Faktura online

Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur w wersji papierowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami może to również zrobić w formie online, a następnie przesłać e-mailem do klienta i przechowywać np. na komputerze. Jakie zasady odnoszą się do faktur elektronicznych?

O czym pamiętać wystawiając fakturę elektroniczną?


Faktura online to faktura wystawiona za pomocą aplikacji internetowej i przesłana do kontrahenta e-mailem. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trzeba takiego dokumentu drukować, ani tez opłacać przesyłek pocztowych lub kurierskich. 

Należy jednak pamiętać, by przedsiębiorca wystawiając fakturę zapewnił:
  • autentyczność pochodzenia – to gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a dane nie zawierają błędów,
  • integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
  • czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.
Trzeba wiedzieć, że to wyszczególnienie dotyczy zarówno faktur wystawianych elektronicznie, jak i w formie tradycyjnej – papierowej.

Faktura online – konieczny odpowiedni format


Od 2013 r. przedsiębiorca może wysyłać kontrahentowi faktury na skrzynkę mailową, nie pytając się go wcześniej o zgodę. Jeśli klient opłaci fakturę elektroniczną, będzie to oznaczało, że nie ma nic przeciwko otrzymywaniu dokumentów w takiej formie. 

Akceptację wyrażoną podczas rozmowy także można uznać za wiążącą. Przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent wyrazi zgodę na piśmie. Trzeba jednak pamiętać, że klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

Należy jednak pamiętać, by wystawiając fakturę online wystawić ją w takim formacie, który jest w stanie odczytać odbiorca. Co więcej powinien on utrudniać modyfikację pliku. Takie wymagania spełniają np. pliki .pdf czy .png. Nie jest tak jednak w przy formatach: .doc albo .rtf. Dzieje się tak dlatego, że w treść tak stworzonego dokumentu można łatwo ingerować.

Zalety wystawiania faktur online


Aplikacje online są wygodniejszym rozwiązaniem w porównaniu programów instalowanych na komputerze, nie wspominając o innych sposobach wystawiania faktur (np. w Excelu). Ich główną zaletą jest fakt, że przedsiębiorca ma dostęp do wystawionych faktur przy pomocy dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Co istotne, większość aplikacji zapamiętuje wprowadzane dane i przy wystawianiu kolejnych faktur dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie. 

Wystawianie faktur w euro czy dolarach także nie stanowi problemu, ponieważ aktualne kursy walut są pobierane prosto z NBP. Po co ponosić wydatki związane z kosztami wydruku faktury, zakupu papieru i opłatami za usługi poczty lub kuriera? Wystawienie faktury elektronicznej jest tańsze niż obsługa faktury w formie papierowej. 

Ponadto faktury wysłane e-mailem szybciej docierają do klienta, niż np. wysłane pocztą. Dzięki temu przedsiębiorca może otrzymać we wcześniejszym terminie zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Dodatkowo e-faktury są ekologiczne, ponieważ pozwalają zaoszczędzić drewno i wodę potrzebną do produkcji papieru.

Wystawianie faktur w inFakt


Chcesz wystawiać zgodne z przepisami faktury elektroniczne? Wypróbuj inFakt.pl. Nie musisz martwić się, czy wystawiona faktura online zawiera wszystkie niezbędne dane – aplikacja wskaże pola, które musisz uzupełnić i automatycznie wygeneruje PDF z dokumentem. 

Po wpisaniu numeru NIP, dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie, dzięki czemu oszczędzasz czas, a zwłaszcza masz pewność, że dane te są aktualne (narzędzie jest zintegrowane z bazą GUS). Po zalogowaniu do swojego konta, możesz przeglądać i edytować wszystkie wystawione e-faktury.

Dzięki Programowi do Fakturowania możesz prosto i szybko wystawić, np. fakturę VAT, „zw”, proforma, marża, zaliczka, korygującą. Korzystając z opcji jakie daje inFakt możesz:
  • szybko i sprawnie wystawiać faktury – aplikacja wypełni za ciebie większość danych na podstawie numeru NIP oraz wcześniej wprowadzonych informacji,
  • masz wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
  • możesz zamieścić na fakturze logo swojej firmy i wybrać jeden z kilkudziesięciu szablonów faktur,
  • stworzysz własny szablon faktury w edytorze HTML/CSS i dodasz do niego dowolne pliki graficzne.
  • wystawisz fakturę po angielsku i w obcych walutach - inFakt automatycznie pobiera aktualne kursy walut prosto z NBP,
  • zapiszesz faktury w formacie PDF i wyślesz je e-mailem do kontrahentów z poziomu konta.
W momencie zmiany przepisów dotyczących wystawiania faktur, odpowiednie modyfikacje są automatycznie wdrażane do aplikacji inFakt. Nie musisz więc na bieżąco śledzić informacji o prawie podatkowym – nasi księgowi robią to za ciebie!

Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur w miesiącu zupełnie za darmo. Po prostu załóż darmowe konto wypełniając poniższy formularz i sprawdź inFakt - przekonasz się, czy to usługa odpowiednia dla Twojej firmy.


Data modyfikacji:2014-06-27

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: