Faktura to podstawowy dokument sprzedażowy wystawiany przez firmę dokonującą sprzedaży towarów i usług. Dokument ten znają zarówno sprzedawcy jak i osoby czy też firmy kupujące. Można śmiało powiedzieć, że jest to najczęściej występujący dokument księgowy w obrocie gospodarczym.

Bardzo często jednak używamy terminu „faktura” do ogólnego określenia udokumentowania sprzedaży lub dokonanego zamówienia. Okazuje się jednak, że regulacje księgowo – podatkowe wyszczególniają wiele rodzajów faktur, które są wystawiane w różnych okolicznościach i przez różne podmioty.

Faktura a rachunek

Na wstępie naszych rozważań należy wskazać na różnicę pomiędzy rachunkiem a fakturą VAT. Oba te dokumenty bardzo często są mylone przez osoby nabywające towary a niekiedy także przez samych wystawców czyli sprzedawców.

Łączy je jeden cel dla którego są wystawiane. Zarówno faktura jak i rachunek dokumentują sprzedaż.

Różnicuje je jedynie charakter Wystawcy w zakresie podatku VAT. Jeśli Przedsiębiorca dokonał zgłoszenia firmy na druku VAT – R jako płatnika podatku VAT będzie zobowiązany do wystawiania faktur VAT. Jeśli natomiast nie dokonał takiego zgłoszenia i korzysta ze zwolnienia w ramach tego podatku będzie zobowiązany do wystawiania rachunku. Nabywca towarów lub usług nie ma żadnego wpływu na rodzaj otrzymanego dokumentu. Jego zgłoszenie do podatku VAT w tym miejscu nie ma znaczenia. O rodzaju wystawianego dokumenty sprzedażowego decyduje tylko zgłoszenie do podatku VAT Przedsiębiorcy wystawiającego fakturę lub rachunek.

Niezbędne informacje, które muszą znaleźć się na fakturze.

Rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa co powinna zawierać wystawiana faktura VAT. Lista wymaganych elementów jest długa, dlatego przy wystawianiu najlepiej wspierać się druczkiem faktury lub programem komputerowym do fakturowania. Na fakturach dokumentujących sprzedaż należy umieścić:

• Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy, nabywcy oraz ich adresy,
• Numery identyfikacji podatkowej NIP sprzedawcy i nabywcy. Wystawiając fakturę dla osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie musimy wpisywać numeru NIP nabywcy,
• Numer kolejny faktury oraz oznaczenie wystawianego dokumentu „FAKTURA VAT”,
• Pełna data wystawiania a w przypadku jeśli data ta jest inna niż data sprzedaży to należy wpisać także datę sprzedaży podając przynajmniej miesiąc i rok
• Nazwę sprzedawanego towaru lub usługi,
• Miarę i ilość sprzedawanych towarów i usług,
• Cenę jednostkową towaru lub usługi wyrażoną w kwocie netto,
• Wartość całkowitą sprzedawanego towaru lub usługi wyrażoną w kwocie netto, Stawkę VAT,
• Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na poszczególne stawki podatku z uwzględnieniem pozycji ze stawką zwolnione i niepodlegające opodatkowaniu VAT,
• Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem,
• Miejsce na podpis wystawcy i odbiorcy.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że pomimo, że nadal wszystkie druczki papierowe, Excel, faktury online zawierają miejsce na podpis wystawcy i nabywcy jednak przepisy wprowadziły w tym zakresie duże uproszczenie. Faktura VAT nie musi być podpisane przez odbiorcę. Jedynie faktura VAT korygująca musi być zaakceptowana przez odbiorcę i ten podpis oraz data złożenia podpisu warunkuje wprowadzenie takiej faktury do rejestru VAT sprzedaży. Podpis wystawy także nie jest wymagany, pod warunkiem, że w miejscu tym znajduje się imię i nazwisko osoby wystawiającej pozwalające na pełną identyfikację Wystawcy faktury.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

Faktura w obiegu elektronicznym

Zwolnienie przez ustawodawcę z obowiązku podpisywania faktur VAT przez odbiorcę zapoczątkowało i spopularyzowało przesyłanie faktur w wersji elektronicznej poprzez korespondencję mailową.

W tym miejscu należy przypomnieć, że Przedsiębiorcy jeśli posiadają zgodę Nabywcy mogą wysyłać faktury w wersji elektronicznej – rezygnując tym samym z wysyłania wersji papierowej.

Z różnych względów coraz więcej firm wychodzi z taką propozycją do swoich klientów aby w ten sposób zminimalizować koszty.

Tym samym coraz większą popularnością cieszą się programy komputerowe służące do wystawiania faktur VAT lub platformy internetowe służące do księgowej obsługi firm typu Infakt.pl

Dzięki tym rozwiązaniom Przedsiębiorca wystawiając fakturę uzyskuje od razu jej obraz komputerowy w wersji elektronicznej, którą może wydrukować, zaksięgować lub wysłać klientowi za pomocą korespondencji mailowej.

Wystawianie faktury VAT w aplikacji Infakt.pl

Wychodząc naprzeciw klientom, którzy cenią swój czas, pieniądze a jednocześnie mają konkretne i wysokie oczekiwania stworzona została aplikacja Infakt.pl jako serwis pomagający w samodzielnej obsłudze księgowej firmy.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Bez konieczności kupowania drogich i skomplikowanych programów komputerowych wraz z licencjami Przedsiębiorca korzystający z łącza internetowego uzyskuje możliwość stworzenia swojego indywidualnego konta, w ramach którego może wystawiać faktury, wysyłać je klientowi, księgować je, generować niezbędne deklaracje i rejestry a przede wszystkim korzystać z fachowego wsparcia wykwalifikowanych księgowych poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy.

Rejestracja na portalu Infakt.pl jest zupełnie darmowa i umożliwia zapoznanie się z programem a także przetestowanie wszystkich możliwości platformy.

Aby spróbować wystawić fakturę VAT w Infakt.pl należy dokonać darmowej rejestracji. Po zalogowaniu się do aplikacji każdy użytkownik ma możliwość zapoznania się z krótkim filmikiem instruktażowym omawiającym krok po kroku etapy i możliwości wystawiania faktury VAT.

W celu wystawienia pierwszej i kolejnej faktury VAT należy:

• kliknąć „na przycisk Nowa faktura VAT” w ten sposób otworzymy formularz.
• Dane Wystawcy zostaną automatycznie wyświetlone na podstawie danych, które podamy przy rejestracji w portalu Infakt.pl.
• Wprowadzamy dane Nabywcy, które możemy także zapisać w katalogu Nabywców co bardzo ułatwi nam pracę w przyszłości w przypadku wystawiania kolejnych faktur dla tego samego Odbiorcy.
• Program przeprowadzi nas przez kolejne informacje do wpisania jak data wystawienia, data sprzedaży oraz termin zapłaty.
• Przechodząc do wskazywania towarów lub usług powinniśmy pamiętać o możliwości wcześniejszego wprowadzenia potencjalnych nazw towarów do bazy danych co bardzo usprawni nam proces wystawiania faktury VAT.
• Pamiętajmy o wpisaniu wartości netto lub brutto i stawki VAT a program sam przeliczy pozostałe wartości. Aplikacja Infakt.pl umożliwia wystawianie faktur w walutach obcych.
• Pamiętajmy o wpisaniu numeru konta dla potrzeb płatności.
• Po wpisaniu wszystkich informacji naciskamy przycisk „zapisz” dzięki czemu uzyskamy podgląd wystawianej właśnie faktury VAT.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Tak wystawioną fakturę VAT możemy wydrukować lub wysłać maile bezpośrednio z aplikacji Infakt.pl do naszego kontrahenta.

W analogiczny sposób dzięki Infakt.pl możemy wystawić fakturę pro forma, fakturę marża, fakturę zaliczkową a także fakturę i notę korygującą.

Wszystkie wystawione w ten sposób dokumenty będą widoczne na naszym koncie w Infakt.pl w formie listy wystawianych dokumentów.

Okazuje się nagle, że proces wystawienia faktury VAT dzięki wsparciu aplikacji księgowej jest prosty i krótki i tani.

Lista Faktur w aplikacji infakt.pl

Już dzisiaj warto, zupełnie za darmo zarejestrować się w Infakt.pl aby sprawdzić szerokie możliwości tej aplikacji księgowej.

Od tej pory fakturowanie nie będzie wiązało się z koniecznością ponoszenia wysokich kosztów na kupowanie drogich i skomplikowanych programów z licencjami, nie będzie wiązało się ze żmudnym wypisywaniem druczków faktur czy tworzeniem wzorów w Excel. Przekonaj się, że faktury mogą stać się wizytówką Twojej firmy.