Wystawianie faktur, czyli dokumentowanie dokonanej sprzedaży lub wykonanej usługi to codzienność w każdej firmie posiadającej status podatnika VAT. Przedsiębiorcy w rozmaity sposób radzą sobie z koniecznością wystawiania faktur.

W tej kwestii sposób postępowania uzależniony jest, choć nie w każdym przypadku, od rozmiaru firmy. Inaczej postępuje mikro-przedsiębiorca, w sytuacji gdy status ten oznacza prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, inaczej średnia firma zatrudniająca kilkuset pracowników i najczęściej posiadająca własną jednostkę księgową. Przyjrzyjmy się zatem dostępnym na rynku rozwiązaniom – które z nich okaże się dla nas optymalne?

Priorytet: cena

Jest wiele kryteriów, którymi kierują się przedsiębiorcy przy wyborze sposobu wystawiania faktur. Jeśli tym kryterium jest cena, podatnik najczęściej stara się jak najwięcej czynności wykonać we własnym zakresie.

Rezygnuje więc z usług zawodowych księgowych, gdyż rozliczanie faktur w biurze rachunkowych wiąże się z opłatą abonamentową uzależnioną od liczby przekazywanych dokumentów w danym miesiącu rozliczeniowym. Tacy przedsiębiorcy chętniej niż pozostali próbują wystawiać faktury samodzielnie, przygotowując dokument w edytorze tekstu, programie do przetwarzania danych liczbowych lub innych aplikacjach, albo pobierając z Internetu gotowy wzór.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Zaletą tego rozwiązania jest oczywiście niski koszt działalności rozliczeniowej, wadą – większe ryzyko naruszenia przepisów formalno-prawnych dotyczących rozliczeń (przypomnijmy, że szczegółowe przepisy dotyczące faktur VAT i sposobu ich wypełniania zapisano w tzw. „ustawie o VAT” z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Ustawa określa, między innymi, dane, które muszą znaleźć się na dokumencie, są to m.in. numer kolejny faktury, nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy wraz z ich numerami NIP, data dokonania sprzedaży i data wystawienia dokumentu, nazwa towaru lub usługi będącej przedmiotem transakcji, jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, itd.). W przypadku rozwiązań „domowych” łatwiej też o błąd podczas wystawiania dokumentów, co nieuchronnie wiąże się ze stratą czasu.

Bezpieczeństwo i wygoda

Jeśli natomiast, obok ceny, przedsiębiorcy zależy na oszczędności czasu, wygodzie wystawiania faktur oraz pewności, że wystawiony dokument spełnia wymogi obowiązujących w tym zakresie przepisów, wtedy chętniej rozgląda się on za komputerowymi programami do wystawianie faktur i zarządzania płatnościami.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Tutaj można zdecydować o korzystaniu z aplikacji, którą użytkownik zainstaluje lokalnie na swoim dysku. Jak w przypadku wszystkich programów, obok kosztów licencji, konieczności przeznaczenia miejsca na dysku czy procesie instalacji, trzeba też pamiętać o aktualizacjach, przechodzeniu na coraz wyższe wersje oprogramowania, dokupieniu dodatkowych licencji czy konieczności korzystania z pomocy technicznej w razie nieprawidłowego działania aplikacji.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

W tej sytuacji warto rozważyć rozwiązanie, które byłoby pozbawione tych niedogodności. Są to rozwiązania dostępne online, co oznacza, że nie wymagają one instalacji na komputerze użytkownika – do ich użytkowania wystarczy komputer, połączenie z siecią Internet oraz popularna przeglądarka internetowa (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, Opera). Przykładem profesjonalnej i przyjaznej użytkownikowi aplikacji do zarządzania wystawianiem rachunków jest program firmy inFakt.

inFakt.pl –najlepszy program do fakturowania

Infakt.pl to łatwa w użyciu aplikacja gwarantująca bezpieczeństwo i prywatność danych klientów i użytkowników. Przeznaczona jest dla przedsiębiorców, których celem jest uproszczenie pracy w firmie i działających z myślą o oszczędności czasu i wizerunku profesjonalnej i nowoczesnej firmy wykorzystującej dostępne narzędzia informatyczne. Ponieważ aplikacja dostępna jest online oznacza to, że wystawienie rachunku może odbyć się w każdym miejscu i o każdej porze. Użytkownik nie myśli też aktualizacji programu, bo dzięki stałemu wsparciu firmy inFakt ma on pewność korzystania z zawsze aktualnej wersji oprogramowania.

Natomiast samo wystawianie faktur w aplikacji uproszczono do maksimum. W zaledwie kilka chwil można utworzyć nową fakturę VAT. W tym celu należy kliknąć na opcję +Nowa faktura VAT, lub Faktura VAT widniejące po prawej stronie panelu użytkownika.

Następnie wybiera się numer faktury, wprowadza klienta, datę wystawienia, sprzedaży i termin płatności. Kolejne pola intuicyjnie prowadzą użytkownika do opcji zapisania ustawień dokumentu.

Po przygotowaniu faktura zostanie dodana do listy faktur. Klikając wybrany dokument, uzyskujemy dostęp do wprowadzonych informacji, natomiast opcja Drukuj fakturę umożliwi wydrukowanie dokumentu w oparciu o zadane parametry. Infakt.pl to produkt firmy inFakt, dostawcy profesjonalnych narzędzi rozliczeniowych dla klientów biznesowych. Firma jest też twórcą programu poRachunek.pl do wystawiania rachunków online oraz umownie.pl służącego do zarządzania umowami.