Faktura online

Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur w wersji papierowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami może to również zrobić w formie online, a następnie przesłać e-mailem do klienta i przechowywać np. na komputerze. Jakie zasady odnoszą się do faktur elektronicznych?

O czym pamiętać wystawiając fakturę elektroniczną?

Faktura online to faktura wystawiona za pomocą aplikacji internetowej i przesłana do kontrahenta e-mailem. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trzeba takiego dokumentu drukować, ani tez opłacać przesyłek pocztowych lub kurierskich. Należy jednak pamiętać, by przedsiębiorca wystawiając fakturę zapewnił jej:
  • autentyczność pochodzenia – to gwarancja, że podmioty oznaczone na dokumencie są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a dane nie zawierają błędów,
  • integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
  • czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.
Trzeba wiedzieć, że to wyszczególnienie dotyczy zarówno faktur wystawianych elektronicznie, jak i w formie tradycyjnej – papierowej.

Faktura online – konieczny odpowiedni format

Od 2013 r. przedsiębiorca może wysyłać kontrahentowi faktury na skrzynkę mailową, nie pytając się go wcześniej o zgodę. Jeśli klient opłaci fakturę elektroniczną, będzie to oznaczało, że nie ma nic przeciwko otrzymywaniu dokumentów w takiej formie. Akceptację wyrażoną podczas rozmowy także można uznać za wiążącą. Przedsiębiorca nie musi czekać, aż kontrahent wyrazi zgodę na piśmie. Trzeba jednak pamiętać, że klient w każdej chwili może poprosić o wystawianie faktur w formie papierowej.

Należy jednak pamiętać, by wystawiając fakturę online wystawić ją w takim formacie, który jest w stanie odczytać odbiorca. Co więcej powinien on utrudniać modyfikację pliku. Takie wymagania spełniają np. pliki .pdf czy .png. Nie jest tak jednak w przy formatach: .doc albo .rtf. Dzieje się tak dlatego, że w treść tak stworzonego dokumentu można łatwo ingerować.

Zalety wystawiania faktur online

Aplikacje online są wygodniejszym rozwiązaniem w porównaniu programów instalowanych na komputerze, nie wspominając o innych sposobach wystawiania faktur (np. w Excelu). Ich główną zaletą jest fakt, że przedsiębiorca ma dostęp do wystawionych faktur przy pomocy dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Co istotne, większość aplikacji zapamiętuje wprowadzane dane i przy wystawianiu kolejnych faktur dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie. Wystawianie faktur w euro czy dolarach także nie stanowi problemu, ponieważ aktualne kursy walut są pobierane prosto z NBP.

Po co ponosić wydatki związane z kosztami wydruku faktury, zakupu papieru i opłatami za usługi poczty lub kuriera? Wystawienie faktury elektronicznej jest o kilka złotych tańsze niż obsługa faktury w formie papierowej. Ponadto faktury wysłane e-mailem szybciej docierają do klienta, niż np. wysłane pocztą. Dzięki temu przedsiębiorca może otrzymać we wcześniejszym terminie zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Dodatkowo e-faktury są ekologiczne, ponieważ pozwalają zaoszczędzić drewno i wodę potrzebną do produkcji papieru.

Wystawianie faktur w inFakt

Chcesz wystawiać zgodne z przepisami faktury elektroniczne? Wypróbuj inFakt.pl. Nie musisz martwić się, czy wystawiona faktura online zawiera wszystkie niezbędne dane – aplikacja wskaże pola, które musisz uzupełnić i automatycznie wygeneruje PDF z dokumentem. Po wpisaniu numeru NIP, dane kontrahenta uzupełniają się automatycznie, dzięki czemu oszczędzasz czas, a zwłaszcza masz pewność, że dane te są aktualne (narzędzie jest zintegrowane z bazą GUS). Po zalogowaniu do swojego konta, możesz przeglądać i edytować wszystkie wystawione e-faktury.

Dzięki Programowi do Fakturowania możesz prosto i szybko wystawić, np. fakturę VAT, „zw”, proforma, marża, zaliczka, korygującą. Korzystając z opcji jakie daje inFakt możesz:
  • szybko i sprawnie wystawiać faktury – aplikacja wypełni za ciebie większość danych na podstawie numeru NIP oraz wcześniej wprowadzonych informacji,
  • masz wgląd do wystawionych dokumentów o każdej porze z dowolnego komputera z dostępem do Internetu,
  • możesz zamieścić na fakturze logo swojej firmy i wybrać jeden z kilkudziesięciu szablonów faktur,
  • stworzysz własny szablon faktury w edytorze HTML/CSS i dodasz do niego dowolne pliki graficzne.
  • wystawisz fakturę po angielsku i w obcych walutach - inFakt automatycznie pobiera aktualne kursy walut prosto z NBP,
  • zapiszesz faktury w formacie PDF i wyślesz je e-mailem do kontrahentów z poziomu konta.
W momencie zmiany przepisów dotyczących wystawiania faktur, odpowiednie modyfikacje są automatycznie wdrażane do aplikacji inFakt. Nie musisz więc na bieżąco śledzić informacji o prawie podatkowym – nasi księgowi robią to za ciebie!

Możesz testować Program do Fakturowania bez zobowiązań wystawiając do 3 faktur w miesiącu zupełnie za darmo. Po prostu załóż darmowe konto wypełniając poniższy formularz i sprawdź inFakt - przekonasz się, czy to usługa odpowiednia dla Twojej firmy.

Autor: Sebastian Bobrowski

Zobacz również

Fakturowanie online

Zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne – udostępniane lub przesyłane online – są obecnie zgodne z prawem

FV Online

Odkąd jest dostępna faktura online (FV online) można mówić o tym, że nadszedł nowy czas w księgowości

Druk faktury online

Faktura VAT jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży

pokaż więcej tematów

Wystaw fakturę online

Faktura to najbardziej powszechny dokument sprzedażowy, wystawiany jako potwierdzenie dokonanej transakcji

Faktura online darmowa

Każdy „młody” przedsiębiorca pełen ambicji i zapału do rozwijania swojej działalności gospodarczej już na samym początku napotyka na bariery – biurokrację

Faktura VAT online za darmo

Od pewnego czasu przedsiębiorcy mogą nie tylko wysyłać faktury e-mailem, ale również przechowywać je w formie elektronicznej