Faktura proforma

Faktura pro forma nie figuruje w polskich przepisach – taki dokument nie służy ani jako potwierdzenie przychodu, ani jak dowód na poniesienie kosztu. Mimo tego zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na jego wystawienie. Kiedy tak się dzieje i czy warto to tak naprawdę robić?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym

Na próżno szukać faktury pro forma w wykazie dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub usług. Polskie przepisy nie przewidują możliwości wystawiania faktur pro forma, a jednak dokumenty takie są często spotykane. Taką fakturę można traktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

Nie ma konieczności wystawiania takich dokumentów, ale czasami jest to opłacalne, zwłaszcza, aby zachęcić potencjalnego klienta do zakupu. Faktura pro forma spełnia następujące zadania:
  • informuje nabywcę o cenie,
  • przekazuje kupującemu szczegóły usługi,
  • daje nabywcy informację o tym, jak będzie wyglądała faktura,
  • pomaga w uzyskaniu terminowej płatności,
  • jeśli zostanie podpisana przez nabywcę, można ją potraktować jak umowę.
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale jego wyborem.

Informacje zawarte na fakturze pro forma

Mimo, że nie istnieją zasady wystawiania faktur pro forma, praktyka wskazuje na to, że taki dokument wygląda analogicznie do zwykłej faktury. Wynika to głównie z tego, że w końcu ma informować o wyglądzie dokumentu, który na jej podstawie zostanie wystawiony już po przeprowadzeniu transakcji. W związku z tym, elementy składowe faktury pro forma to m.in.:
  • data wystawienia,
  • numer faktury,
  • nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • nazwa usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cena netto,
  • stawka podatku,
  • kwota podatku,
  • kwota brutto,
  • termin zapłaty należności.
Nie ma konieczności umieszczania na fakturze nazwy. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie należy do elementów koniecznych wymienianych w przepisach.

Termin wystawienia faktury pro forma

Przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury pro forma. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty, natomiast nie można go wręczyć klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury właściwej. Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. Wcześniejszy dokument pro forma ani nie zwalnia go z tego obowiązku, ani nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze.

Dopiero właściwa faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT. W sytuacji kiedy po otrzymaniu faktury pro forma kontrahent dokona płatności sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce zapłata (całości lub części należności).

Przykład faktury pro forma wygenerowanej w inFakt.pl

Jak szybko wystawić fakturę pro forma?

Fakturę pro forma najlepiej wystawić w dedykowanej aplikacji. Dzięki temu można mieć pewność, że dokument będzie czytelny i spełni swoją funkcję. inFakt.pl to program online, który z powodzeniem posłuży Ci do wystawianie pro formy. Aby tego dokonać, wykonaj następujące kroki:
  • Załóż darmowe konto w inFakt.pl lub zaloguj się.
  • W menu po prawej stronie ekranu kliknij w przycisk „Proforma”.
  • Podaj dane swojej firmy.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • Wybierz daty wystawienia, sprzedaży oraz termin zapłaty.
  • Podaj nazwę towaru/usługi, stawkę VAT i cenę (wystarczy netto lub brutto – druga kwota wyliczy się sama).
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Przejrzyj podgląd wystawionej faktury pro forma.
  • Klikając w przycisk „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.
To wszystko – pro forma gotowa. Jeśli chcesz tak wystawioną pro formę zamienić w fakturę, w inFakt.pl jest to równie proste. W tym celu wystarczy otworzyć edycję wystawionej proformy i w menu po prawej kliknąć w opcję: „Zmień na fakturę”.

Chcesz przetestować te oraz inne opcje jakie daje użytkownikowi Program do Fakturowania? Nic prostszego. Zarejestruj się w inFakcie wypełniając poniższy formularz, a do 3 faktur miesięcznie będziesz mógł wystawiać zupełnie za darmo. Sprawdź już dziś i dołącz do grona przeszło 300 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi.

Autor: Sebastian Bobrowski

Zobacz również

Faktura Proforma wzór

Chcesz aby kontrahent zapoznał się z warunkami transakcji przed dokonaniem zakupu? W tym celu powinieneś wystawić fakturę proforma

Faktura proforma druk

Faktura proforma to zwyczajowa nazwa używana przed przedsiębiorców i księgowych, jednak nie pada w przepisach podatkowych

Faktura proforma wzór excel

Faktura proforma jest dokumentem dość często spotykanym w stosunkach handlowych, niemniej jednak są firmy, które ze względu na rodzaj prowadzonej działalności czy przyjęte zwyczaje stosują go standardowo wobec każdego klienta

Faktura proforma formularz

Podmioty uczestniczące w obrocie gospodarczym coraz częściej otrzymują faktury proformy od swoich kontrahentów

pokaż więcej tematów

Jak wystawić fakturę proforma

Uczestnicy obrotu gospodarczego do celów handlowych coraz częściej wykorzystują narzędzie w postaci faktury proforma dla udokumentowania uzgodnionych warunków transakcji

Wzór faktury proforma

Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, z jakim spotyka się każdy przedsiębiorca

Druk faktury proforma

Faktura pro forma, mimo tajemniczej nazwy (pochodzącej od łacińskiego zwrotu „dla pozoru”) jest drukiem przypominającym normalną fakturę VAT

Faktura proforma doc

Niejedna osoba prowadząca działalność gospodarczą otrzymała od swoich kontrahentów faktury proforma

Faktura proforma 2011

Uczestnicy obrotu gospodarczego w celu potwierdzenia ustalonych warunków umowy handlowej wystawiają faktury proforma