokonać dwukrotnie tych samych zapisów księgowych (ale nie zawsze): raz w PKPiR a następnie w Rejestrze Sprzedaży co zwiększa prawdopodobieństwo dokonania jakiegoś błędu.

Należy więc bezwzględnie pamiętać o konieczności sprawdzenia zgodności księgowań w PKPiR z Rejestrami Zakupów i Sprzedaży zanim sporządzimy deklarację VAT.

Wielkim ułatwieniem w zakresie tworzenia rejestrów VAT są wszelkie programy księgowe oraz portale księgowe oferujące księgowość on line jak np. inFakt.

Zarówno w jednym jak i drugim przypadku rejestry sprzedaży tworzone są automatycznie na podstawie informacji zaznaczonych w trakcie księgowania poszczególnych pozycji sprzedażowych a czasem już nawet w trakcie wystawiania faktury dokumentującej sprzedaż towarów lub usług.

Księgując poszczególne faktury VAT wprowadzamy do programu wszystkie informacje które są niezbędne dla rejestru sprzedaży czyli dane identyfikujące daną fakturę oraz datę faktury zgodnie z którą następuję prawidłowe przypisanie danej sprzedaży do właściwego rejestru VAT.

Pamiętajmy, że o momencie naliczenia podatku VAT czyli o właściwym przyporządkowaniu podatku wynikającego z dokonanej sprzedaży do rejestru sprzedaży VAT w danymi miesiącu decyduje data wystawienia:

• podatek VAT wynikający z dokonanej sprzedaży towarów i usług zostaje naliczony jako podatek należny i przypisany do rejestru sprzedaży VAT w momencie wystawienia faktury VAT (Lecz nie później niż 7 dni od dnia dokonania sprzedaży).
• podatek VAT wynikający z korekty dokonanej sprzedaży towarów i usług zostaje naliczony jako podatek należny i przypisany do rejestru sprzedaży VAT w momencie otrzymania potwierdzonej faktury korygującej od kontrahenta.
• W przypadku gdy korekta zwiększa zobowiązanie podatkowe, księgowana jest w dacie wystawienia faktury pierwotnej.

Rejestr sprzedaży w inFakt

Wystawiając fakturę VAT dokumentującą sprzedaż towarów lub usług tym samym wprowadzamy (automatycznie) wysokość podatku należnego do rejestru sprzedaży.

Wybieramy opcję „nowa faktura” aby w prosty sposób wprowadzając podstawowe dane takie jak: data wystawienia, dane kontrahenta, nazwa towaru/ usługi, kwota netto i stawka VAT, w sposób pełny wystawić prawidłową fakturę. Program na podstawie wprowadzonych informacji sam automatycznie przeniesie daną fakturę VAT jako kolejną pozycję do rejestru sprzedaży we właściwym okresie rozliczeniowym i przy właściwej stawce podatku należnego VAT a następnie automatycznie wygeneruję deklarację VAT-7.

Wchodząc w programie inFakt w opcję „Księgowość” mamy możliwość przeanalizowania i wydrukowania rejestrów zakupów i sprzedaży a także deklarację VAT-7 ze wskazaniem terminu do którego należy złożyć deklarację oraz wpłacić VAT należny. Rejestry sprzedaży są dokumentami, które służą tyko do ewidencji księgowej i nie należy ich przekazywać do Urzędu Skarbowego wraz z deklaracją VAT-7.

Są one jednak niezbędne w trakcie kontroli dokonywanych przez Urząd Skarbowy w celu poprawności sporządzenia deklaracji VAT i zgodności pomiędzy rejestrem sprzedaży w deklaracją VAT 7 i kwotą wpłaconego podatku należnego.