Leasing jest umową cywilnoprawną, w ramach której jedna ze stron umowy oddaje do odpłatnego używania albo używania i czerpania pożytków z określonej rzeczy zwanej przedmiotem leasingu na pewien uzgodniony w umowie leasingu czas, w zamian za ustalone opłaty.

Oprócz stałych rat leasingowych istnieją zazwyczaj koszty dodatkowe ponoszone w momencie zawarcia umowy np. wpłata własna (często jest wymagana i zazwyczaj płacona na początku okresu leasingowego). Ponadto zdarza się, że leasingobiorca ponosi dodatkowe koszty związane z transportem danego przedmiotu w miejsce użytkowania, czy z jego montażem. Pojawiają się wówczas wątpliwości, jak należy takie koszty rozliczyć.

O sposobie rozliczania kosztów leasingu decyduje charakter umowy:

Leasing operacyjny

W przypadku leasingu operacyjnego opłaty ustalone w umowie są przychodem finansującego, czyli leasingodawcy, a kosztem leasingobiorcy. Są jednak warunki konieczne, aby wydatki te mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przez leasingobiorcę:

• umowa leasingowa musi być zawarta na czas oznaczony, wynoszący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeśli przedmiotem leasingu są wartości niematerialne i prawne lub rzeczy ruchome albo na okres co najmniej 10 lat, gdy umowa dotyczy nieruchomości; np. w przypadku samochodów osobowych normatywny okres amortyzacji wynosi 5 lat, więc 40% to będzie okres 24 miesięcy,
• suma opłat zawartych w umowie po odjęciu podatku VAT jest wyższa lub równa wartości początkowej przedmiotu leasingu,
• odpisów amortyzacyjnych dokonuje leasingodawca (to on jest właścicielem przedmiotu leasingu do momentu jego całkowitego wykupu).

Leasing finansowy

W tym przypadku do kosztów nie można zaliczyć dodatkowych opłat leasingowych, a tylko odsetkową część rat leasingowych oraz odpisy amortyzacyjne. Umowa leasingu finansowego spełnia następujące warunki:

• zawarta jest na okres oznaczony,
• suma opłat zawartych w umowie po odjęciu podatku VAT jest wyższa lub równa wartości początkowej przedmiotu leasingu,
• odpisów amortyzacyjnych dokonuje leasingobiorca (w tym przypadku od strony księgowej jest on traktowany jako właściciel przedmiotu leasingu, dlatego ma prawo dokonywać odpisów).

Przedmiotem umów leasingowych mogą być środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne podlegające odpisom amortyzacyjnym oraz grunty.

Dokumentem pozwalającym zaksięgować koszty leasingu jest faktura otrzymana od strony finansującej. Na fakturze rata leasingowa powinna być rozdzielona na część kapitałową i odsetkową w przypadku leasingu finansowego, aby można było zaliczyć do kosztów tylko odsetki. Natomiast w przypadku umowy spełniającej warunki leasingu operacyjnego na fakturze zwykle jest rata wykazana jako jedna kwota (jeśli są dwie, i tak sumujemy i całość zaliczamy do kosztów). Moment zaksięgowania kosztów to data faktycznego ich poniesienia, nawet w przypadku, gdy spłacamy najpierw kilka rat, po czym dostajemy do użytkowania przedmiot leasingu. Również w przypadku kosztów dodatkowych wykazanych w umowie leasingowej powinniśmy zaliczyć wydatki te w momencie ich poniesienia, a nie rozliczać proporcjonalnie do trwania całego okresu leasingu.

Oprócz regularnych rat leasingowych, które są podstawowym kosztem leasingu występują koszty dodatkowe. Są to między innymi:

• Wpłata początkowa (tzw. inicjalna) jest ponoszona w momencie zawarcia umowy leasingowej lub otrzymania przedmiotu do użytkowania. Opłatę tę można określić jako wkład własny. Im jest ona wyższa, tym raty będą niższe, a my możemy wynegocjować lepsze warunki przy zawarciu umowy.
• Wartość wykupu przedmiotu leasingu jest to kwota, za jaką po zakończeniu okresu leasingu możemy wykupić daną rzecz na własność (w okresie leasingowym właścicielem jest finansujący).
• Ubezpieczenie jest również wymaganym kosztem dodatkowym i w większości przypadków obciążany jest nim leasingobiorca.
• Depozyt gwarancyjny jest często stosowaną opłatą, która jest pewnego rodzaju kaucją i podlega zwrotowi na koniec okresu leasingu. Zazwyczaj zwrot ten polega na tym, że depozyt jest zaliczany na poczet ostatnich rat lub wartości wykupu.

Aby rozpocząć księgowanie kosztów leasingu samochodu w InFakt, należy w pierwszej kolejności dodać pojazd. Wchodzimy w tym celu w zakładkę „Koszty”, następnie wybieramy z listy „Dodaj koszt leasingu”. Ponieważ nie mamy jeszcze pojazdu w firmie, otwiera się okno służące jego dodaniu, klikamy więc w przycisk „Dodaj pojazd”. Następnie musimy wybrać rodzaj auta, po czym uzupełnić jego szczegółowe dane, czyli:

• Rodzaj dysponowania – w przypadku leasingu należy oczywiście wybrać drugą pozycję z listy rozwijanej, czyli leasing; pozycję pierwszą, czyli własność wybieramy, gdy firma zakupiła dany samochód.
• Nazwa pojazdu – w tym miejscu wpisujemy markę i model auta.
• Numer rejestracyjny.
• Rodzaj dokumentu – określamy dokument, na podstawie którego samochód został wprowadzony do Ewidencji Środków Trwałych firmy np. umowa kupna – sprzedaży, umowa leasingowa.
• Numer dokumentu – dotyczy dokumentu wpisanego w punkcie poprzednim.
• Data nabycia.
• Okres leasingu – wybieramy z listy rozwijanej okres trwania umowy leasingowej wyrażony w ilości miesięcy.
• Następnie określamy, czy opłatę wstępną wliczamy jednorazowo w koszty na początku, czy chcemy ją rozłożyć w czasie na cały okres leasingu. Jeśli zaznaczymy, że chcemy ją rozłożyć, to pojawi się dodatkowe okno służące do wpisania wysokości tej kwoty.
• Kwota odliczonego podatku VAT – tu wpisujemy daną kwotę, jeżeli już odliczyliśmy od momentu rozpoczęcia umowy leasingowej.

Gdy już mamy dodany pojazd, kolejnym krokiem będzie księgowanie kosztów co miesiąc. W momencie, gdy otrzymamy fakturę VAT, ponownie wchodzimy w zakładkę „Koszty” i wybieramy z listy „Dodaj koszt leasingu”, po czym musimy wypełnić kilka pól:

• Wybór z rozwijanej listy numeru rejestracyjnego naszego pojazdu, którego dotyczy faktura.
• Określenie rodzaju dokumentu – faktura VAT, czy korekta.
• Numer otrzymanego dokumentu.
• Wybór wystawcy faktury (jeżeli jeszcze nie mamy sprzedawcy w bazie kontrahentów, dodajemy za pomocą linku „Dodaj sprzedawcę”).
• Określenie dat dotyczących faktury - data wystawienia, data wpływu dokumentu do naszej firmy, termin płatności.
• Wpisujemy kwoty z faktury – netto, kwota podatku VAT, brutto. Należy pamiętać, że od pojazdu możemy odliczyć tylko 60% podatku VAT w wysokości nie przekraczającej 6000 zł w całym okresie leasingowym.
• Na koniec wybieramy, czy fakturę już opłaciliśmy, czy jeszcze nie i klikamy „Zapisz”.

Jak widać księgowanie kosztów leasingu nie jest skomplikowane w programie InFakt. Wystarczy dodać pojazd i wprowadzać do systemu kolejne faktury, jakie otrzymamy od leasingodawcy. Program rachunkowy InFakt jest stosunkowo prosty w obsłudze, dodatkowym atutem są dodane opisy przy poszczególnych polach do wypełnienia. W razie wątpliwości zawsze można skorzystać z pomocy specjalistów (telefon, email, czat).