Zajmujesz się fakturowaniem w swojej firmie? Wierzymy, że dajesz sobie radę, ale wiemy również, że dla osoby nie związanej z księgowością wypełnianie papierowych druków może być irytujące. Dlatego proponujemy Ci rozwiązanie, które znacznie uprości wystawianie faktur. Program do fakturowania InFakt pomoże zaoszczędzić Ci czas i pieniądze.

Fakturowanie z inFakt:

• tworzenie baz danych klientów i produktów - wystawiając fakturę, system automatycznie uzupełnia większość danych,
• automatyczne nadawanie kolejnego numeru faktury,
• monitorowanie płatności za wystawione faktury,
• wysyłanie faktur mailem bezpośrednio do klienta z panelu użytkownika,
• wysyłanie przypomnień o upływających terminach płatności.

Program Infakt wykorzystujemy do wystawiania faktur VAT od roku 2009. Szczególnie przydatną opcją jest możliwość łatwego wysyłania faktur oraz przypomnień o płatnościach. W perspektywie kilku miesięcy można zauważyć, iż program jest cały czas rozwijany i dostosowywany pod kątem przejrzystości i prostoty obsługi. W ostatnim czasie dodano również przydatną opcję "raporty księgowe", z której prawdopodobnie będziemy korzystać w przyszłość

Jakub Grześkowiak właściciel inspireo.com

Wystawianie faktur VAT jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT.

Nie jest to zwykle zadanie łatwe, ale odpowiednie wykorzystanie dostępnych na rynku rozwiązań w zakresie wystawianie faktur jak i nowych przepisów dotyczących ich przesyłania i przechowywania może znacznie ułatwić to zadanie. Z tego artykułu dowiesz się kilku przydatnych rzeczy, które pozwolą Ci wybrać najbardziej optymalne w Twoim wypadku narzędzie do wystawiania faktur.

Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT jest zobowiązany do dokumentowania dokonanej sprzedaży poprzez wystawienia faktury VAT. Przez sprzedaż należy rozumieć nie tylko odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski, ale także eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (czyli wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego Wspólnoty Europejskiej).

W każdym z wyżej wymienionych wypadków przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić w ciągu 7 dni od dnia dokonania sprzedaży fakturę VAT stosując stawkę podatkową odpowiednią do danego typu sprzedaży i rodzaju towaru lub usługi. Wyjątkiem od tej zasady jest sprzedaż dokonywana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, gdzie przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT jedynie na żądanie tej osoby.

Jak najszybciej wystawić fakturę VAT?

Faktura VAT jest dokumentem dosyć sformalizowanym, a zasady jej wystawiania są dokładnie określone przez przepisy podatkowe. Można ją sporządzić zupełnie samodzielnie mając do dyspozycji jedynie kartkę papieru i długopis lub korzystając z programów typu Excel, bowiem rozporządzenie ws. wystawiania faktur precyzyjnie określa wszystkie elementy, które muszą znaleźć się na fakturze VAT.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

W praktyce przedsiębiorcy wolą jednak korzystać z gotowych formularzy dostępnych w sklepach papierniczych lub z programów do wystawiania faktur, wybór rozwiązania zależy od ich indywidualnych potrzeb i możliwości. Zakup programu do wystawiania faktur na pewno wiąże się z większymi kosztami i koniecznością zapewnienia dostępu do komputera, ale w porównaniu z niedogodnościami, jakie mogą czekać w związku z ręcznym wystawianiem faktur, te obciążenia mogą okazać się warte swojej ceny. Należy bowiem liczyć się z tym, że wystawianie faktur ręcznie, nawet przy wykorzystaniu gotowych druków, może okazać się wyjątkowo żmudnym zajęciem, szczególnie, gdy przedsiębiorca wystawia dużą ilość faktur lub gdy faktury zawierają wiele pozycji. Do często spotykanych nieprawidłowości występujących na fakturach wystawianych ręcznie należą:

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

• Zdublowane lub pominięte numery faktur
• Pominięte istotne pozycje faktury
• Daty sprzedaży wpisane w złym formacie
• Niedokładne lub błędne dane kontrahenta
• Brak NIP
• Błędy rachunkowe
• Tzw. czeskie błędy, czyli np. źle przepisane cyfry z kalkulatora

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Niejednokrotnie też zdarza się, że fakturę wystawioną ręcznie trzeba najpierw „odszyfrować”, ponieważ jest tak niedbale lub nieczytelnie wypełniona, że osoba dokonująca na jej podstawie płatności lub księgowań nie jest w stanie odczytać prawidłowej treści. Wszystkie te powody, zarówno po stronie wystawcy faktury, jak i odbiorcy, przemawiają na korzyść faktur wystawianych w profesjonalnych programach do wystawiania faktur.

Dają one gwarancję nie tylko tego, że formularze zawsze są kompletne i aktualne, ale też pozwalają na szybkie wystawienie dokumentu poprzez wykorzystanie baz danych oraz automatyczne przeliczanie kwot. Niektóre programy do wystawiani faktur dają też możliwość szybkiego przesyłania wystawionej faktury do kontrahenta drogą elektroniczną. Jest to niewątpliwie duże udogodnienie dla wielu przedsiębiorców, którzy zmuszeni byli przesyłać do niedawna faktury w formie papierowej tradycyjną pocztą, ponosząc z tego powodu dodatkowe koszty lub ryzykując zaginięcie dokumentu.

Na jakich zasadach można przesyłać faktury drogę elektroniczną?

Od 01.01.2011 r. wprowadzone zostały nowe przepisy związane ze sposobem dostarczania faktur VAT. Do tej pory najbardziej popularną formą wystawiania faktur była forma papierowa, ponieważ do przesyłania faktur drogą elektroniczną potrzebny był bezpieczny podpis elektroniczny lub możliwość korzystania z systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wraz z wprowadzeniem zmian, faktury wysyłane drogą elektroniczną zyskały na popularności, ponieważ warunki ich wystawiania stały się łatwiejsze do spełnienia. Zgodnie z nowymi przepisami faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem, że zostanie zapewniona:

• autentyczność pochodzenia – co oznacza, że odbiorca faktury powinien mieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy lub usługodawcy albo wystawcy faktury, oraz
• integralność treści faktury – co oznacza, że w przesyłanej fakturze nie dokonano zmiany danych.

Faktury VAT można wysyłać w formie elektronicznej pod warunkiem, że ich nabywca wyraził zgodę na taką formę dostarczania faktur. Akceptacja może być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej, przy czym odbiorca faktury w każdej chwili może ją cofnąć.

Nie ma też już wątpliwości co do formy przechowywania faktur wysyłanych drogą elektroniczną – mogą być one przechowywane w dowolnej formie, która gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, łatwość odszukania i niezwłoczny dostęp do faktur organom podatkowym w razie czynności kontrolnych.

Wystawianie i przesyłanie faktur z inFakt.pl

Jednym z programów oferujących proste rozwiązania w zakresie wystawiania i przesyłania faktur VAT jest aplikacja inFakt.pl. Program ten pozwala w szybki i łatwy sposób wypełnić fakturę VAT, a następnie wydrukować ją bądź przesłać do kontrahenta w formie elektronicznej.

Wystawiając fakturę z inFakt.pl masz dostęp do bazy danych, którą możesz na bieżąco edytować, wprowadzając lub uaktualniając dane kontrahentów czy grup towarów i usług. Również automatyczne przeliczanie kwot podatków i pozostałych wartości pozwoli Ci znacznie zaoszczędzić czas. Nie musisz dłużej szukać – inFakt.pl przygotował trzy różne pakiety zawierające program do wystawiania faktur, które uwzględniają potrzeby różnych grup przedsiębiorców, wybierz już dziś jeden z nich, zarejestruj się i sprawdź jak przyjemne może być wystawianie faktur z inFakt.pl.