Faktura

Faktura to najpowszechniejszy dokument wykorzystywany przez przedsiębiorców – dokumentuje zarówno przychody, jak i koszty. Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Czym jest faktura i jakie elementy muszą się na niej znaleźć?

Co to jest faktura i kto musi ją wystawiać?

Faktura, to dokument potwierdzający transakcję – sprzedaż towarów lub usług. Wystawca faktury (sprzedawca) to zawsze firma, natomiast jej odbiorcą (nabywcą) może być zarówno osoba prywatna (konsument), jak i inny przedsiębiorca. W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej, obrót fakturami jest na porządku dziennym. Od 1 stycznia 2014 r. muszą je wystawiać również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej dokumentowały transakcje przy użyciu rachunków.

W ich przypadku obowiązek wystawienia faktury istnieje jednak tylko w momencie, gdy poprosi o niego nabywca. Kupujący ma 3 miesiące na wyrażenie takiego żądania - licząc od końca miesiąca dostawy towaru. Po upływie tego terminu przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury. Jeśli jednak nie chce tego robić, nie musi – decyzja zależy tylko do niego.

Jakie elementy na fakturze VAT-owca?

Rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa, co powinna zawierać faktura sporządzana przez firmy będące czynnymi podatnikami VAT. Aby mieć pewność, że na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane elementy, najlepiej skorzystać z programu online do fakturowania, np. inFakt.pl, który automatycznie generuje dokumenty zgodne z prawem. Na standardowej fakturze wystawianej przez VAT-owców przedsiębiorca powinien zamieścić m.in. takie elementy jak:
  • data wystawienia,
  • data wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów lub termin płatności, o ile ten termin jest określony i różni się od daty wystawienia faktury,
  • numer faktury jednoznacznie identyfikujący dokument,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP nabywcy i sprzedawcy (chyba że nabywca jest osobą prywatną – wówczas jego NIP nie jest wymagany),
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
  • kwota należności ogółem.
O tym jak przedstawia się kwestia wystawiania faktur przez firmy zwolnione z VAT można przeczytać w tym artykule.

Na fakturach można zamieszczać dowolne elementy oprócz wymaganych

Od początku 2013 r. nie ma konieczności zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Zamieszczenie wszystkich niezbędnych elementów wystarcza, aby dokument potwierdzający sprzedaż został uznany za zgodny z przepisami. Ponadto od 2011 r. nie istnieje konieczność wystawiania egzemplarzy faktur oznaczonych jako „kopia” i „oryginał”.

Rozporządzenie dotyczące fakturowania wskazuje na obligatoryjne elementy faktury, ale nie zamyka ich katalogu. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca chce, to może oznaczyć dokument jako „Faktura VAT”, czy używać oznaczeń „Oryginał” i „Kopia”. Na fakturze można także zamieścić inne, dodatkowe elementy, o których rozporządzenie nie wspomina (np. logo firmy).

Faktura uproszczona zawiera mniej elementów

Aktualnie można także wystawiać faktury uproszczone, dla których liczba elementów jest znacznie mniejsza, niż w przypadku zwykłych faktur – taka możliwość istnieje od początku 2013 r. Faktura uproszczona w praktyce ma charakter podobny do paragonu. Dokumentuje się nią transakcje nieprzekraczające kwoty 450 zł (lub 100 euro). Na fakturze uproszczonej muszą znaleźć się:
  • data wystawienia faktury,
  • dane identyfikujące sprzedawcę towarów lub usług,
  • dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia.
Co za tym idzie, faktura uproszczona nie wymaga zamieszczenia na niej danych nabywcy. Jednocześnie taki dokument pozwala rozliczyć nabywcy VAT w związku z zakupem.

Jak wystawić fakturę w inFakt.pl?

Wystawianie faktur w inFakt.pl jest niezwykle proste – zajmuje tylko parę chwil. Wystarczy założyć konto i już można zabrać się do pracy – wkrótce uzyskasz dokument w estetycznym PDF-ie. Aby wystawić fakturę należy wykonać następujące kroki:
  • załóż konto w inFakt.pl – to nic nie kosztuje!
  • kliknij w przycisk „Wystaw fakturę”,
  • podaje dane Twojej firmy,
  • podaj dane klienta – wystarczy numer NIP, reszta danych pobierze się sama,
  • uzupełnij daty,
  • uzupełnij nazwy towarów lub usług, ich ilość i ceny,
  • podaj stawkę podatku – kwoty netto/brutto i podatek wyliczą się same,
  • kliknij „Zapisz”.
Teraz można zapisać fakturę jako PDF lub wysłać prosto do nabywcy z poziomu aplikacji. W analogiczny sposób na inFakt.pl można wystawić fakturę „zw”, proforma, marża, fakturę, a także fakturę i notę korygującą. Wszystkie wystawione dokumenty są zawsze dostępne na koncie użytkownika po zalogowaniu. Można je przeglądać, edytować, czy sporządzać kolejne dokumenty o podobnej treści.

Faktura jedyna w swoim rodzaju – szablony faktur w inFakt.pl

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie fakturowania podaje zestaw elementów niezbędnych na fakturze, ale jednocześnie nie zamyka ich listy. Poza tym nie wspomina o takich elementach, jak:
  • kolor tła,
  • krój i rozmiary czcionek,
  • sposób rozmieszczenia elementów,
  • obecność znaków graficznych, np. logo firmy.
Dlatego wprowadziliśmy funkcję szablonów faktur. Dzięki nim, dokument wystawiony w inFakt.pl może być jedyny w swoim rodzaju!

Przykładowe szablony faktur dostępne w aplikacji inFakt.pl Przykładowe szablony faktur dostępne w aplikacji inFakt.pl


Użytkownik Programu do Fakturowania może korzystać z kilkudziesięciu gotowych szablonów faktur lub stworzyć własny w edytorze HTML. To drugie rozwiązanie pozwala także wgrywać własne pliki graficzne, dzięki czemu można pokusić się o przygotowanie naprawdę niezwykłego wzoru faktury.

Załóż konto na inFakt.pl i przekonaj się, jak szybkie i wygodne może być wystawianie faktur. Dołącz do przeszło 300 tys. nowoczesnych przedsiębiorców, którzy już teraz korzystają z inFakt.pl!

Autor: Sebastian Bobrowski

Zobacz również

Wystawienie faktury za złom

 1 kwietnia 2011 roku mieliśmy kolejną zmianę przepisów związaną z opodatkowaniem przedsiębiorców podatkiem VAT

Faktura AdWords

Google AdWords to system reklamowy pozwalający wyświetlać reklamy w wynikach wyszukiwania Google oraz na stronach partnerów uczestniczących w programie AdSense

Faktura barterowa

Barter to dość popularna forma rozliczeń pomiędzy firmami, która polega na wymianie produktów lub usług bez udziału pieniędzy

Faktura celna

W handlu zagranicznym wykorzystywanych jest wiele dokumentów sprzedażowych niezbędnych do dokonania formalnych rozliczeń

pokaż więcej tematów

Faktura wsteczna

Faktura wsteczna inaczej zwana fakturą z datą wsteczną nie jest prawidłowym rozwiązaniem w księgowości

Faktura walutowa vat

Faktura walutowa to dokument sprzedażowy, z którym mogą mieć do czynienia przedsiębiorcy przeprowadzający transakcje w obcych walutach

Faktura wz

Pod potocznym pojęciem faktury WZ, kryją się dwa oddzielne dokumenty księgowe

Faktura vat mp

Faktura VAT MP to dokument sprzedażowy wystawiany przez tzw

Faktura gotówkowa

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia jej pełnej dokumentacji, zwłaszcza jeśli chodzi o zawierane transakcje z klientami i kontrahentami

Faktura handlowa

W rozliczeniach dotyczących importu i eksportu zastosowanie znajdują różne dokumenty księgowe

Faktura np

W przypadku realizacji usług lub sprzedaży towarów w obrocie międzynarodowym, ustawa o podatku VAT przewiduje możliwość wystawienia faktury VAT z zerową stawką tego podatku

Faktura przelewowa

Faktura przelewowa jest dosyć powszechnie stosowany przez przedsiębiorców