W każdym przedsiębiorstwie, w związku z prowadzoną sprzedażą towarów lub usług wystawiane są różne dokumenty, które są potwierdzeniem dokonania sprzedaży.

Oprócz dokumentów sprzedaży (np. faktury VAT, rachunki etc.) niejednokrotnie wystawiane są dokumenty korygujące sprzedaż – tj. faktury korekty. Niekoniecznie przyczyną korekty muszą być błędy. Również i w innych przypadkach ustawodawca nakłada na przedsiębiorcę obowiązek wystawienia faktury korekty.

Kiedy wystawić fakturę korektę?

Oprócz pomyłek i błędów na dokumencie pierwotnym faktury korygujące powinny być wystawione w następujących przypadkach:

• Udzielenie rabatu;
• Zwrot towaru;
• Zwrot zaliczki;
• Zmiana ceny, stwierdzenie pomyłki w cenie lub stawce lub kwocie podatku

Faktura korekta jest wystawiana przez stronę, która dokonała sprzedaży pierwotnej (sprzedającego). Natomiast nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca towaru lub usługi. Podstawą jej wystawienia są błędy w informacjach dotyczących głównie sprzedawcy albo nabywcy lub oznaczenia towaru czy usługi. W szczególności są to: błędnie wpisany adres, numer NIP, nazwa którejś ze stron, pomyłka w określeniu daty sprzedaży, daty wystawienia albo numeru z klasyfikacji statystycznej. Nota korygująca nie ma przełożenia na wartość faktury i naliczonego podatku VAT.

Jakie informacje powinny być uwzględnione na fakturze korygującej?

W celu ujednolicenia formy według jakiej powinna być dokumentowana sprzedaż, ustawodawca wprowadził Rozporządzeniem Ministra Finansów wykaz elementów jakie powinna zawierać zarówna faktura sprzedaży jak i faktura korygująca.

W przypadku korekty, oprócz podstawowych danych, analogicznych do faktury sprzedaży na dokumencie powinny być uwzględnione dodatkowe informacje. Uwzględnienie niektórych z nich na fakturze jest uzależnione od przyczyny wystawienia korekty. Poniżej wymienione zostały elementy faktury korygującej wymagane przepisami prawa, w uzależnieniu od przyczyny wystawienia korekty:

1. Udzielenie rabatu przez sprzedawcę w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług:

• Numer kolejny oraz datę wystawienia faktury;
• Dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, w tym nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem;
• Kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
• Kwota zmniejszenia podatku należnego.
• Gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać również okres, do którego odnosi się udzielony rabaty;
• Jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

2. Zwrot sprzedawcy towarów, zwrot nabywcy kwot nienależnych oraz zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu – dane analogiczne jak w punkcie 1.

3. Podwyższenie ceny po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury:

• Numer kolejny oraz datę wystawienia faktury;
• Dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, w tym nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;
• Kwotę podwyższenia ceny bez podatku;
• Kwotę podwyższenia podatku należnego;

4. Korekty wystawiane w związku z pomyłkami w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

• kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej
• numer kolejny oraz datę wystawienia;

Należy pamiętać, iż niezależnie od przyczyny wystawienia korekty każdy taki dokument powinien zawierać oznaczenia „korekta” lub „faktura korygująca”.

W jaki sposób wystawić fakturę korygującą?

W przypadku faktur sprzedaży ustawodawca wprowadził możliwość wystawiania i przekazywania kontrahentom dokumentów w wersji elektronicznej. Dzięki temu, przy wykorzystaniu specjalnych programów przedsiębiorca może w prosty sposób dokumentować sprzedaż i przesyłać faktury mailem do swoich kontrahentów. Niestety, w przypadku korekty sytuacja się nieco komplikuje.

Jest to spowodowane wprowadzeniem przez ustawodawcę obowiązku potwierdzenia przez nabywcę otrzymania korekty. Ma to zabezpieczyć interesy Państwa przed nadużyciami wynikającymi z bezzasadnego pomniejszania przez sprzedawcę wartości sprzedaży, a w konsekwencji podatku, jaki przedsiębiorca jest zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego.

W przypadku korekty ważne jest nie tylko potwierdzenie przez nabywcę otrzymania dokumentu korekty ale również termin, w jakim nabywca potwierdzi jego otrzymanie.

Bowiem, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, przedsiębiorca może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. W przypadku gdy sprzedający do tego czasu nie otrzymał potwierdzonej kopii faktury korekty, pomniejszenia takiego może dokonać w okresie, w którym otrzymał potwierdzony dokument. Natomiast, gdy takiego potwierdzenia nie otrzyma, nie może dokonać pomniejszenia podatku należnego.

Gdzie szukać wsparcia w zakresie wystawiania faktur?

W przypadku faktur (np. faktur VAT) możemy skorzystać z programu inFakt, który służy m.in. do wystawiania faktur. Po założeniu konta i zalogowaniu się do systemu możemy w bardzo szybki sposób wystawić faktury sprzedaży i przekazać je do nabywcy w wersji elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej. W analogiczny sposób możemy wystawić również fakturę korygującą. Producenci umożliwili nam korzystanie z programu inFakt w dwóch opcjach:

• bezpłatnej – możliwość wystawienia trzech dokumentów miesięcznie;
• płatnej – po wykupieniu płatnego abonamentu będziemy posiadać możliwość wystawienia nieograniczonej liczby dokumentów.

Ponadto, w każdej chwili możemy skorzystać z bonusów, które umożliwią nam użytkowanie programu przez kilka następnych miesięcy za darmo.

Dodatkową zaletą platformy inFakt jest również możliwość skorzystania z pomocy specjalistów w obszarze księgowości oraz wymienienia się doświadczeniami z innymi użytkownikami platformy.

Źródła prawne:

1.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360)

2. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054)