Faktura VAT - dokument, bez którego trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej. Dokument istotny zarówno dla sprzedawcy – dokumentujący dokonanie transakcji jak i kupującego – często jedyny dokument materialny, na podstawie którego można określić kiedy i co zostało zakupione.

Prowadzenie działalności gospodarczej narzuca na przedsiębiorcę wiele mniej lub bardziej sformalizowanych obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek wystawiania faktur VAT. Sam obowiązek wystawiania faktur wynika z ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku – DZ.U.2004.54.535. Przepis art. 106 stanowi, że zarejestrowani podatnicy podatku VAT mają obowiązek wystawić fakturę VAT zawierającą w szczególności:

• dokonanie sprzedaży
• datę sprzedaży
• cenę jednostkową towaru
• podstawę opodatkowania
• stawkę oraz kawowe podatku VAT
• a także dane nabywcy oraz sprzedawcy

Dodatkowych informacji odnośnie wystawiania faktur VAT dostarcza nam rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Na przestrzeni lat rygory dotyczące wystawiania faktur uległy złagodzeniu. Nie ma obowiązku już umieszczania na fakturze wyrazów kopia/oryginał, nie ma obowiązku podpisywania faktur czy umieszczania na fakturze pieczątki sprzedawcy. Nie zmienia to jednak faktu, że faktura VAT jest jednym z ważniejszych dokumentów istniejącym w obrocie gospodarczym. Od strony wystawiającego fakturę, jej błędne wystawienie nie będzie rodziło większych konsekwencji karnych, jeżeli w deklaracji VAT zostanie prawidłowo zadeklarowana podstawa opodatkowania oraz podatek należny.

Jednak otrzymujący fakturę VAT, powinien skrupulatnie sprawdzić, czy otrzymana faktura została wystawiona z zachowaniem wymaganych przez ustawę oraz rozporządzenie norm. Prawidłowo wystawiona faktura VAT stanowi podstawę do obniżenia podatku należnego, co pozwala zmniejszyć podatkowe obciążenia przedsiębiorcy. Prawidłowo wystawiona faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, jest często jedynym dokumentem stanowiącym gwarancję na wykonaną usługę lub zakupiony towar - potwierdza spełnienie zawartej ustnie umowy.

Na przestrzeni lat zmienił się również sposób wystawiania faktur. Pierwsze faktury wystawiane były ręcznie na zakupionych druczkach. W międzyczasie powstawały pierwsze programy komputerowe do wystawiania faktur wspomagające prowadzenie działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

Faktury wystawiane ręcznie są do tej pory w powszechnym użyciu. Korzystają z takiego sposobu przedsiębiorcy, którzy wystawiają ich niewielką ilość czy też trudno im zmienić nabyte przyzwyczajenia. Takie faktury zawierają bardzo często zarówno błędy literowe jak i rachunkowe. Mają jednak tę zaletę, że przedsiębiorca może swoje biuro zamknąć w jednej teczce i mieć zawsze pod ręką. Posiadając bloczek gotowych druków, może wystawić fakturę właściwie w każdym miejscu i w każdym czasie.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Programy komputerowe, których na rynku jest bardzo wiele, pomagają przedsiębiorcy wystawić fakturę bez błędów rachunkowych, wypełniając każde, wymagane przez przepisy pole. Wybór programu przez przedsiębiorcę nie jest łatwy i zależy od potrzeb przedsiębiorcy. Wiele programów do wystawiania faktur jest połączonych z gospodarką magazynową, co przedsiębiorcy prowadzącemu własny wirtualny magazyn może być bardzo pomocne, często wręcz niezbędne. Ma możliwość porównania stanów magazynowych wprowadzonych do programu z faktycznymi, ma możliwość sprawdzenia przy dużej liczbie asortymentu stanu zapasów danego towaru.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Jeżeli jednak zakres działalności czy asortyment sprzedawanego towaru nie jest duży, wymóg wprowadzenia do programu stanów magazynowych może być uciążliwy. A na pewno będzie uciążliwy dla przedsiębiorcy wykonującego tylko usługi, które są niemożliwe do wprowadzenia do magazynu. Wybierając program komputerowy należy również ocenić go nie tylko od strony funkcjonalności, ale również i prostoty działania. Dobry program do wystawiania faktur to taki, który spełnia nasze podstawowe wymagania odnośnie gospodarki magazynowej, ale również i intuicyjności obsługiwania takiego programu. Dla przedsiębiorcy świadczącego usługi nie wystarczy tylko, żeby program pozwalał na sprzedaż usług niemożliwych do wprowadzenia do magazynu, ale również taki, który pozwoli na szybkie wystawienie faktury VAT bez przepychania się przez gąszcz pytań i zatwierdzania każdej pozycji. Taki program powinien posiadać również możliwość wystawienia faktur korygujących do wystawionych faktur oraz not korygujących. Gotowa faktura powinna być czytelna.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Programy komputerowe do wystawiania faktur ułatwiają prace przedsiębiorcy, jednak często powodują, że nie jest on niezależny na tyle, na ile wymaga tego sytuacja. Często okazuje się, że dokonując transakcji poza biurem nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Fakturując poprzez program, nie posiadając gotowego druczku faktury nie możliwości wystawienia jej ręcznie. W takich sytuacjach pomocne stają się programy do fakturowania online. Mają w sobie wszystkie wymienione do tej pory zalety dobrego programu do fakturowania oraz faktur wystawianych ręcznie. W dobie mobilnego internetu, dzięki takim programom również przedsiębiorcy stają się mobilni. Wystarczy jakikolwiek komputer oraz dostęp do internetu . Logując się do panelu bez problemu wystawimy fakturę w każdym miejscu, w którym się znajdziemy.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Programów do fakturowania online na rynku jest również wiele, i podobnie jak w przypadku tych tradycyjnych programów, są mniej lub bardziej przyjazne dla użytkownika. Jednym z programów online jest program InFakt. Jeśli chciałbyś polączyć program, do wystawiania faktur VAT z programem do księgowości, inFakt również Ci w tym pomoże. Program jest bardzo intuicyjny, pozwala po zalogowaniu do panelu odnaleźć interesującą nas zakładkę i poprowadzi nas poprzez kolejne pozycje.

Program ten pozwala nie tylko na łatwe i szybkie wystawienie faktury VAT – pozwoli on zarówno na wydruk estetycznej i czytelnej faktury, którą będziemy mogli wręczyć nabywcy towaru czy usługi, ale pozwoli również na wysłanie takiej faktury mailem. Od 1 stycznia 2011 roku, kiedy ustawodawca dał nam możliwość dostarczania faktur różnymi środkami komunikacyjnymi - zarówno tymi tradycyjnymi (poczta, kurier, osobiście) jak i elektronicznymi, możliwość bezpośredniego wysłania faktury mailem, bez zapisywania jej wcześniej w różnego rodzaju plikach daje temu programowi przewagę nad innym dostępnym na rynku.

Aby wystawić fakturę w programie inFakt logujemy się do aplikacji, a następnie wybieramy opcję wystaw fakturę VAT, co powoduje wywołanie okna fakturowania. Należy wpisać numer faktury, który program nadaje automatycznie, ale pozwala nam również na ręczne dokonanie zmiany numeru czy też formatu, poprzez wybranie opcji „zmień format”. W dalszej części należy wybrać nowego klienta (nabywcę) lub też wybrać z listy, a następnie przejść do daty wystawienia faktury, daty sprzedaży oraz daty zapłaty. Daty te mogą być takie same, o ile data wystawienia faktury pokrywa się z datą sprzedaży (wykonania usługi czy wydania towaru) oraz data zapłaty.

Kolejnym krokiem będzie określenie sprzedawanego towaru lub wykonanej usługi. Jeżeli transakcja jest opodatkowana, nie mamy obowiązku wpisywania symbolu ani podawania podstawy prawnej. Jeżeli towar bądź usługa są zwolnione z opodatkowania, wówczas musimy się odwołać do przepisów o statystyce publicznej albo konkretnego przepisu ustawy, aktu lub dyrektywy. Symbol albo numer zwolnienia dla transakcji wpisujemy pod pozycją PKWiU. Przepis możemy podać w polu przeznaczonym na uwagi.

Następnie należy wpisać jednostkę miar, ilość i cenę netto oraz podać stawkę podatku, jaką dany towar czy usługa jest opodatkowana. Program sam automatycznie wyliczy wartości.

Pozostaje określenie płatności.. Domyślnie program wpisuje że płatność nastąpiła gotówką a cała kwota została zapłacona.

Zmienić to możemy poprzez wpisanie kwoty zapłaconej (jeżeli płatność odbywa się w późniejszym terminie wpisujemy „0”) oraz wybierając inny sposób zapłaty. Dokonując wyboru „płatność przelewem” pojawia się nam miejsce na wpisanie nazwy banku oraz numeru rachunku. Po zatwierdzeniu pola „dodaj konto”) dodajemy dany bank oraz numer rachunku do listy

Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie faktury oraz wybór, czy chcemy wysłać ją mailem czy wydrukować. Po zatwierdzeniu faktury możemy w każdej chwili ją edytować.

Decydując się na wybór programu księgowego inFakt mamy pewność, że wystawione przez nas faktury trafią do rejestru sprzedaży VAT oraz książki przychodów i rozchodów. Program ten pozwala skrócić do minimum formalności związane z wystawianiem oraz rejestrowaniem wystawianych przez przedsiębiorcę faktur.