Faktura proforma

Faktura pro forma nie figuruje w polskich przepisach – taki dokument nie służy ani jako potwierdzenie przychodu, ani jak dowód na poniesienie kosztu. Mimo tego zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na jego wystawienie. Kiedy tak się dzieje i czy warto to tak naprawdę robić?

FAKTURA PRO FORMA NIE JEST DOKUMENTEM KSIĘGOWYM


Na próżno szukać faktury pro forma w wykazie dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub usług. Polskie przepisy nie przewidują możliwości wystawiania faktur pro forma, a jednak dokumenty takie są często spotykane. Taką fakturę można traktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

Nie ma konieczności wystawiania takich dokumentów, ale czasami jest to opłacalne, zwłaszcza, aby zachęcić potencjalnego klienta do zakupu. Faktura pro forma spełnia następujące zadania:
  • informuje nabywcę o cenie,
  • przekazuje kupującemu szczegóły usługi,
  • daje nabywcy informację o tym, jak będzie wyglądała faktura,
  • pomaga w uzyskaniu terminowej płatności,
  • jeśli zostanie podpisana przez nabywcę, można ją potraktować jak umowę.
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale jego wyborem.

Faktura pro forma w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu. 

INFORMACJE ZAWARTE NA FAKTURZE PRO FORMA


Mimo, że nie istnieją zasady wystawiania faktur pro forma, praktyka wskazuje na to, że taki dokument wygląda analogicznie do zwykłej faktury. Wynika to głównie z tego, że w końcu ma informować o wyglądzie dokumentu, który na jej podstawie zostanie wystawiony już po przeprowadzeniu transakcji. 

W związku z tym, elementy składowe faktury pro forma to m.in.:
  • data wystawienia,
  • numer faktury,
  • nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • nazwa usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cena netto,
  • stawka podatku,
  • kwota podatku,
  • kwota brutto,
  • termin zapłaty należności.
Nie ma konieczności umieszczania na fakturze nazwy. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie należy do elementów koniecznych wymienianych w przepisach.

TERMIN WYSTAWIENIA FAKTURY PRO FORMA


Przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury pro forma. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty, natomiast nie można go wręczyć klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury właściwej. 

Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. Wcześniejszy dokument pro forma ani nie zwalnia go z tego obowiązku, ani nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze.

Dopiero właściwa faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT. W sytuacji kiedy po otrzymaniu faktury pro forma kontrahent dokona płatności sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce zapłata (całości lub części należności).

Przykład faktury pro forma wygenerowanej w inFakt.pl

JAK SZYBKO WYSTAWIĆ FAKTURĘ PRO FORMA?


Fakturę pro forma najlepiej wystawić w dedykowanej aplikacji. Dzięki temu można mieć pewność, że dokument będzie czytelny i spełni swoją funkcję. inFakt.pl to program online, który z powodzeniem posłuży Ci do wystawianie pro formy. Aby tego dokonać, wykonaj następujące kroki:
  • Załóż darmowe konto w inFakt.pl lub zaloguj się.
  • W menu po prawej stronie ekranu kliknij w przycisk „Proforma”.
  • Podaj dane swojej firmy.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • Wybierz daty wystawienia, sprzedaży oraz termin zapłaty.
  • Podaj nazwę towaru/usługi, stawkę VAT i cenę (wystarczy netto lub brutto – druga kwota wyliczy się sama).
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Przejrzyj podgląd wystawionej faktury pro forma.
  • Klikając w przycisk „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.
To wszystko – pro forma gotowa. Jeśli chcesz tak wystawioną pro formę zamienić w fakturę, w inFakt.pl jest to równie proste. W tym celu wystarczy otworzyć edycję wystawionej proformy i w menu po prawej kliknąć w opcję: „Zmień na fakturę”.

Chcesz przetestować te oraz inne opcje jakie daje użytkownikowi Program do Fakturowania? Nic prostszego. Zarejestruj się w inFakcie wypełniając poniższy formularz, a do 3 faktur miesięcznie będziesz mógł wystawiać zupełnie za darmo. Sprawdź już dziś i dołącz do grona przeszło 300 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi. 

Faktura pro forma wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Sprawdź już dziś!


Data modyfikacji:2014-10-01

Współzałożyciel i dyrektor finansowy inFaktu, który wspólnie z Wiktorem Sarotą i zespołem zmienia rynek usług księgowych od 2008 roku. Ekspert w sprawach księgowych i podatkowych.


Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: