Podjęliśmy decyzję o prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. Przebrnęliśmy przez wszystkie formalności związane z rejestracją działalności. Nadszedł czas na zarabianie pieniędzy poprzez sprzedaż towarów lub usług i moment kiedy musimy wystawić pierwszą fakturę VAT jeśli zgłosiliśmy się w Urzędzie Skarbowym jako płatnik podatku VAT.

Możemy oczywiście od początku działalności zgłosić rejestrację sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej jednak nawet w takim przypadku musimy być przygotowani na możliwość wystawienia faktury VAT. Pamiętajmy, że nawet klienci detaliczni, prywatni mogą poprosić o wystawienie faktury VAT dokumentującej dokonaną sprzedaż.

Druk faktury VAT w formie papierowego druczku

Najprostszym krokiem w tej sytuacji jest zakupienie papierowego druku „Faktura VAT”. Druki takie dostępne są praktycznie w każdym sklepie papierniczym czy w sklepikach przy Urzędach Skarbowych a nawet w supermarketach w działach papierniczych.

Kupujący zawsze staje przed dylematem, który druk wybrać gdyż zazwyczaj jest ich kilka. Każdy dostępny na rynku druk zawiera wszystkie dane przewidziane przepisami rachunkowymi, które muszą znaleźć się na fakturze VAT.

Do koniecznych informacji, które musi zawierać każdy druk faktury VAT należą:

• Tytuł czyli nazwa FAKTURA VAT
• Numer faktury VAT,
• Miejsce wystawienia,
• Datę sprzedaży,
• Datę wystawienia
• Nazwę nabywcy wraz z adresem
• Nazwę sprzedawcy wraz z adresem
• NIP sprzedawcy czyli wystawcy faktury VAT
• NIP nabywcy – warto pamiętać, że jeśli nabywcą jest osoba prywatna to rubryki tej nie musimy wypełniać,

W dalszej części druku faktury VAT przewidziano informacje na temat opisu i wartości sprzedawanego towaru lub usługi.

Każdy dostępny druk faktury będzie zawierał rubryki, w których należy wpisać:

• Nazwa towaru lub usługi,
• Symbol jednostki miary,
• Cenę jednostkową bez podatku,
• Wartość towarów – usługi bez podatku,
• Stawka podatku VAT,
• Kwota podatku,
• Wartość towaru/ usługi wraz z podatkiem,
• Kwotę należności ogółem czyli rubryka „razem” oraz „do zapłaty” wyrażone cyfrowo i słownie Termin płatności,
• Numer konta do dokonania płatności w przypadku płatności w formie przelewu,
• Miejsce na podpisy sprzedawcy i nabywcy.

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

O czym należy pamiętać wypełniając druk faktury VAT.

Wystawiając fakturę VAT należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Oryginał otrzymuje osoba lub firma nabywająca towar lub usługę czyli Nabywca. Natomiast kopię pozastawia firma dokonująca sprzedaży czyli Sprzedawca.

Dostępne na rynku druki faktur VAT są tak skonstruowane, że każdy oryginał posiada jedną lub dwie kartki „kopie” samokopiujące.

Faktury VAT numerujemy kolejnymi numerami zgodnie z dokonanymi ustaleniami np. od 1….. narastająco do końca roku lub w każdym miesiącu rozpoczynamy nową numerację wg wzoru 1/numer miesiąca lub według innego wzoru przyjętego w danej firmie. Ważne jest jednak aby być konsekwentnym dla danych ustaleń.

Nie możemy omijać numerów czy wybierać przypadkowych numerów faktur gdyż nie pamiętamy jaki numer jest numerem kolejnym.

W przypadku przypadkowego ominięcia danego numeru należy do dokumentacji księgowej dołączyć oświadczenie o omyłkowym ominięciu danego numeru. Faktury VAT wystawiamy w sposób chronologiczny. Oznacza to, że starsze faktury mają dalsze numery. W przypadku ominięcia numeru i zauważenia tego w terminie późniejszym po wystawieniu kolejnych faktur nie możemy wrócić do numeru pominiętego i wystawić go z datą późniejszą. Faktura VAT musi być wypełniona czytelnie i starannie.

Pamiętajmy, że wystawiana faktura VAT może być elementem kontroli skarbowej po stronie Sprzedawcy lub Nabywcy dlatego musi być wypełniona poprawnie.

Wszystkie te konieczne zasady sprawiają, że wypełnianie druku faktury VAT w wersji papierowego druczku jest żmudne i skomplikowane. Poprzez częste błędy w kolejności numeracji, pomyłki matematyczne – zmuszeni będziemy do wystawiania faktur lub not korygujących.

Może warto więc tego uniknąć korzystając z możliwości wystawiania faktury VAT za pomocą programów komputerowych lub aplikacji internetowych.

Druk faktury dostępny w Internecie i w programach do fakturowania.

Omówione powyżej zasady, które należy przestrzegać wypełniając druk faktury VAT wskazują jednoznacznie, że wielkim ułatwieniem dla Wystawcy jest możliwość wystawiania faktury VAT w programie komputerowym służącym do fakturowania lub w Internecie za pomocą aplikacji księgowych.

Klient poszukujący programu do wystawiania faktur spotka się z bardzo szeroką ofertą, poczynając od darmowych programów dołączanych do gazet typu Rzeczpospolita poprzez programy z tzw. średniej półki cenowej typu Raks, R2faktury lub Subiekt a kończąc na drogich programach tworzonych dla potrzeb konkretnej firmy.

Kupując program do fakturowania musimy liczyć się z koniecznością ponoszenie mniejszych lub większych wydatków na etapie zakupu programu wraz z licencją i aktualizacji w przypadku zmiany wersji oprogramowania lub obowiązujących przepisów.

Z tego względu coraz większą popularnością cieszy się możliwość wystawiania faktur VAT za pomocą internetowych aplikacji księgowych. Przykładem takiego portalu jest inFakt.pl.

Zalety wykorzystywania druku faktury wystawiając fakturę VAT w inFakt.pl

• Mniejsze koszty w porównaniu z zakupem oprogramowania wraz z licencją,
• Oszczędność w momencie zmiany przepisów – użytkownik nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z aktualizacją aplikacji,
• Nie tracimy czasu na konfigurację i ustawienia oprogramowania. W przypadku inFakt.pl po zalogowaniu możemy od razu przystąpić do wystawiania faktury,
• Nie musimy instalować żadnego oprogramowania na swoim komputerze. Jedyną technicznym uwarunkowaniem jest połączenie z Internetem.
• Bardzo szyki proces wystawiania faktury,
• Możliwość dostosowanie wyglądu szaty graficznej,
• Fakturę możemy wystawić dosłownie wszędzie gdzie mamy połączenie z Internetem: na wakacjach, w centrum handlowym, w domu itd.. a następnie wysłać ją w wersji elektronicznej naszemu kontrahentowi,

Portal inFakt.pl daje możliwość darmowego przetestowania możliwości wystawienia faktury VAT. Wystarczy się zalogować, by sprawdzić możliwości portalu. Dla nowych użytkowników pomocne będą filmiki instruktażowe. Portal oferuje również pomoc techniczną oraz księgową. Przekonaj się, że druk faktury VAT może stać się wizytówką Twojej firmy.