Każdy „młody” przedsiębiorca pełen ambicji i zapału do rozwijania swojej działalności gospodarczej już na samym początku napotyka na bariery – biurokrację.

Polski ustawodawca wprowadził wiele niezbędnych regulacji, których jesteśmy zobligowani przestrzegać. Szczególnie „młody” przedsiębiorca może mieć trudności w odnalezieniu się w gąszczu przepisów. Z pomocą idą nam nowoczesne programy księgowe, które w znacznym stopniu mogą ułatwić nam pracę.

Faktura – podstawowy dokument w przedsiębiorstwie

Zgodnie z przepisami prawa, każda czynność przedsiębiorcy powinna być udokumentowana. W szczególności, w przypadku przychodów Urzędy Skarbowe skrupulatnie weryfikują czy właściwie udokumentowaliśmy każdy nasz przychód. Konsekwencje popełnienia błędu mogą być dla nas bolesne.

Już sama różnorodność faktur może przyprawić nas o zawrót głowy: faktura VAT, faktura VAT – MP, faktura marża, faktura wewnętrzna, faktura korygująca i wiele innych. Każdy z podatników, będący zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym jest zobligowany do wystawiana faktur VAT nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (od tej zasady występują pewne wyjątki).

Przepisy jasno określają jakie elementy powinna zawierać faktura VAT dokumentująca sprzedaż, m.in.:

• Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• Numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT”;
• Dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, data sprzedaży;
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• Miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto);
• Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• Stawki podatku;
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W przypadku małych podatników faktura VAT powinna zawierać następujące elementy:

• W miejsce oznaczenia „Faktura VAT” stosuje się oznaczenie „Faktura VAT –MP”;
• Dodatkowo zawiera się termin płatności należności określonej w fakturze.

Należy również pamiętać, iż w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik jest obowiązany dołączyć paragon dokumentujący taką sprzedaż.

A jak to wygląda w praktyce?

Ustawodawca wyszedł nam naprzeciw wprowadzając rozporządzeniem Ministra Finansów możliwość przesyłania faktur w wersji elektronicznej. Dzięki temu, przy wykorzystaniu specjalnych programów będziemy mogli w prosty sposób dokumentować naszą sprzedaż i przesyłać faktury mailem do naszych kontrahentów.

Jednym z narzędzi, który w znacznym stopniu uprości proces wystawiania faktur jest platforma „Infakt.pl”, dzięki której możemy w bardzo prosty sposób wystawić fakturę, z dowolnego miejsca na ziemi, w najdogodniejszym dla nas momencie – potrzebny jest tylko dostęp do Internetu.

Dzięki e-fakturze Infakt oszczędzamy czas i pieniądze – wystawienie faktury jest tak proste jak nigdy dotąd. Natomiast konieczność przestrzegania przez twórców programów księgowych licznych przepisów, może dać nam gwarancję, że nasze dokumenty będą w 100% bezpieczne i będą spełniać wszystkie wymogi prawne. Kolejnym argumentem do stosowania faktur Infakt online może być oszczędność papieru, a co za tym idzie środowiska, do której namawiają nas różne organizacje pro-ekologiczne.

Już teraz zachęcamy do próbnego, bezpłatnego przetestowania platformy Infakt.

Poniżej prezentujemy etapy w jakich wystawiana jest faktura VAT. Cały proces rozpoczynamy od zdefiniowania podstawowych danych:

Nowy klient :

Klikając na zakładkę „klienci” a następnie „dodaj klienta” w prosty sposób możemy dodać do bazy nowego kontrahenta. Po wprowadzeniu wszystkich danych proces należy zakończyć klikając „zapisz” w dolnym prawym rogu. Dzięki tym czynnościom, w momencie wystawiania nowej faktury VAT dane kontrahenta zostaną zaczytane do faktury – nie będzie konieczne wprowadzanie za każdym razem danych o kliencie.

Nowy produkt:

Klikając na zakładkę „produkty” a następnie „dodaj produkt” w prosty sposób możemy zdefiniować nasz produkt / usługę, który będzie w przyszłości sprzedawany. Analogicznie jak w przypadku klienta, poprzez jedno kliknięcie wszystkie dane zostaną automatycznie zaczytane do faktury. Proces należy zakończyć klikając „zapisz” w dolnym prawym rogu.

Definiowanie faktury.

Jeżeli nasze faktury będę analogiczne, dużym ułatwieniem będzie zdefiniowanie faktury. Wybierając opcje „zdefiniowane faktury” a następnie „zdefiniuj fakturę” będzie możliwe stworzenie szablonu faktury, który będziemy mogli wykorzystać w przyszłości. Po uzupełnieniu dokumentu należy kliknąć zapisz.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Wystawienie faktury. Fakturę VAT można wystawić na dwa sposoby:

• W przypadku gdy zdefiniowaliśmy wcześniej fakturę, z listy szablonów wybieramy odpowiedni dokument – po kliknięciu opcji „wystaw” możemy edytować dokument. Po zapisaniu, faktura jest gotowa do wydruku bądź wysłania mailem.
• Będąc w oknie głównym wybieramy opcję „nowa faktura”. Następnie wprowadzamy do niej stosowne dane. W przypadku gdy wcześniej zdefiniowaliśmy klienta i produkt, możemy automatycznie zaczytać te dane do faktury. Można również czynności te wykonać z poziomu samej faktury. Po zapisaniu, faktura jest gotowa do wydruku bądź wysłania mailem.

Lista Faktur w aplikacji infakt.pl

1.Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360)

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej , a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi skarbowemu tych faktur. (Dz. U. 2010 nr 249 poz. 1661)