Mimo, że już wiele lat temu doszło w Polce do zasadniczej transformacji politycznej, społecznej i prawno-ekonomicznej, która poprzez wprowadzenie reguł wolnorynkowych wywołała wzrost indywidualnej przedsiębiorczości, to do dzisiaj rośnie liczba małych przedsiębiorstw.

Obecnie przedsiębiorcą jest nie tylko doświadczony biznesmen, ale i studenci, czy przedsiębiorcze matki.

Coraz więcej osób jest chętnych, by być niezależnym i działać na własny rachunek. I nawet jeśli drobni przedsiębiorcy świadczą usługi dla wąskiego grona odbiorców, bądź tylko jednego kontrahenta, jest to praca dająca większe zarobki i satysfakcję.

Każdy przedsiębiorca obok wykonywania czynności będących przedmiotem jego działalności musi także dopełniać szeregu obowiązków związanych z jej funkcjonowaniem. Podstawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy to rozliczenia podatkowe, których dokonuje co miesiąc lub kwartał i rok, natomiast bieżącym obowiązkiem jest dokumentowanie jego sprzedaży poprzez wystawianie faktur.

Na rynku dostępnych jest całe mnóstwo programów do fakturowania sprzedaży. Można znaleźć przeznaczone dla małych i średnich przedsiębiorstw, dla dużych firm, bądź zamówić program napisany specjalnie dla indywidualnych potrzeb danej firmy. Bez względu na to, jaki program przedsiębiorca wybierze musi pamiętać, że program zapewni wydruk faktury z wszelkimi wymaganymi przepisami prawa elementami, ważne jest jednak to, by wiedzieć jakie regulacje dotyczą obowiązku wystawiania faktur i co powinna ona zawierać. Zasady te zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. Zgodnie z nim faktura powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Podstawowym terminem, w którym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż jest przedział czasowy 7 dni, liczony od daty wydania towaru lub wykonania usług. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej mogą nie zawierać numeru NIP nabywcy.

W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik powinien dołączyć paragon dokumentujący sprzedaż. Kwoty podatku zawsze wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności na fakturze. Kwoty na fakturze zaokrągla się do pełnego grosza, a zaokrąglenie polega na pominięciu końcówek poniżej 0,5 grosza i zaokrągleniu do jednego grosza końcówek 0,5 grosza oraz wyższych.

Faktury są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zachowuje sprzedawca.

W przypadku dużych firm usługowych bądź handlowych zatrudnia się w tym celu osoby do fakturowania, które dopełniają wszelkich obowiązków związanych z wystawianiem faktur. Programy wykorzystywany w większych firmach często rozbudowane są także o moduły magazynowe, gdzie do konkretnego wydania z magazynu można wygenerować fakturę VAT w ciągu 7 dni od jego wydania. Dla małych przedsiębiorstw programy takie są mało przydatne. Drobni przedsiębiorcy szukają rozwiązań idealnych dla siebie, a w związku z tym, że na rynku funkcjonuje wiele jednoosobowych działalności coraz częściej pojawiają się programy przystosowane właśnie do ich potrzeb.

Przykładem platformy świadczącej tego typu usługi jest aplikacja Infakt.pl. Stworzona została dla nowoczesnych przedsiębiorców ceniących komfort, wygodę i elastyczność pracy. W sytuacji, gdy współpracujemy z kilkoma głównymi kontrahentami w firmie i nie wystawiamy wielu faktur w miesiącu pakiet podstawy platformy Infakt.pl jest całkowicie bezpłatny. Do zalet fakturowania w aplikacji Infakt.pl można zaliczyć:

• nieograniczony dostęp – korzystać z aplikacji można w każdym momencie i z każdego miejsca z dostępem do internetu. Można w każdej chwili sporządzić fakturę zgodną z przepisami rozporządzenia oraz wysłać ją do odbiorcy pocztą elektroniczną,
• oszczędność finansowa – przy kilku fakturach miesięcznie aplikacja jest całkowicie bezpłatna,
• wygoda użytkowania – aplikacja jest niezwykle intuicyjna, w kolejnych krokach wskazuje dane, które należy wypełnić, po czym można wydrukować bądź przesłać e-mailem gotową fakturę VAT,
• kontrola literówek i błędów – w przypadku literówki bądź błędu ortograficznego aplikacja podkreśli wyraz na czerwono i zaoszczędzi wstydu przed kontrahentem.

Rozpoczynając pracę z aplikacją należy wybrać sposób numeracji faktur. Po dokonaniu wyboru aplikacja automatycznie nadaje numer kolejnym fakturom.

Rozpoczynając wystawianie faktury należy wskazać kontrahenta, na rzecz którego dokonaliśmy sprzedaży. Dane kontrahenta wprowadza się tylko raz, gdyż aplikacja daje możliwość tworzenia bazy kontrahentów i przy kolejnej fakturze wystarczy wybrać odpowiedniego nabywcę z listy. Następnie należy wskazać datę dokonania sprzedaży.

W polu daty sprzedaży podatnik co do zasady wskazuje dzień wydania towaru bądź wykonania usługi, natomiast data wystawienia może obejmować maksymalnie kolejne siedem dni licząc od daty sprzedaży. Termin płatności sprzedawca ustala dowolnie.

Na tej samej zasadzie dokonując wyboru treści faktury, podobnie jak przy kontrahentach, można skorzystać z bazy produktów i usług.

Każdy przedsiębiorca posiada jeden główny i ewentualnie kilka dodatkowych przedmiotów działalności, za które wystawia faktury z powtarzającym się opisem. Raz wprowadzony opis zapisany jako nowy produkt pozostanie w bazie aplikacji.

Pozostając w części „Płatności” wystarczt jeszcze określić sposób zapłaty.

Na koniec możemy wydrukować fakturę VAT w dowolnej opcji:

Jak widać wystawianie faktur za pomocą Infakt.pl jest bardzo proste, wygodne i szybkie. Warto już dzisiaj na stronie www.Infakt.pl zupełnie za darmo przetestować możliwość wystawiania faktury VAT on-line.