Papierowe druki faktur odchodzą do historii. Ostatnie zmiany w prawie pozwalają nie tylko na wysyłanie faktur mailem ale również na przechowywanie ich w formie elektronicznej. Wystawiaj faktury i wysyłaj je mailem z inFakt.pl

"Przetestowałem wiele systemów elektronicznego fakturowania przez WWW, ale inFakt jest zdecydowanie najbardziej prostym, najszybszym i najtańszym zarazem systemem, który wymaga praktycznie zerowej wiedzy informatycznej. Szczerze polecam!"

Rafał Ćwik eye.media.pl

Zalety programu inFakt:

• szybkie i sprawne wystawianie faktur,
• wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
• automatyczne wypełnianie większości danych na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji,
• w przypadku wykupienia abonamentu do prowadzenia księgowości, aplikacja automatycznie księguje wystawiane faktury w KpiR oraz rejestrze VAT.

Program inFakt to oszczędność czasu i pieniędzy. Zarejestruj się już teraz i sprawdź!

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Prawo nie zabrania przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej. Co więcej, tzw. ekofaktury są coraz bardziej powszechną formą dokumentowania transakcji przez przedsiębiorców.

Dla wprowadzenia standardu wysyłania faktur e-mailem należy jednak zapewnić autentyczność pochodzenia oraz zachować integralność jej treści.

Co to jest faktura VAT online?

Wystawienie faktury VAT online nie jest równoznaczne z jej przesłaniem systemem online, przez co z reguły rozumie się przekazanie jej na skrzynkę e-mail nabywcy towaru lub usługi.

Wystawianie faktur może odbywać się na kilka sposobów, przy czym do historii zaczynają już odchodzić tzw. druki akcydensowe, czyli druczki kupowane w sklepie do wypełnienia ręcznie przez sprzedawcę. Co raz częściej podatnik posiada w biurze lub sklepie komputer na którym z pomocą programu księgowego wystawia a następnie drukuje fakturę.

Faktury wystawić można za pomocą programu offline, zainstalowanego na dysku twardym komputera lub dostępnego na płycie CD. Można też sporządzić je online, za pomocą aplikacji dostępnej w Internecie po zalogowaniu się do programu księgowego w wersji online.

Ten etap wystawiania faktury w sieci nie wymaga zachowania dodatkowych wymogów. Przedsiębiorca po skorzystaniu z programu online podejmuje decyzję, czy fakturę wydrukuje, czy zapisaną na dysku wyśle klientowi.

Faktura wysyłana online wymaga spełnienia uprzednio dwóch warunków:

odbiorca faktury musi wyrazić uprzednio akceptację przesyłania faktur w formie elektronicznej, wystawiający fakturę musi zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność jej treści.

Zapewnienie powyższych warunków wymaga użycia narzędzi elektronicznych, do których m.in. należy epodpis (bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) czy systemu EDI, stosowanego głównie przez większe podmioty.

Dopiero spełnienie obu powyższych warunków pozwala uznać, że faktura VAT została wysłana zgodnie z przepisami.

Dane konieczne na fakturze VAT online?

Faktura generowana lub przesyłana online nie musi zawierać innych informacji niż standardowa faktura drukowana czy wypełniana na druku akcydensowym. Integralność treści i autentyczność pochodzenia faktury zapewnione są niejako zewnętrznie, stąd nie stanowią elementów faktury, nie wpływają na jej treść. Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność jej treści rozumieć należy stałość wprowadzonych raz danych i brak możliwości ich zmiany.

Faktura online zawierać powinna zatem dane o:

• dokonanej sprzedaży (o rodzaju towaru lub usługi, której FV dotyczy),
• dacie sprzedaży,
• cenie jednostkowej bez podatku (cenie netto),
• podstawie opodatkowania z danej faktury (czyli sumie kwot netto),
• stawce podatku
• kwocie podatku
• kwocie należności (cenie brutto) oraz danych podatnika wystawiającego fakturę i nabywcy.

Wzór faktury VAT online

Część druków stosowanych przez firmy ma swój wzór, ustanowiony prawnie. Posługiwanie się nim jest wówczas jednolite i nie ma możliwości wprowadzać zmian lub modyfikacji takich druków.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Prawo nie określa jednolitego druku faktur VAT. Powoduje to, że przedsiębiorca każdorazowo musi sprawdzać, czy otrzymany dokument spełnia wymogi ustawowe (tzw. dekretacja faktur). Natomiast przy wystawianiu faktur przedsiębiorca musi zadbać, by posiadała ona wszystkie elementy konieczne dla uznania jej za fakturę.

Przepisy prawa nie precyzują, w jaki sposób fakturom VAT przesyłanym online zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści. Nie wskazano w tym zakresie wzoru postępowania poza przykładami, z których wynika, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane przy zastosowaniu:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI), jeżeli zawarta umowa w sprawie wymiany danych, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Nie ma wzoru innych postępowań w tym zakresie co powoduje, że zwykła faktura zapisana w formacie PDF i wysłana mailem, nawet z potwierdzeniem odbioru nie będzie uznana za fakturę doręczoną elektronicznie.

Dlaczego warto skorzystać z faktur infakt

Faktury VAT online wystawiane w programie infakt, po ich podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym, mogą być wysyłane online, z pominięciem ich wydruku. Faktura taka, posiada wszystkie elementy niezbędne dokumentowi księgowemu i po wprowadzeniu danych kontrahenta oraz daty i przedmiotu transakcji, może być wprowadzona do obrotu.

Lista Faktur w aplikacji infakt.pl

Wystawienie faktury w programie infakt trwa znacznie krócej niż wypełnianie standardowej faktury w excelu, czy wypisanie druku akcydensowego. Dzieje się tak za sprawą automatycznie uzupełnianej bazy klientów, wykorzystywanej wielokrotnie, czy zapisywanych w pamięci, standardowych faktur, wystawianych cyklicznie (dotyczących tego samego towaru czy usługi i tego samego nabywcy).

Faktura wystawiona w infakt po wybraniu opcji „drukuj” może być zapisana w formacie PDF lub przekazana do drukowania i wysłana standardowo listem poleconym.

Program infakt posiada różne wzory faktur, odpowiednie dla różnych transakcji. Stąd też oprócz klasycznego wzoru można w nim wypełnić fakturę VAT marża, zaliczkową czy korygującą albo tzw. fakturę proforma. Dostęp do poszczególnych wzorów korzystający uzyska po wyborze opcji „przychody”. Po jej wybraniu w prawej części ekranu pojawi się opcja „Faktura VAT” a pod nią możliwość wyboru innych dokumentów do wystawienia.